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2026年文件管理及归档合同

甲方：__________________

乙方：__________________

在自愿平等的基础上，根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，就乙方向甲方提供文件管理及归档服务事宜协商一致，订立合同如下：

一、服务内容

乙方向甲方提供专业的文件管理及归档服务，包括但不限于文件收集、分类、整理、扫描、数字化处理、存储、检索、保管及销毁等全过程服务。乙方应严格按照甲方提供的文件管理规范及行业标准执行服务，确保文件处理的准确性、安全性与完整性。服务范围具体包括：

1、文件收集与接收：乙方根据甲方要求，及时收集各部门产生的文件资料，并按照约定的流程进行接收登记。

2、文件分类与整理：乙方按照甲方制定的分类标准，对文件进行系统性整理，确保文件分类清晰、编号规范。

3、文件扫描与数字化：乙方对纸质文件进行高清扫描，并转化为电子格式，建立电子档案库，便于甲方随时检索。

4、文件存储与管理：乙方提供安全的物理存储空间及电子存储系统，确保文件在存储期间不受损坏、丢失或泄露。

5、文件检索与调阅：乙方建立高效的检索系统，甲方可根据需求快速调阅相关文件，并提供必要的纸质或电子文件副本。

6、文件保管与必威体育官网网址：乙方对甲方文件承担必威体育官网网址责任，未经甲方授权不得向任何第三方泄露文件内容。

7、文件销毁服务：根据甲方要求，乙方定期对过期或无保存价值的文件进行合规销毁，并出具销毁证明。

二、服务方式

1、服务地点：甲方办公场所及指定的文件存储区域。

2、服务时间：乙方提供每周7天，每天8小时的服务，如有加班需求，双方另行协商。

3、服务人员：乙方指派至少2名具备专业资格的文件管理专员负责本合同项下的服务，并确保人员稳定。

4、服务标准：乙方服务需符合《中华人民共和国档案法》及相关行业标准，并接受甲方的定期检查与监督。

5、合同期限：自____年____月____日起至____年____月____日止，期满前30日如需续约，双方另行协商。

三、双方权利义务

（一）甲方的权利和义务

1、甲方应向乙方提供必要的文件管理规范及操作指南，并确保文件资料的完整性。

2、甲方应指定专人负责与乙方对接，协调文件交接事宜，并配合乙方完成文件收集与整理工作。

3、甲方有权对乙方的服务过程及结果进行监督，如发现不符合合同约定，有权要求乙方限期整改。

4、甲方应对文件内容承担最终责任，并确保文件资料的合法性。

5、甲方应按时支付服务费用，如有特殊需求导致服务成本增加，双方应另行协商费用调整。

（二）乙方的权利和义务

1、乙方应具备《档案服务资格证书》等相关资质，并确保服务人员经过专业培训。

2、乙方应建立完善的文件管理制度，并采用符合行业标准的安全措施，防止文件丢失、损毁或泄露。

3、乙方应定期对电子档案进行备份，并确保存储系统的稳定性与安全性。

4、乙方应遵守甲方的必威体育官网网址要求，对接触到的商业秘密及敏感信息承担必威体育官网网址责任，必威体育官网网址期限为本合同履行完毕后3年。

5、乙方应提供文件检索培训，确保甲方相关人员能够熟练使用电子档案系统。

6、乙方应配合甲方完成文件销毁工作，并承担销毁过程中的全部责任。

四、服务费用及支付方式

1、服务费用：本合同项下的文件管理及归档服务费总额为_______元（大写：人民币_______元整），按月支付。

2、支付方式：甲方每月____日前向乙方支付当月服务费，乙方需提供正规发票。

3、费用调整：如因文件数量大幅增加或服务范围扩展导致成本变动，双方应提前30日协商调整费用。

五、违约责任

1、若甲方未按时支付服务费，每逾期一日，应按逾期金额的千分之一向乙方支付违约金；逾期超过30日，乙方有权暂停服务或解除合同。

2、若乙方因过失导致文件丢失、损毁或泄露，应承担全部赔偿责任，并支付相当于服务费2倍的违约金。

3、任何一方无故单方解除合同，应向对方支付相当于3个月服务费的经济补偿。

六、其他事项

1、本合同履行过程中如发生争议，双方应首先友好协商解决；协商不成的，提交甲方所在地人民法院诉讼解决。

2、本合同未尽事宜，双方可另行签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。

3、本合同一式肆份，甲方执贰份，乙方执贰份，自双方签字盖章之日起生效。

甲方：乙方：

甲方代表：乙方代表：

地址：地址：

联系方式：联系方式：

签订日期：签订日期：