机关单位档案管理规范执行细则.docxVIP

机关单位档案管理规范执行细则

一、总则

（一）目的与依据

为进一步规范本机关单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及其实施条例、国家有关档案工作的方针政策以及上级主管部门相关规定，结合本单位实际，制定本细则。

（二）适用范围

本细则适用于本机关及所属单位（以下统称“各部门”）各类档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁、移交等管理工作。电子档案管理除遵守本细则外，还应符合国家及行业关于电子文件管理的特殊规定。

（三）基本原则

档案管理工作遵循统一领导、分级负责的原则；遵循维护档案的真实性、完整性、安全性和可利用性的原则；遵循集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主的原则。各部门应将档案管理工作纳入日常管理范畴和相关人员的岗位职责。

二、文件材料的形成与收集

（一）文件材料的形成

各部门在公务活动中形成的各类文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像材料、实物等，均应符合国家及本单位关于公文处理和档案管理的要求。文件材料的形成应做到格式规范、内容真实、字迹清晰、手续完备。

（二）文件材料的收集

1.收集范围：凡是反映本部门主要职能活动和基本历史面貌，对本单位工作、国家建设和历史研究具有查考利用价值的文件材料，均属收集范围。具体包括：本部门制发的各类正式文件、会议材料、工作计划、总结、报告、统计报表、合同协议、调研材料、考察报告、重要会议记录、声像制品、电子数据等。

2.收集要求：各部门应指定专人负责本部门文件材料的日常收集工作。文件材料形成后，承办人应及时将其整理齐全，交本部门档案员（或指定人员）统一管理。年度终了或专项工作结束后，应进行全面清理、收集，确保无遗漏。电子文件应与纸质文件同步收集，并确保其真实性、完整性和有效性。

3.收集时限：日常工作中形成的文件材料，应在办理完毕后一个月内收集；年度性文件材料，应在次年第一季度内收集完毕；专项工作、重大活动形成的文件材料，应在工作结束或活动完毕后三个月内收集完毕。

三、档案的整理与归档

（一）整理原则

档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理过程应做到分类科学、组卷合理、排列有序、目录清晰。

（二）分类与编号

1.分类方法：根据本单位实际情况，可采用年度、组织机构、问题等复合分类法。分类体系应保持相对稳定。

2.编号规则：归档文件应按照分类方案和排列顺序进行编号，编号应具有唯一性和可识别性。纸质档案和电子档案的编号规则应保持一致。

（三）组卷与排列

1.组卷：将具有共同特征或联系密切的文件材料组合成案卷（或件）。组卷应厚薄适度，装订整齐。

2.排列：案卷（或件）内文件材料应按照其形成的时间顺序或逻辑关系进行排列。

（四）编目与装订

1.编目：为每卷（或件）档案编制卷内目录（或件内目录），包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等要素。同时，应编制案卷目录或归档文件目录。

2.装订：纸质档案应采用符合档案保护要求的装订材料和方法进行装订，做到牢固、整齐、美观，便于翻阅。

（五）归档要求

1.归档时间：各部门应在每年上半年完成上一年度应归档文件材料的整理和归档工作。专项工作、重大活动档案应在工作结束或活动完毕后及时整理归档。

2.归档手续：档案移交归档时，移交部门与档案管理部门（或综合档案室）应办理交接手续，填写《档案交接文据》，双方签字盖章，各执一份。

3.质量要求：归档的文件材料应齐全完整、字迹清楚、符合归档规格。破损文件应修复，字迹模糊或易褪变的文件应复制。

四、档案的保管与保护

（一）库房管理

1.档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。

2.库房内严禁存放易燃易爆物品和其他杂物。保持库房整洁、通风。

3.建立库房管理制度，严格控制非档案管理人员进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。

（二）档案装具

档案应使用符合国家标准的档案盒、档案柜（架）等装具。不同载体的档案应使用相应的专用装具。

（三）日常保管

1.档案应按照分类编号顺序排列存放，做到定位管理。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。

2.严格执行档案库房温湿度控制标准（温度一般控制在14℃-24℃，相对湿度一般控制在45%-60%），并做好记录。

3.积极采用先进的档案保护技术和设备，对重要档案进行数字化备份或复制，提高档案的安全保障水平。

（四）必威体育官网网址管理

档案管理必须严格遵守国家必威体育官网网址法律法规，建立健全档案必威体育官网网址制度。涉密档案应单独存放，严格按照必威体育官网网址规定进行管理，严防失泄密事件发生。

五、档案的利用与开