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档案管理制度

一、总则

为规范本单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，充分发挥档案在单位各项工作中的凭证、参考和历史查考作用，依据国家有关档案法律法规及相关行业标准，结合本单位实际情况，特制定本制度。

本制度所称档案，是指本单位在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

本制度适用于本单位各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。

档案工作是单位重要的基础性工作，全体员工均有保护档案的义务和责任。各部门应高度重视档案管理，将其纳入日常工作流程，确保档案工作的顺利开展。

二、管理机构与职责

本单位档案工作实行统一领导、分级管理的原则。

单位指定专人（或设立专门部门）负责统筹、协调和指导全单位的档案管理工作，其主要职责包括：

1.贯彻执行国家及上级部门有关档案工作的法律法规和方针政策；

2.制定和完善本单位档案管理规章制度，并监督执行；

3.组织、指导和督促各部门做好档案的收集、整理、归档、保管和利用工作；

4.负责对单位重要档案、永久和长期保管档案的接收、整理、鉴定、保管和提供利用；

5.组织档案管理人员的业务培训和学习交流，提高档案管理队伍素质；

6.负责对已超过保管期限档案的鉴定与销毁工作的组织与监督。

各部门应指定专人（兼职或专职）负责本部门日常工作中形成的档案材料的收集、初步整理和定期向档案管理部门移交。部门档案员的主要职责包括：

1.熟悉本部门业务，及时收集、积累工作中形成的各类有保存价值的文件材料；

2.按照档案管理要求，对本部门形成的文件材料进行初步分类、排序和装订；

3.在规定时间内，将整理好的档案材料向单位档案管理部门移交，并办理交接手续；

4.协助档案管理部门做好本部门档案的利用和编研工作。

三、档案的收集与归档

档案的收集与归档是档案管理的基础环节，各部门及员工应积极配合，确保应归档的文件材料齐全、完整、及时。

归档范围包括但不限于：

1.单位在各项管理工作中形成的决议、决定、命令、指示、通知、报告、请示、批复、会议纪要等；

2.单位对外交往中形成的合同、协议、信函、传真等；

3.反映单位基本历史面貌、机构设置、人员编制、干部任免、奖惩、薪酬、财务、审计、基建、设备、科研、生产、经营等方面的文件材料；

4.具有凭证、查考价值的声像资料、电子文件、实物等；

5.其他按照规定应当归档的文件材料。

归档时间：

1.日常工作中形成的文件材料，一般应在办理完毕后的一定期限内整理归档；

2.专项工作、重大活动或工程项目形成的文件材料，应在工作结束或项目完成后及时整理归档；

3.电子文件应随纸质文件一并或按规定期限单独归档。

归档要求：

1.归档的文件材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实准确；

2.文件材料应字迹清楚、图样清晰、装订整齐，符合长期保存的要求；

3.复印件作为归档材料时，应注明原件保管处及复印日期，并由相关责任人签字确认；

4.电子文件归档应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并符合国家关于电子文件归档的相关标准。

四、档案的整理与编目

档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

整理原则：

1.遵循文件材料的自然形成规律，保持其内在联系；

2.分类科学，组卷合理，排列有序；

3.检索工具完善，便于快速查找。

整理方法：

1.对接收的档案材料，按照其内容、形式、形成时间或业务性质进行分类；

2.同类文件材料按一定顺序排列，主要文件在前，次要文件在后；正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；

3.组成案卷（或件），填写卷内文件目录（或件内文件清单），编写页号；

4.填写案卷封面（或件的封面），注明案卷标题、起止日期、保管期限、卷号（件号）等信息；

5.不同保管期限的档案应分别整理、存放。

档案编目是建立档案检索体系的关键。应根据档案整理结果，编制档案总目录、分类目录、专题目录等检索工具，并逐步推进档案管理的数字化，建立电子检索系统，提高检索效率。

五、档案的鉴定与保管期限

档案鉴定工作是确定档案价值、划定保管期限、剔除无保存价值档案的重要环节。

档案保管期限一般分为永久、长期和短期三种。

1.永久保管：凡是反映单位主要历史面貌、具有长远查考利用价值的档案，列为永久保管；

2.长期保管：凡是反映单位一般工作活动、在较长时间内具有查考利用价值的档案，列为长期保管；

3.短期保管：凡是在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为短期保管。

档案鉴定工作应由单位档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组，按