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办公室5S管理要求

总则

为营造洁净整齐办公场所，合理配置、使用多种资源，降低浪费，降低办公成本，提升职员工作热情，塑造良好企业形象，特制订本要求。

本要求适适用于xxxx企业办公室全部些人员。

5S概念：整理、整理、清扫、清洁、素养

整理

对所辖区域物品、设备、空间盘点，并区分其“必需”和“无须要”；

“无须要”物品经各部门责任人判定后，集中报废，集中指定存放。

“必需品”使用频率和常见程度基准表

常见程度

使用频率

处理方法

低

过去十二个月全部没有使用过物品，而且不能再用

丢弃

中

在过去六个月里只使用过一次物品

集中存放

（比如归档或放在库房中）

中

30天使用一次物品

高

每七天或天天全部使用物品

保留在办公桌或随身携带

整理

图1：办公桌上、下定置图（摆放次序不局限于此）

表1：定置线形式规格及使用要求

定置线形式

定置线图片

规格

适用对象

定置4角

4cm*1cm

黄色不干胶

文字宋体24号

办公桌面以上摆放物品，比如：

笔记本电脑、显示器、电话、茶杯、台历、日志本、资料架、文件筐等和饮水机、打印机、传真机等

定置6条

3cm*1cm

黄色不干胶

花盆

定置4角

或外侧2角

5cm*1cm

红色不干胶

办公桌面下柜子、抽屉、主机托盘、垃圾篓

2、办公桌面标准（办公桌上面摆放物品，各部门依据不一样情况可合适增减）

序号

物品

数量

备注

1

电脑

一台

电脑天天下班前要关闭主机和显示器电源

2

电话

一部

放于指定放置处（通常位置显示器右侧）

3

茶杯

一只

茶杯放于指定位置（通常位置显示器左侧）

4

台历

一本

放于指定位置（通常位置显示器左侧）

5

日志本

一本

放于指定位置（通常位置显示器右侧）

6

待处理文件

多份

未处理文件整齐摆放在文件框内，并和桌边保持平行。（通常位置显示器左侧）

7

已处理文件

多份

已处理文件整齐摆放在文件框内，并和桌边保持平行。（通常位置显示器右侧）

示例：

3、文件标识方法

目

经过贴标识，使文件柜内放置文件夹目视化。

对象

办公室内全部文件柜。

标准

1.文件夹标识宽：2-4cm、高:16-20cm；

2.外框线粗：2.25磅、黑色，内线粗：4.5磅，线型:外粗内细；

3.企业Logo高：0.4-0.6cm、宽：2.0-2.6cm;

4.“文件夹描述”黑体三号，加粗，可分为多行打印；

5.工厂名称：xxxxxxxx黑体三号，加粗;

6.部门名称：生产、物流等亦可使用英文黑体三号，加粗;。

7.文件夹摆放位置固定后沿着一个方向在文件夹靠底部位置粘贴带有颜色胶带，使文件夹摆放次序目视化。

8.文件柜左上角粘贴对应文件清单。

定置后文件夹（目视化）文件清单（固定于文件柜左上角）

4、办公区电线整理方法

目

消除因电线凌乱造成难以区分现象，预防意外扯拉造成松脱，降低凌乱线路占用空间。

对象

电脑、打印机、网线、电源插座等电器设备。

标准

1.同一办公区域电线捆扎为1束，捆扎方法为：间隔100-150mm捆扎一次，线尾处合适保留。

2.每个电器线路插头位置粘贴所属设备标签。

5、抽屉内物品

目

明确各抽屉内保管物品分类，使抽屉管理规范化，提升效率。

对象

办公桌附带抽屉，多种移动柜抽屉。

标准

附带抽屉第一层通常摆放文具、计算器等个人物品；第二层摆放常见文件；第三层摆放图纸资料等。

6、设置办公文具公用区（推荐使用）

目

制订公用区，明确位置，避免文具随意放置，降低办公用具领取量，节省办公文具费用开支。

对象

常见共用办公文具。

标准

集中保管时，标识位置选定在办公室公共区域，需要制作专门文具架子或看板，进行行迹管理。

第五条清扫

将不要东西清除掉，保持工作区域内无垃圾、无污秽状态，消除“脏污”保持职场洁净、明亮。

清扫基准以下表：

对象

标准

周期

时间

个人

区域

桌面洁净整齐，桌洞内无垃圾，无杂物遗落，地面、墙角、柜子、门、窗无垃圾污秽，（电源、线路、插座、开关没有异常）

天天清扫

天天上下班前后2分钟

办公

设备

主机和关键部位正面、后面、送风口无污垢

每七天1次

每七天五下班前5分钟

文档

桌面、电脑中不能有失效文件，不可轻易看到机密文件；

超出保管年限文件、表单立即集中销毁；

保管年限内表单装签订即归档；

无破旧卡片、册子、档案、报刊等；

无无用手稿和工作无关文件

每个月1次

每个月末

第六条清洁

将前“3S”做到制度化、规范化、维持其结果。

第七条素养

培养文明礼貌习惯，自觉遵守企业规章制度，养成良好工作习惯。

素养巡查：企业5S小组每个月底对整个企业办公室5S实施情况进行检验；各工厂5S小组和中心职能5S小组要不定时对各部门进行检验