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供应链采购流程优化标准化作业指南

一、适用范围与应用场景

本指南适用于各类企业供应链采购部门的日常采购管理，涵盖从需求提报到付款结算的全流程标准化操作。具体应用场景包括：

常规物料采购：生产所需原材料、零部件、办公用品等非紧急物料的批量采购；

新供应商引入：首次合作供应商的寻源、评估与订单下达；

紧急采购处理：生产突发异常、客户紧急订单等场景下的快速采购响应；

采购流程复盘：对现有采购环节的效率、成本、风险进行优化分析与改进。

二、标准化作业流程步骤详解

（一）需求确认与提报：明确采购目标，避免需求模糊

需求发起

需求部门（如生产部、仓储部、行政部）根据业务计划或实际需求，填写《采购需求申请表》（详见模板1），注明物料名称、规格型号、需求数量、需求日期、用途说明及技术参数（可附技术图纸或样品要求）。

关键要求：需求数量需结合安全库存、生产周期合理预估，避免过量或短缺；技术参数需明确可量化标准（如尺寸、材质、功能指标），避免“大概”“类似”等模糊描述。

需求审核

需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，签字确认后提交采购部。采购部收到需求后，重点审核：

需求是否符合公司年度采购预算；

技术参数是否完整，是否存在可替代的现有物料；

需求日期是否满足生产/运营计划，若存在冲突需与需求部门协商调整。

需求变更处理

若需求部门需调整已提交的需求（如数量、规格、日期），需填写《需求变更申请表》，经原审批流程重新审核后，采购部方可执行变更，避免因需求反复导致采购延误或成本增加。

（二）供应商寻源与评估：建立优质供应商池，保障供应稳定性

寻源渠道确定

根据物料类型（标准品/定制品）、采购金额（≥10万元或≤10万元）选择合适寻源方式：

公开招标：适用于大宗、高价值物料（如原材料、大型设备），通过公司官网、招标平台发布招标公告，邀请3家及以上合格供应商参与；

询价比价：适用于标准品、常规物料（如办公用品、标准件），向3-5家供应商发出询价单，要求提供产品报价、交期、质保期等信息；

邀请招标：适用于定制化物料或长期合作供应商，由采购部从《合格供应商名录》中筛选2-3家优质供应商定向邀请。

供应商资质初审

供应商需提供以下资料（加盖公章）：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一复印件）；

生产许可证/经营许可证（行业特殊要求）；

相关质量体系认证（如ISO9001）、环境/职业健康安全认证（如适用）；

近3年类似物料供货业绩（附合同复印件）。

采购部对资料真实性、有效性进行核查，剔除不符合基本资质的供应商。

现场评估（必要时）

对高价值、关键物料供应商，组织评估小组（采购、质量、技术、生产等部门人员）进行现场考察，重点评估：

生产设备先进性与产能匹配度；

质量管控流程（如来料检验、过程控制、出厂检验）；

仓储物流能力（如库存管理、配送时效）；

售后服务体系（如问题响应时间、退换货政策）。

综合评分与选定

成立供应商评估小组，采用《供应商评估表》（详见模板2）进行量化评分，评分维度及权重

价格（30%）：对比同行业均价、历史采购价，取最优报价；

质量（25%）：考察合格率、客诉率、质量认证情况；

交期（20%）：评估准时交付率、应急生产能力；

服务（15%）：包括沟通效率、技术支持、售后响应；

合作稳定性（10%）：考察合作年限、财务状况、行业口碑。

总分≥80分列为“推荐供应商”，60-80分列为“备选供应商”（需限期整改），＜60分直接淘汰。最终选定供应商结果经采购经理、分管副总审批后，纳入《合格供应商名录》。

（三）采购订单下达：明确权责，规避合同风险

订单信息确认

采购员根据选定供应商结果，在ERP系统中创建采购订单（PO），完整填写以下信息：

供应商信息（名称、地址、联系人、电话）；

物料信息（名称、规格型号、单位、数量、单价、总金额）；

交付要求（交付日期、交付地点、运输方式、费用承担方）；

质量标准（执行国标/行标/企标，或提供检验标准文件）；

付款条款（如“货到30天付款”“预付30%余款70%”）；

其他约定（如包装要求、验收方式、违约责任）。

订单审批与发送

采购订单需经以下审批流程：

采购员发起→采购经理审核（金额、交期、供应商合规性）→财务部审核（付款条款、预算匹配）→分管副总审批（≥10万元订单）。

审批通过后，采购员将加盖公司公章的订单扫描件发送给供应商，要求供应商在2个工作日内书面确认（盖章回传），避免口头承诺。

订单变更管理

若需变更订单内容（如数量、交付日期），采购员需填写《订单变更申请表》，注明变更原因、原订单号、变更前后对比，经原审批流程重新审核后，书面通知供应商双方确认，同步更新ERP系统数据，保证订单信息一致。

（四）订单执行与跟踪：主动管控进度，防范交付风险

生产/备货跟进

供应商确认订单