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集团公司合同管理流程

流程概述

流程目的

规范XX集团合同管理，避免经济纠纷，减少法律风险，以法律手段保护公司合法权益，使合同的订立、履行、保管有章可依。

适用范围

适用于XX集团对外的各类合同。

术语与定义

合同交底：合同发起部门完成合同签订工作后，将合同中重要条款等内容对合同相关部门进行交底。

合同发起部门：指具体执行合同部门。

综合部门：集团综合管理部或区域综合部。

财务部门：集团财务管理部或区域财务部。

风控部门：集团风险控制部。

部门职责

合同发起部门

确定合作方后，根据公司标准合同文件组织风控部门和其他相关部门共同起草正式合同。

按授权流程审批后签订合同并执行，对相关部门进行合同交底。

对后续的合同履约情况进行监督，若涉及合同变更，索赔，解除等情况，按流程审批后执行。

风控部门

牵头组织相关部门进行公司标准合同的编制，修订。

发布公司标准合同并执行。

协助合同发起部门进行正式合同的起草，并视情况参与合同交底。

监督合同履约情况，对涉及变更、解除、索赔的合同进行审核。

收集整理各部门合同原件并备案，将汇总的合同信息目录提交给集团综合部门编制《合同台账》。

管理层

对制定的或修订的标准合同文件进行审核审批。

根据授权手册对起草的正式合同进行审核审批。

对合同的变更、索赔、解除进行审核审批。

其他相关部门

参与公司标准合同的编制、修订和执行。

负责本部门内正式合同的起草，修订，签订、管理、执行和监督。

视情况参与公司正式合同的起草，合同交底和执行。

视情况参与公司合同履约情况的监督。

工作程序

标准化合同的编制与修订

对于没有标准化文本的合同，风控部门牵头标准化合同制定工作，划定标准化合同制定范围，相关部门参与。

各部门在编制技术条款部分时应确保不与行业现行标准法规等相冲突，编写完成提交风控部门。

标准化合同草拟完成后，由风控部门按集团权责手册报批，管理层审批确定后由风控部门发布，其他各部门存档。

风控部门应根据合同履行情况、政府法规政策调整、案例分析等结论，组织相关部门对标准合同文本进行持续改进，并按授权手册对修订的标准合同文本报管理层审批后发布。

标准化合同文本编制完成后，应成为各部门在进行合同签订时的模板。

正式合同的草拟与签订

合同发起部门在确定合作单位后负责草拟合同，已制订并实施标准合同文本的，原则上应采用标准文本且一般不得随意更改条款内容。若无标准合同或需要对现有标准合同文本进行变动的，按照授权手册对合同的制定和修改进行上报审批后组织签订合同。

政府有关部门有强制性规定的，可采用所要求的合同文本；公司尚未制定或不宜采用标准合同文本的业务，应参照以往的合同或最相类似的标准合同文本或合同示范文本另行拟定合同。

合同发起部门视具体情况对合同涉及的相关部门进行合同交底。

综合部门对合同及相关资料信息建立《合同台账》。

合同的执行与监督

合同发起部门对合同履行情况进行监督管理，风控部门和其他相关部门参与合同履约情况的监督。

合同执行过程中，合同内容约定不明或双方理解有分歧时，合同发起部门负责与对方进行洽谈：若需要签订补充协议或发生合同变更时，由合同发起部门主导按照合同审批程序报批后执行；若涉及合同赔款和解约等纠纷时，首先由合同发起部门与合同对方协商解决，风控部门和其他相关部门予以配合、协助；如若合同纠纷不能协商解决，公司决定通过诉讼或仲裁解决的，由风控部门负责处理，合同发起部门和其他相关部门予以协助。

表单与模板

《合同台账》

合同台账

文件编号：ZHJT-HT-ZD-01-F01

版本/修订：A/0

日期：2015年8月1日

部门：制表人：第页，共页记录编号：

序号

合同编号

合同名称

签约单位

合同价款

生效日期

付款情况

付款方式

责任人

备注