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供应商信息收集与评价管理模板

一、适用范围与应用场景

新供应商准入：首次合作前对供应商资质、能力、信誉的全面评估；

现有供应商年度复评：定期对合作中的供应商表现进行考核，保证持续满足合作要求；

专项合作评估：针对特定项目、订单或临时需求，对供应商的专项服务能力进行针对性评价；

供应商分级管理：根据评价结果对供应商进行分级（如战略级、优先级、合格级、观察级），优化资源配置与合作策略。

二、详细操作流程与步骤

第一步：明确需求与前期准备

确定评价目标与范围：根据合作需求（如采购品类、服务类型、项目规模），明确本次供应商信息收集的核心维度（如资质、产能、质量、价格、交付等）及评价标准。

组建评价小组：由采购、质量、技术、财务、法务等部门人员组成评价小组，明确组长（如*经理）及成员职责，保证评价客观全面。

准备工具与模板：提前准备本模板中的表格（供应商基本信息登记表、资质文件清单、评价指标表等），并制定《供应商评价作业指导书》（含评分细则、考察流程等）。

第二步：供应商信息收集

信息提交要求：向潜在或现有供应商发送《供应商信息收集函》，明确需提交的材料清单（见“核心模板表格设计”部分），要求供应商在规定时限内（如5个工作日）提交完整资料，并对信息的真实性、准确性负责。

多渠道信息补充：

公开信息查询：通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等官方渠道，核查供应商的工商注册信息、经营异常、行政处罚等记录；

行业信息调研：通过行业协会、第三方征信机构或同行企业，知晓供应商的行业口碑、市场占有率、历史合作表现等；

过往合作方访谈：对与供应商有合作记录的企业进行电话或实地访谈，获取其合作体验、履约能力等反馈。

第三步：信息初步审核与筛选

资料完整性核查：评价小组对照《供应商资质文件清单》，检查供应商提交资料是否齐全（如营业执照、行业许可证、体系认证等），对缺失项要求供应商在2个工作日内补充。

资质有效性校验：重点核查资质文件是否在有效期内（如ISO9001质量管理体系认证证书），发证机关是否合法（如行业主管部门认可的第三方机构），避免使用过期或伪造资质。

排除性筛选：对存在以下情况的供应商直接判定为“不合格”，终止后续流程：

提供虚假信息或资料造假；

被列入经营异常名录、严重违法失信企业名单；

近3年内有重大质量、法律纠纷或商业贿赂记录。

第四步：深入考察与信息核实（针对重点供应商）

对通过初步筛选的供应商（尤其是战略级合作或高风险品类供应商），需开展实地考察或深度核实：

实地考察内容：

生产/服务能力：考察厂房设备、生产线规模、技术团队配置、仓储物流条件等是否满足需求；

质量控制体系：查看质检流程、检测设备、不合格品处理机制等，确认质量管控能力；

财务状况：核查财务报表（资产负债表、利润表），评估其偿债能力、盈利能力及现金流稳定性（必要时可要求提供银行资信证明）；

社会责任：知晓其环保合规情况（如排污许可）、员工权益保障（如劳动合同缴纳）等。

访谈验证：与供应商负责人（如*总）、技术负责人、质量负责人等进行沟通，核实其合作意愿、服务承诺及应对突发问题的能力。

第五步：综合评价与打分

确定评价指标与权重：根据合作需求，在《供应商评价指标表》中设定一级指标（如企业资质、服务能力、合作经验等）及对应的权重（如企业资质占20%、服务能力占30%等），并明确二级指标及评分标准（如“产能匹配度”分为“完全满足（5分）、基本满足（3分）、无法满足（1分）”）。

小组独立打分：评价小组各成员根据收集的信息和考察结果，独立填写《供应商评价指标表》，避免相互干扰。

加权计算得分：汇总各成员打分，计算加权平均分（示例：若3名成员打分分别为85分、90分、88分，权重均为1，则最终得分为（85+90+88）/3=87.7分）。

第六步：评价结果应用与反馈

结果分级：根据综合得分将供应商分为不同等级（示例：90分以上为“战略级”，80-89分为“优先级”，70-79分为“合格级”，70分以下为“观察级”）。

结果应用：

战略级/优先级：纳入《合格供应商名录》，优先分配订单，开展长期合作；

合格级：有条件合作，针对薄弱环节（如交付及时率）制定改进计划，3个月后复评；

观察级：暂停新订单合作，要求限期整改，整改后复评仍不达标则淘汰；

不合格级：从《合格供应商名录》中移除，2年内不得重新申请。

反馈与存档：向供应商反馈评价结果（含得分、优势、改进建议），并整理所有资料（信息收集表、考察记录、评价报告等）归档保存，保存期限不少于合作结束后3年。

三、核心模板表格设计

表1：供应商基本信息登记表

基本信息

填写内容

备注（示例）

公司名称

统一社会信用代码

成立日期

注册资本

（万元）

法定代表人

联系人

（姓名：*女士，职务：销售经理）

联系方式

（仅用于工作沟通，非公