会议策划与执行标准化流程会议筹备到总结模板.docVIP

会议策划与执行标准化流程模板（筹备到总结）

一、适用范围与核心价值

本模板适用于企业内部各类会议（如战略研讨会、项目启动会、季度总结会、跨部门协调会等）、行业峰会、客户交流会等场景，旨在通过标准化流程规范会议筹备、执行与收尾全环节，提升会议效率、保障会议质量、保证会议目标达成，同时沉淀会议经验，为后续会议优化提供依据。

二、筹备阶段：精准规划，夯实基础

筹备阶段是会议成功的关键，需明确目标、细化分工、提前预控，保证资源到位、风险可控。

（一）明确会议核心要素

操作说明：

会议目标：清晰定义会议要解决的问题或达成的成果（如“确定Q3产品迭代方向”“解决跨部门协作流程卡点”），需符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时间性）。

会议类型：根据目标选择会议形式（决策型、研讨型、沟通型、汇报型等），不同类型会议的流程和参与人员差异较大（如决策型需核心决策者参与，研讨型需鼓励互动）。

基本信息：确定会议名称、时间（具体到上下午/小时，避免与重要工作冲突）、地点（线上/线下，线下需考虑交通便利性、场地容量）、预计参会人数（核心人员、相关支持人员、列席人员）。

参考模板：会议核心要素确认表

项目

内容说明

负责人

完成时限

会议名称

例：“2024年Q3产品战略研讨会”

*经理

筹备第1天

会议目标

明确Q3产品3个核心迭代方向及责任人

*总监

筹备第1天

会议类型

研讨型+决策型

*主管

筹备第1天

时间

2024年6月15日9:00-17:00

*助理

筹备第3天

地点

公司总部3楼多功能会议室（线下）

*行政

筹备第5天

预计参会人数

15人（核心决策层3人、产品部5人、技术部4人、市场部3人）

*助理

筹备第3天

（二）确定参会人员与分工

操作说明：

参会人员筛选：根据会议目标邀请必要人员，避免“无关参会”或“关键缺席”。可按角色分类：

决策层：对议题有最终拍板权（如总经理、部门负责人）；

执行层：负责方案落地或信息传递（如项目负责人、业务骨干）；

支持层：提供专业支持或资源协调（如法务、IT、行政）。

人员分工：明确会议总负责人（统筹全局）、主持人（控场引导）、记录员（记录要点/决议）、后勤保障（场地/设备/物料），职责需清晰无重叠。

参考模板：参会人员及分工清单

姓名

部门

职务

参会角色

职责说明

联系方式（内部）

是否确认参会

*总

战略部

总经理

决策层

最终决策、方向把控

内线888

是

*经理

产品部

经理

执行层

方案汇报、需求阐述

内线899

是

*老师

市场部

高级策划

支持层

竞品分析数据支撑

内线900

是

*助理

行政部

主管

后勤保障

场地布置、设备调试、茶歇安排

内线901

是

（三）制定会议议程

操作说明：

议程结构：按“开场-议题研讨-决策-总结”逻辑设计，每个环节明确时间、主题、负责人、输出成果（如“10:00-10:30产品部汇报Q3迭代方向，输出3个备选方案”）。

时间分配：根据议题重要性分配时长，核心议题预留充足讨论时间，非核心议题精简；总时长控制在2-3小时内（超长会议易导致注意力分散）。

提前沟通：会议前3天将议程发给参会人员，提醒提前准备材料（如PPT、数据报表），保证会议高效推进。

参考模板：会议议程安排表

时间

环节名称

内容说明

负责人

输出成果

备注（提前准备事项）

9:00-9:10

开场致辞

说明会议目标、议程、规则

*总

会议目标书面稿

总经理提前5分钟到场

9:10-10:00

议题一：Q3产品迭代方向研讨

产品部汇报3个方向，各部门讨论可行性

*经理

3个备选方案及优劣势分析

产品部提前1天发送PPT

10:00-10:15

茶歇

互动交流，补充能量

*助理

——

准备咖啡、水果、纸巾

10:15-11:30

议题二：跨部门协作流程优化

技术部/市场部汇报当前卡点，讨论解决方案

*主管

协作流程优化清单

提前提交流程问题清单

11:30-12:00

总结与决策

汇总研讨结果，明确Q3产品方向及协作流程

*总

会议决议纪要

记录员实时整理决议事项

（四）场地与物料准备

操作说明：

场地确认（线下）：提前7天预订场地，确认场地容量（座位间距、投影设备、麦克风、电源插座等）、周边环境（停车场、餐厅）、无障碍设施（如需）。线上会议需测试平台稳定性（如腾讯会议、Zoom），提前发送会议和参会指南（含设备调试方法）。

物料清单：根据议程和参会人数准备，包括：

会务物料：签到表、会议手册（议程+参会名单+资料）、笔、笔记本、名牌；

设备物料：投影仪、幕布、麦克风（备用电池）、激光笔、电脑（提前拷贝PPT，测试兼容性）；

其他：会议横幅（如有）、饮用水、茶歇（根据时长安排）、应急药箱（创可贴、胃药等）。

参考模板：场地与物料准备清单

物料类别

物品名称

数量

负责人