行业会议记录及跟进反馈表.docVIP

行业通用会议记录及跟踪反馈表工具指南

一、适用范围与典型应用场景

本工具模板适用于各类行业会议的标准化记录与后续跟踪，尤其适用于需要明确责任、跟进落实的会议场景，包括但不限于：

跨部门协调会：如产品研发、市场推广、供应链管理等涉及多团队协作的会议；

项目推进会：如项目启动会、阶段性复盘会、里程碑节点确认会等；

问题解决会：如针对运营故障、客户投诉、流程瓶颈等专项问题的讨论会议；

战略规划会：如年度目标制定、业务方向研讨、政策解读会等需形成共识并分解落地的会议。

通过标准化记录与跟踪，可有效避免会议决议遗漏、责任不明确、执行进度滞后等问题，保证会议成果转化为实际行动。

二、详细操作流程与步骤说明

（一）会前准备：明确会议目标与基础信息

确认会议核心要素：提前与会议组织者确认会议名称、时间（起止时间）、地点（线上/线下会议室）、参会人员（主持人、记录人、核心参会人、列席人员）及会议目标（需达成的共识或解决的问题）。

收集会议议题：向参会人提前收集会议议题，明确各议题的讨论重点和预期成果，按优先级排序形成会议议程。

准备模板物料：提前打印或创建电子版会议记录及跟踪反馈表模板（见第三部分），记录人熟悉表格结构，准备好记录工具（如电脑、录音设备需提前告知参会人）。

（二）会中记录：聚焦关键信息与决议

记录基础信息：在表格中准确填写会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（签到）、缺席人员及缺席原因。

按议程记录讨论内容：

议题概述：简要记录每个议题的背景和讨论目的；

核心观点：记录参会人的主要发言要点（用“”代替人名，如“提出需增加预算支持”），避免冗长描述，重点标注共识与分歧；

关键数据：记录讨论中涉及的重要数据（如目标值、成本、时间节点等）。

提炼决议事项：对每个议题的讨论结果进行归纳，明确“做什么（任务描述）”“谁来做（负责人）”“何时完成（完成时间）”“交付标准（验收要求）”，形成可执行的决议清单。

标记待办与风险：对会议中提出的临时任务、潜在风险（如资源不足、外部依赖）进行备注，并明确初步应对措施。

（三）会后整理：规范输出与分发

表格完善与审核：会议结束后2个工作日内，记录人根据会议记录补充完善表格内容，重点核对决议事项的责任人、时间节点是否准确，交主持人审核确认。

正式分发与存档：审核通过后，将表格通过邮件或协作工具分发给所有参会人及相关干系人，并同步存档至公司知识库（如共享文件夹、项目管理平台），保证信息可追溯。

首次跟踪启动：在分发表格时，同步提醒各决议负责人在“计划完成时间”前3天提交进展反馈，形成跟踪闭环的起点。

（四）跟踪反馈：动态管理决议执行

定期更新进度：决议负责人需在“跟踪反馈表”中按“计划完成时间”节点更新执行进展（如“已完成50%”“遇到问题，需协调资源”），并在“当前状态”栏标注“进行中/已完成/延期/受阻”。

问题协调与升级：若执行过程中遇到障碍（如资源冲突、技术难题），负责人需及时在“存在问题”栏描述，并提请会议主持人或相关决策人协调解决，明确解决时限。

闭环确认：任务完成后，负责人需在“完成情况说明”栏提交成果证明（如报告、数据、截图等），由记录人确认后更新“当前状态”为“已完成”，并归档至“已结项决议”区域。

三、会议记录及跟踪反馈表模板

会议记录及跟踪反馈表

基本信息

会议名称

会议时间

（年/月/日时分-时分）

会议地点

（线上会议请注明平台；线下会议室号）

主持人

记录人

参会人员

（姓名，用代替，多人可另附页）

缺席人员

（姓名*，缺席原因）

会议目标

（如：确定Q3产品迭代方案）

会议议程与讨论记录

序号

议题名称

讨论背景/目的

核心观点与讨论要点（标注共识/分歧）

1

议题1：方案讨论

解决当前流程效率低

共识：优化审批环节，减少2个节点分歧：认为需先测试系统兼容性，主张直接试点

2

议题2：预算分配

Q3市场推广预算申请

*提出增加20%数字营销预算，理由是线上转化率提升30%共识：总预算控制在万元，数字营销占比60%

决议事项与责任分工

序号

决议事项描述（做什么）

负责人

计划完成时间

交付标准/验收要求

当前状态（进行中/已完成/延期/受阻）

1

优化审批流程，减少2个节点

赵六*

2023/10/31

新流程SOP文档，试点部门反馈通过率≥90%

进行中

2

数字营销预算分配方案确定

钱七*

2023/10/15

预算明细表，经财务部审核通过

已完成

跟踪反馈记录

序号

进展描述（负责人填写）

存在问题（如有）

下一步行动

反馈时间

记录人确认

1

已完成新流程初稿，正在征求试点部门意见

试点部门提出需增加异常处理流程

10月20日前整合反馈，修改SOP

2023/10/18

李八*

2

预算明细表已提交财务部，等待反馈

无

待财务部审核后同步结果

2023/1