行政费用审批管理操作步骤说明书.docVIP

行政费用审批管理操作步骤说明书

一、适用范围与常见应用场景

本管理流程适用于公司内部各类行政费用的规范化审批与管控，涵盖日常办公中产生的常规性支出需求。常见应用场景包括但不限于：

办公用品采购（如文具、耗材等）；

小型设备维护与维修（如办公电脑、打印机故障处理等）；

部门活动组织费用（如团队建设、培训场地租赁等）；

其他预算内行政性零星支出（如快递费、资料打印费等）。

通过统一审批流程，保证费用支出的合理性、合规性，提升资金使用效率。

二、操作流程详解

（一）申请发起：填写《行政费用审批申请表》

申请人准备材料：根据费用类型，提前收集相关依据（如采购清单、活动方案、维修报价单等），明确费用用途、预算金额及明细。

登录系统/获取表格：通过公司OA系统或行政部邮箱《行政费用审批申请表》模板（也可至行政部领取纸质版）。

填写申请信息：

基本信息：申请人姓名（*）、所属部门、申请日期、联系方式（内部短号）；

费用明细：费用项目名称、数量、单价、预算金额（大写+小写）、费用用途说明（需具体，如“采购部门A4纸100包，用于日常文件打印”）；

附件清单：勾选随附材料（如“采购报价单1份”“活动方案1份”），并注明材料名称及份数。

检查信息完整性：确认表格无漏填、错填，金额计算准确，附件齐全后，保存电子版或打印纸质表格（需手写签名）。

（二）部门初审：负责人审核费用合理性与预算符合度

提交至部门负责人：申请人将填写完整的《行政费用审批申请表》及附件提交至本部门负责人*（如部门经理/主管）。

部门负责人审核要点：

费用用途是否符合部门工作需求及年度行政预算；

费用明细是否真实、必要，是否存在重复申请或超预算情况；

附件材料是否完整、有效（如采购报价单是否加盖供应商公章，活动方案是否明确费用构成）。

审核结果处理：

审核通过：部门负责人在“部门审核意见”栏签字确认，并注明“同意申请”，转交至行政部；

审核不通过：注明驳回原因（如“超预算”“用途不明确”），退回申请人修改后重新提交。

（三）行政部复核：核查费用标准与合规性

接收申请材料：行政部专员*收到部门负责人转交的申请材料后，核对表格与附件是否齐全，信息是否完整。

复核重点内容：

对照《公司行政费用管理办法》，核查费用项目是否符合公司规定的开支范围（如“办公费”是否包含在允许列支的子项目中）；

核对预算金额是否在部门年度行政预算额度内，若超预算，需申请人补充说明或调整费用明细；

审查附件材料的规范性（如维修报价单是否包含维修内容、费用明细、联系方式等）。

复核结果反馈：

复核通过：行政部在“行政部复核意见”栏签字，并标注“合规，请报批”，转交至分管领导审批；

复核不通过：注明问题（如“费用项目不符合规定”“附件缺失关键信息”），退回行政部或申请人补充材料。

（四）分管领导审批：核定费用最终执行权限

提交至分管领导：行政部将复核通过的申请材料提交至公司分管行政的领导*（如行政总监/副总经理）。

审批决策：

对于预算内、标准内的常规费用，分管领导直接审批，在“分管领导审批意见”栏签字并注明“同意执行”；

对于超预算或特殊大额费用（单笔超过5000元），需提交至总经理办公会集体审议，会议通过后由分管领导签署审批意见。

审批结果传递：审批完成后，行政部留存一份申请表原件，将复印件（或电子版）反馈至申请人及财务部。

（五）费用执行与支付：按审批结果办理支出

申请人办理业务：收到审批通过的通知后，申请人根据费用类型执行：

采购类：联系供应商按审批清单采购，要求供应商提供正规收据/凭证（注明“公司行政费用”）；

维修服务类：联系维修方上门服务，服务完成后确认维修效果并签署验收单；

活动组织类：按审批方案开展活动，保留活动照片、签到表等证明材料。

提交报销材料：费用发生后5个工作日内，申请人将报销材料提交至财务部，包括：

审批通过的《行政费用审批申请表》；

费用原始凭证（如采购发票、维修收据、活动费用清单等，需加盖供应商公章）；

相关证明材料（如验收单、活动照片、签到表等）。

（六）归档管理：资料整理与留存

财务部归档：财务部对报销材料进行审核无误后，支付费用并将所有材料（申请表、凭证、证明材料）整理归档，保存期限不少于3年。

行政部备案：行政部定期汇总各部门行政费用支出情况，更新《行政费用台账》，记录费用发生时间、部门、项目、金额等信息，作为后续预算调整的依据。

三、行政费用审批申请表示例

基本信息

申请人姓名

*

所属部门

行政部/市场部/研发部（根据实际情况填写）

申请日期

年月日

联系方式（内部短号）

*

费用明细

费用项目名称

（如：A4纸采购、打印机维修、部门会议场地租赁）

数量

（如：100包、1次、1天）

单价（元）

（如：25.00、300.00、800.00）

预算金额（小写）

元