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展会活动执行操作手册

前言

本手册旨在为展会活动的策划与执行团队提供一套系统、专业且实用的操作指引。展会活动的成功举办，离不开周密的策划、精细的筹备、高效的现场执行以及完善的后续跟进。本手册将围绕这一核心流程，详细阐述各阶段的关键节点、操作规范及注意事项，以期帮助团队成员明确职责、协同工作，确保每一场展会活动都能达到预期目标，为参与者留下专业、高效、难忘的体验。

一、筹备阶段：运筹帷幄，决胜千里

展会的成功，始于充分的筹备。这一阶段是整个活动的基石，任何细节的疏漏都可能在后续环节引发连锁反应。

1.1目标与策略制定

在启动任何筹备工作前，首要任务是明确展会的核心目标。是提升品牌知名度、拓展市场渠道、促进产品销售，还是发布新品、加强行业交流？目标不同，后续的策略、资源配置与执行重点也会相应调整。基于目标，制定清晰的展会策略，包括主题定位、目标受众画像、核心传递信息等，确保团队成员对展会的方向有统一认知。

1.2预算规划与成本控制

根据展会目标与规模，编制详尽的预算方案。预算应覆盖场地租赁、搭建制作、物料采购、宣传推广、嘉宾邀请、人员费用、交通食宿、应急预备金等所有可能产生支出的项目。在执行过程中，需建立严格的成本控制机制，定期核对各项支出，确保不超预算。对于大额支出，建议进行多方比价和议价。

1.3团队搭建与职责分工

组建一支结构合理、经验丰富的项目执行团队是关键。根据展会规模和复杂程度，设立不同职能小组，如策划组、招商组、宣传组、设计组、场务组、接待组、后勤组等。明确各小组及成员的具体职责与工作边界，确保事事有人管，人人有专责。建立清晰的汇报与沟通机制，确保信息畅通。

1.4时间规划与节点管理

制定详尽的工作倒计时表，将筹备工作分解为若干关键阶段和具体任务，明确每项任务的起止时间、负责人及交付成果。定期召开项目例会，追踪进度，及时发现并解决问题。对于重要节点（如场地确认、设计定稿、物料到位、嘉宾确认等），需重点关注并确保按时完成。

1.5场地选择与确认

根据展会性质、规模、目标受众及预算，综合考虑交通便利性、场地面积与格局、设施设备条件、周边配套、租赁成本等因素，筛选并确定合适的展会场地。与场地提供方签订正式合同，明确双方权利义务、租赁期限、费用明细、设施使用要求及违约责任等。

1.6供应商筛选与管理

展会筹备通常需要与多种供应商合作，如搭建商、搭建商、设备租赁商、礼品定制商、餐饮服务商、演艺团队等。对供应商进行严格筛选，考察其资质、经验、报价、服务质量及口碑。选择合适的供应商并签订合同，明确服务内容、标准、价格、交付时间及验收方式。建立供应商沟通群，保持密切联系，确保服务符合预期。

1.7嘉宾与观众邀请

根据展会目标，拟定嘉宾邀请名单，包括政府领导、行业专家、知名企业家、媒体记者等。制定个性化的邀请函，明确展会信息、邀请人身份及期望。通过邮件、电话、面谈等多种方式进行邀请，并持续跟进确认。同时，制定观众组织方案，通过线上线下多种渠道进行宣传推广，吸引目标观众报名参会。

1.8宣传推广方案执行

依据既定的宣传推广策略，执行各项推广活动。包括但不限于官方网站及社交媒体平台信息发布、新闻稿撰写与发布、广告投放、合作机构推广、定向邀请等。设计并制作展会宣传物料，如海报、折页、宣传片、礼品等，确保物料质量与品牌形象一致。

1.9物料设计、制作与采购

根据展会整体视觉形象（VI）系统，进行各类物料的设计，如展位设计图、背景板、指示牌、胸卡、邀请函、宣传册、礼品等。设计方案需经过内部审核确认后，交由专业制作商制作。对于采购的物料，需明确规格、数量、质量标准及交货时间，确保按时足量到位。

二、现场执行阶段：精细管理，掌控全局

现场执行是展会活动的核心环节，直接关系到展会的成败。此阶段需高效协同、快速响应，确保展会各环节有序进行。

2.1布展期工作安排

布展期是展会搭建和准备的关键时期。提前与场地方、搭建商确认进场时间及搭建要求。安排专人负责现场搭建的监督与协调，确保展台搭建符合设计图纸要求、安全规范及进度计划。同时，组织物料进场、清点与分发，确保各展位物料及时到位。完成现场指示系统、签到系统、音响灯光设备、网络系统等的安装与调试。

2.2开展前最终检查

开展前一天或开展前数小时，需对展会现场进行全面细致的检查。包括展台搭建质量、物料摆放、指示标识清晰度、设备运行状况（灯光、音响、投影、空调、网络等）、环境卫生、安全通道畅通情况、应急设施配备等。对发现的问题及时通知相关负责人进行整改，确保展会以最佳状态呈现。

2.3现场人员配置与调度

根据展会规模和流程，合理配置现场工作人员，如签到处人员、引导员、咨询员、安保人员、技术支持人员、后勤保障人员等。明确各岗位人员的工作时间、职责范围和服务规范。设立现场指挥中心或总协调人，