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企业人力资源档案管理细则

在现代企业管理体系中，人力资源档案作为记录员工全生命周期信息的核心载体，其规范化管理对于企业识人用人、风险防控、战略决策乃至合规运营都具有不可替代的基础性作用。为进一步提升公司人力资源档案管理的科学化、制度化和精细化水平，确保档案材料的真实、完整、安全与有效利用，特制定本细则。

一、总则

1.1目的与依据

本细则旨在规范公司人力资源档案（以下简称“人事档案”）的建立、收集、整理、保管、利用、流转、必威体育官网网址和销毁等环节的管理行为，保障员工合法权益，为公司人力资源规划、招聘配置、培训开发、绩效管理、薪酬福利、员工关系等各项工作提供准确依据。本细则制定依据国家相关法律法规及公司战略发展需要，并结合公司实际情况。

1.2档案定义与管理范围

本细则所称人事档案，是指公司在招聘录用、员工管理、职务变动、薪酬调整、绩效考核、培训发展、离职等各项人力资源管理活动中形成的，以文字、图像、电子数据等不同形式记录员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、职业发展、奖惩情况及其他有关情况的，具有查考利用价值的历史记录。

管理范围涵盖公司所有在职员工、离职员工、退休员工以及公司按规定应当管理的其他人员的档案材料。

1.3基本原则

人事档案管理遵循以下原则：

*真实准确原则：档案材料必须真实反映员工实际情况，严禁虚假信息。

*完整规范原则：档案材料收集齐全，整理有序，符合归档标准。

*安全必威体育官网网址原则：严格执行必威体育官网网址制度，确保档案内容不泄露，档案实体与信息安全。

*动态管理原则：及时更新档案信息，确保档案内容与员工实际状况保持一致。

*依法合规原则：档案管理活动遵守国家及地方相关法律法规规定。

*便捷利用原则：在符合规定的前提下，保障档案信息的合理、高效利用。

二、管理职责

2.1人力资源部

人力资源部是公司人事档案管理的归口管理部门，主要职责包括：

*统筹规划与制度建设：制定和完善公司人事档案管理相关制度、流程和标准。

*档案的具体操作与维护：负责员工档案的建立、材料收集与审核、整理归档、日常保管、信息更新、查阅借阅审批、异动流转、必威体育官网网址管理及到期档案的鉴定与销毁等工作。

*档案管理人员的培训与指导：组织档案管理人员进行专业知识和技能培训，指导各部门配合做好档案材料的收集与提交工作。

*档案信息化建设与维护：推动和管理人事档案信息化系统的建设、应用与安全维护。

*监督与检查：定期对档案管理工作进行自查和监督，确保制度得到有效执行。

2.2各业务部门

各业务部门应积极配合人力资源部做好人事档案管理相关工作，主要职责包括：

*材料收集与提交：及时收集本部门员工在工作中产生的、需归档的各类考核、奖惩、培训、重要业绩等材料，并在规定时限内提交给人力资源部。

*信息核实：对本部门员工提交的个人信息材料的真实性予以初步核实。

*遵守必威体育官网网址规定：严格遵守公司档案必威体育官网网址制度，不得擅自查阅、复制、传播员工档案信息。

2.3员工个人

员工应配合公司做好档案材料的提供与更新工作，确保所提供材料的真实性、完整性，并对个人信息的变更及时向人力资源部报告。

三、档案的建立与接收

3.1档案建立

*新员工入职后，人力资源部应在规定时间内为其建立人事档案。

*档案材料主要包括但不限于：员工履历表、入职登记表、身份证明复印件、学历学位证书复印件及验证证明、职业资格证书复印件、与原单位解除或终止劳动合同的证明、体检合格证明、劳动合同文本、必威体育官网网址协议、竞业限制协议（如适用）等。

*对于特殊岗位员工，还需收集相关背景调查材料、无犯罪记录证明等。

3.2材料接收与审核

*人力资源部档案管理人员对接收的各类材料要认真核对，确保材料的真实性、完整性和规范性。

*对不符合要求的材料，应及时通知相关人员或部门补充、更正或退回。

*所有接收的材料均需注明接收日期，并由接收人签字确认。

四、档案材料的收集与归档

4.1收集范围

档案材料的收集范围应全面覆盖员工在公司工作期间的重要经历和表现，主要包括：

*身份与背景类：如身份证、户口本、学历学位、专业技术职务、职业资格、奖惩等材料的原件或经核实的复印件。

*劳动关系类：劳动合同、岗位协议、必威体育官网网址协议、竞业限制协议、解除/终止劳动合同证明、离职申请、离职交接清单等。

*任职与变动类：员工简历、入职登记表、岗位变动审批表、晋升/降职/调薪记录、任免通知等。

*考核与奖惩类：各类绩效考核结果、奖惩决定书、表彰文件、违纪处理记录等。

*培训与发展类：培训记录、培训结业/合格证书复印件、职业发展规划、参加外部培训的相关材料等。

*薪酬福利类：薪酬调整审批表、薪资确认单、社会保险及公积金缴