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采购合同管理模板规范版

一、适用范围与典型场景

本模板适用于各类企业（中小微企业、集团化企业等）在日常运营中开展的采购合同管理活动，涵盖商品采购（原材料、办公用品、设备等）、服务采购（外包服务、咨询服务等）等多种类型。典型场景包括：

企业常规生产经营中的物料采购；

项目制采购（如工程建设项目、研发项目所需物资或服务）；

长期合作框架协议下的单笔订单采购；

跨部门协作的采购需求（如行政部采购办公设备、生产部采购原材料）。

二、采购合同全流程操作指南

（一）需求确认与采购计划制定

需求发起：业务部门（如生产部、行政部）根据实际需求填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量要求、期望交付时间、预算金额等核心信息，经部门负责人*审批后提交至采购部。

采购计划编制：采购部汇总各部门需求，结合库存情况、市场供应状况、预算额度，编制《采购计划》，明确采购方式（公开招标、询价比价、单一来源等）、时间节点、责任分工，报采购部经理*及财务部审核。

（二）供应商选择与合作洽谈

供应商寻源：采购部通过公开招标、行业推荐、历史合作记录等渠道筛选潜在供应商，建立《供应商名录》，并对供应商的资质（营业执照、相关行业许可证、生产/经营许可等）、生产能力、质量体系、信誉状况进行初步评估。

询价与比价：对符合条件的供应商，采购部发出《询价函》（可附技术参数要求），要求供应商在规定时间内提供报价单。收集报价后，组织采购部经理、业务部门代表、财务部代表*组成比价小组，从价格、质量、交期、付款条件、售后服务等维度进行综合评估，形成《供应商评估报告》，确定最终合作供应商。

合作洽谈：与选定的供应商就合同条款（价格、质量标准、交付方式、违约责任、必威体育官网网址条款等）进行沟通洽谈，达成一致意见后，进入合同起草环节。

（三）合同起草与内部审核

模板调用：采购部根据采购类型（商品/服务）选择对应的合同模板（见本章第三节“合同核心模板”），填写合同基本信息（合同编号、签约主体、签约日期等）。

条款填写：

标的物信息：详细填写采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量（大写+小写）、单价（含税/不含税）、总金额（大小写一致）；

质量要求：明确执行的国家/行业标准、技术图纸、样品封存要求及验收标准；

交付条款：约定交付时间（具体日期或时间段）、交付地点（如“采购方指定仓库”）、运输方式及费用承担方、风险转移节点（如“交付后风险由采购方承担”）；

付款方式：约定付款周期（如“验收合格后30日内”）、付款比例（如“预付款30%，到货款60%，质保金10%”）、账户信息（供应商名称、开户行、账号）；

违约责任：明确逾期交付、质量不达标、付款延迟等情形的违约金比例（如“逾期交付每日按合同总额的0.5%支付违约金”）、违约上限及合同解除条件；

争议解决：约定协商、仲裁（如“提交仲裁委员会仲裁”）或诉讼（如“向采购方所在地人民法院提起诉讼”）的解决方式；

其他条款：必威体育官网网址义务、不可抗力、合同生效条件（如“双方签字盖章后生效”）、附件清单（如技术协议、报价单）。

内部审核：起草完成后，采购部将合同提交至法务部（审核法律条款合规性）、财务部（审核付款方式、金额与预算一致性）、业务部门（审核标的物技术参数、交付需求匹配性）及总经理（最终审批）进行多轮审核，根据审核意见修改完善，保证条款无歧义、无法律风险。

（四）合同签署与用印管理

签署准备：审核通过后，采购部打印合同一式X份（通常至少3份，采购方、供应商、财务部各执1份），保证合同文本清晰、无修改痕迹（若需修改，需双方在修改处盖章/签字确认）。

签署流程：

采购方：由授权代表*（如总经理或其授权的采购部经理）签字，并加盖公司合同专用章（或公章）；

供应商：由法定代表人或授权代表*签字，并加盖供应商公章（或合同专用章）；

特殊要求：若合同约定需公证，双方需共同到公证处办理公证手续。

用印登记：合同签署后，采购部将合同原件提交至行政部*办理用印登记，记录合同编号、签署日期、份数、持有人等信息，保证用印可追溯。

（五）合同履行与过程跟踪

交付跟踪：采购部根据合同约定的交付时间，提前与供应商确认生产/备货进度，协调物流运输事宜。供应商交付时，采购部协同业务部门、质检部*对标的物进行现场验收，核对数量、规格，并检查质量（如抽样送检、对照技术参数检测），填写《验收合格报告》或《不合格品处理记录》。

付款执行：财务部根据《验收合格报告》、合同约定的付款比例及供应商开具的有效发票（增值税专用/普通发票），办理付款手续，保证付款进度与合同条款一致。

异常处理：若出现逾期交付、质量不达标等异常情况，采购部及时向供应商发出《书面整改通知》，要求其在限期内完成整改；若整改无效或情节严重，采购部可根据合同约定追究违约责任（如扣除违约金、解除合同）。

（六