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会议管理会议策划与执行报告模板

一、适用范围与常见应用场景

本模板适用于各类企业内部会议（如战略研讨会、项目启动会、月度/季度工作例会）、跨部门协作会议（如资源协调会、流程优化会）、外部合作会议（如客户对接会、供应商洽谈会）及专项工作会议（如问题复盘会、任务部署会）等场景。无论是小型团队会议（10人以内）还是中型集中会议（30-50人），均可通过本模板规范会议策划全流程，保证会议目标明确、流程高效、成果可追溯。

二、会议策划与执行全流程操作指南

（一）会议前期准备阶段

明确会议核心目标与主题

根据业务需求或管理痛点，清晰定义会议需解决的问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决跨部门项目资源冲突”），避免目标模糊（如“随便聊聊工作”）。

确定会议主题，需简洁且聚焦（示例：“2024年Q3产品研发优先级研讨会”）。

确定核心参会人员与分工

主持人：负责把控会议流程、引导讨论方向（通常由部门负责人或项目核心成员担任，如*经理）。

记录人：负责记录会议关键信息（决议、待办问题、争议点等，如*助理）。

参会人员：根据会议目标筛选，保证相关决策人、执行人、信息关联方均在列（避免无关人员参会导致效率低下）。

支持人员：如需场地布置、设备调试、物料准备等，提前指定对接人（如行政岗*同事）。

初步拟定会议时间与范围

时间选择：避开公司业务高峰期（如月初/月末）、法定节假日，优先考虑多数参会人员空闲时段（可通过问卷星等工具收集意向时间）。

时长预估：根据议程复杂度设定，常规例会建议1-1.5小时，专题研讨会建议2-3小时，避免“马拉松式”会议。

形式确定：线上会议（腾讯会议/Zoom等需提前测试设备）、线下会议（需确认场地容量与交通便利性）或混合会议。

（二）会议筹备阶段

细化会议议程与时间节点

按逻辑顺序设计议程（如“背景介绍→问题分析→方案讨论→决策共识→下一步行动”），每个环节明确内容、主讲人、预计时长（示例：14:00-14:10会议开场与目标说明，主持人经理；14:10-14:40各部门需求汇报，产品部主管、研发部*主管）。

议程需提前发给参会人员，预留5-10分钟缓冲时间（如茶歇或自由讨论）。

预订会议场地与设备

线下会议：提前1-3天预订会议室（确认容量、桌型、投影设备、麦克风、电源插座等），若需外部场地（如酒店会议室），需提前考察并确认费用。

线上会议：提前测试会议软件功能（屏幕共享、录制、分组讨论），会议与密码，随通知一同发送。

发送正式会议通知

通知内容需包含：会议主题、时间（起止时间+时区）、地点（线上/线下会议室地址）、参会人员、会议目标、议程概览、需提前准备的资料（如“请各部门提前提交Q3需求文档，会议前1天发至*助理邮箱”）。

发送时间：常规会议提前3天发送，紧急会议提前24小时发送，并通过口头/即时通讯工具再次提醒关键参会人员。

准备会议物料与资料

物料清单：签到表、投影仪、激光笔、笔记本、笔、会议资料（纸质版/电子版）、饮用水、茶歇（如会议时长超过1.5小时）。

资料准备：将议程、背景资料、需讨论的文档等整理成册（电子版可提前共享至云盘，标注重点内容）。

（三）会议执行阶段

现场签到与人员引导

提前15分钟开放会议室，安排专人负责签到（纸质签到表/线上签到工具），引导参会人员就座，调试设备（保证投影、麦克风正常工作）。

主持人准时开场（若有人迟到，可先进行已到人员熟悉的环节，待迟到人员到场后简要补充背景信息）。

会议主持与流程控制

开场重申会议目标与议程，提醒注意事项（如“请发言紧扣主题，每人发言不超过5分钟”“手机调至静音模式”）。

严格按照议程推进，避免讨论偏离主题（若出现争议，及时引导聚焦或记录为“待研究问题”），控制各环节时长（可安排计时员提醒）。

关键决策点需明确：如“是否通过该方案？请参会人员举手表决/明确表态”，避免模糊结论。

关键内容记录与拍照存档

记录人需实时记录：会议决议（明确“做什么”“谁负责”“何时完成”）、待办问题（未达成共识的事项需标注原因）、参会人员发言要点（尤其是不同意见）。

对会议关键环节（如方案讨论、决策现场）进行拍照或录像（需提前征得参会人员同意），会后整理存档。

（四）会后跟进阶段

整理会议纪要与决议

会议结束后24小时内，记录人完成会议纪要初稿，内容包括：会议基本信息（时间、地点、参会人员、主持人、记录人）、会议议程回顾、关键讨论要点、决议事项、待办问题（含负责人、截止日期）。

纪需经主持人审核确认后，在48小时内发送给所有参会人员及相关方（抄送部门负责人），明确“如有异议请在24小时内反馈，逾期视为确认”。

分发会议成果与资料

将会议纪要、演示文稿、照片、录音（如有）等资料整理归档（按“会议名称-日期”分类存储至公司共享文件夹），方便后续查阅。

跟踪决议事项落实

待办