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学校综合办公室信息保管办法
一、总则
为规范学校综合办公室信息保管工作，确保信息安全、完整、可追溯，特制定本办法。本办法适用于综合办公室所有文件、数据、记录及其他形式信息的创建、收集、存储、使用、传输和销毁等全生命周期管理。
二、信息分类与保管要求
综合办公室信息按重要程度和保管期限分为以下三类，并执行相应的保管措施：
（一）重要信息
1.学校年度工作报告、财务报表、重大活动方案等
(1)存储方式：电子版与纸质版双重备份，存储于加密服务器或保险柜
(2)保管期限：永久保存，纸质文件由专人负责保管，电子版定期备份
(3)访问权限：仅限部门负责人及指定人员查阅
2.员工档案、职称评定材料等
(1)存储方式：电子版加密存储，纸质版存放于带锁档案柜
(2)保管期限：员工在职期间持续保存，离职后按档案管理规定处理
(3)访问权限：人力资源专员及合规审批人员
（二）一般信息
1.日常办公文件、会议记录、通知公告等
(1)存储方式：电子版集中存储于共享服务器，纸质版定期归档至文件柜
(2)保管期限：自生成之日起保存3年，纸质版到期后按规定销毁
(3)访问权限：部门内部人员
2.供应商合同、采购记录等
(1)存储方式：电子版与纸质版并存，电子版标注密级为“内部”
(2)保管期限：合同履行期+1年，纸质版归档至财务档案室
(3)访问权限：综合办公室及财务部门
（三）临时信息
1.草稿文件、临时通知、往来函件等
(1)存储方式：电子版标注“临时”标签，纸质版按需存放
(2)保管期限：30天内自动清除，纸质版阅后即焚或定期清理
(3)访问权限：创建人及授权人员
三、操作流程
信息保管需遵循以下标准化流程：
（一）信息创建与收集
1.电子文件：统一使用学校指定办公系统创建，文件名格式为“部门-日期-事由”
(1)示例：综合办-2023-10-26-预算草案.docx
2.纸质文件：按部门分类编号，建立《文件收发登记簿》
（二）信息存储与备份
1.电子版存储：
(1)分级存储：重要信息加密（如AES-256），一般信息普通加密
(2)定期备份：每日增量备份，每周全量备份至异地服务器
2.纸质版存储：
(1)设置“红头文件柜”“普通文件柜”等分区
(2)重要文件存放于带环境监控（温湿度）的保险柜
（三）信息使用与传输
1.使用规范：
(1)内部流转需填写《文件借阅单》，外部传输需通过加密邮件或专用通道
(2)电子文件传输需验证接收方身份
2.访问控制：
(1)每季度审核一次用户权限，离职人员立即撤销访问权限
(2)重要文件操作需记录IP地址及操作人
（四）信息销毁管理
1.电子版销毁：
(1)使用专业软件（如shreddedrive）物理销毁数据，或通过符合ISO27040标准的云服务商处理
2.纸质版销毁：
(1)重要文件采用碎纸机粉碎，普通文件按批次归档至垃圾处理公司（需签订必威体育官网网址协议）
(2)销毁过程需两名监督人签字确认
四、监督与责任
1.综合办公室指定专人（如文档管理员）负责日常检查，每月出具《保管情况报告》
2.出现信息泄露时，启动《信息安全应急预案》，责任追究需依据《员工手册》第X章
3.每年开展两次全员培训，内容包括：
(1)数据分类标准
(2)密码设置要求（如“12位以上字母数字组合”）
(3)销毁流程实操演练
五、附则
本办法自发布之日起实施，由综合办公室负责解释。每年根据信息安全评估结果修订一次。
一、总则
为规范学校综合办公室信息保管工作，确保信息安全、完整、可追溯，特制定本办法。本办法适用于综合办公室所有文件、数据、记录及其他形式信息的创建、收集、存储、使用、传输和销毁等全生命周期管理。
二、信息分类与保管要求
综合办公室信息按重要程度和保管期限分为以下三类，并执行相应的保管措施：
（一）重要信息
1.学校年度工作报告、财务报表、重大活动方案等
(1)存储方式：
-电子版：存储于具备双重认证（MFA）的加密服务器，文件采用AES-256位加密，访问需通过VPN或专用网络通道
-纸质版：存放于带环境监控（温湿度、湿度）的防火防潮保险柜，保险柜密码需定期更换（如每季度一次）
(2)保管期限：
-永久保存：学校章程、办学许可证、重大历史档案等
-特定年限：财务报表（永久-10年）、基建项目资料（永久-30年）
(3)访问权限：
-设定“三级审批”机制：部门负责人初审→分管校领导复审→校长终审
-访问日志记录：包括时间、IP地址、操作内容，保存期限为信息保管期+2年
2.员工档案、职称评定材料等
(1)存储方式：
-电子版：采用去标识化处理（脱敏），如隐藏身份证后四位，存储于部门内网服务器，访问需绑定人脸识别
-纸质
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