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采购需求与审批流程工具指南

一、适用场景：哪些情况需要这套采购流程工具？

本工具适用于各类企业、事业单位或社会组织中，因日常运营、项目开展、资产配置等产生的采购需求管理场景，具体包括但不限于：

常规物资采购：如办公用品、生产原材料、营销物料等计划内采购；

固定资产采购：如设备、仪器、车辆等大额资产购置；

服务类采购：如外包服务、咨询服务、维修服务等第三方服务采购；

应急采购：如突发故障维修、临时性任务所需物资的紧急采购；

跨部门协作采购：涉及多个部门需求汇总或共同使用的采购项目。

通过标准化流程，可实现采购需求的规范化提报、多级审批的高效流转、预算控制的精准落地，避免采购过程中的随意性、重复性及合规风险。

二、操作流程：从需求提报到审批完成的6个步骤

步骤1：需求发起与申请表填写

操作主体：需求部门经办人（如部门文员、项目负责人）

确认采购需求：明确所需物品/服务的名称、规格、数量、用途、预算金额等关键信息；

填写《采购需求申请表》（模板见第三部分），需详细说明：

基础信息：申请人姓名（*）、联系方式、申请部门、申请日期；

需求明细：物品/服务名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价、用途说明（如“为项目采购办公设备”“替换故障打印机”）；

附件材料：如技术参数要求、市场询价单（3家以上报价）、历史采购记录等（根据采购金额或重要性补充）；

紧急程度：标注“普通”“紧急”（紧急需说明原因，如“影响生产停机”）。

注意事项：信息需真实、完整，预估预算需符合公司财务制度（如参考历史价格、市场均价）。

步骤2：部门负责人初审

操作主体：需求部门负责人（如部门经理、项目负责人）

审核需求必要性：确认采购是否为部门工作必需，是否存在替代方案（如内部调配、租赁等）；

审核需求合理性：核对数量、规格是否与实际工作匹配，预算是否在部门年度预算额度内；

审核附件完整性：检查是否提供必要的市场询价、技术参数等支撑材料；

审批意见：在《采购需求申请表》“部门负责人意见”栏签署意见（“同意”“驳回需补充说明”“不同意”），并签字、日期。

注意事项：驳回需明确原因（如“数量超出实际需求”“预算超支，需重新核定”），退回申请人修改。

步骤3：财务部门复核（预算与合规性）

操作主体：财务部门专员（如预算会计、成本会计）

预算审核：确认采购金额是否在部门剩余预算额度内，是否涉及预算科目调整（如“办公费”采购“生产设备”，需跨科目审批）；

成本合理性审核：对比附件中的市场询价单，判断预估单价是否公允，是否存在虚高报价；

合规性审核：检查采购流程是否符合公司《采购管理制度》（如是否需招标、是否为单一来源采购等）；

复核意见：在“财务部门意见”栏签署“同意”“建议调整预算”“不合规需说明”等意见，并签字、日期。

注意事项：若预算不足，需需求部门提交《预算调整申请表》，按预算调整流程审批后再推进。

步骤4：分管/管理层审批（按金额分级）

操作主体：根据采购金额分级审批（示例，具体以公司制度为准）

小额采购（如≤1万元）：由采购部门负责人审批；

中额采购（如1万-5万元）：由分管副总/总监审批；

大额采购（如＞5万元）：由总经理/决策委员会审批。

综合审核需求重要性、预算匹配度、对公司运营的影响；

在“分管领导/总经理意见”栏签署“同意”“否决”意见，并签字、日期；

大额采购需附会议纪要或专项审批文件。

注意事项：审批人需对审批结果负责，否决需注明原因（如“非年度计划内采购”“成本过高，需重新比价”）。

步骤5：采购部门执行采购

操作主体：采购部门专员

接收审批通过的《采购需求申请表》，核对审批意见及附件；

根据采购类型选择执行方式：

常规采购：从合格供应商库中选择供应商，下达采购订单；

招标采购：组织公开/邀请招标，按招标流程确定供应商；

紧急采购：经审批后可先电话询价、临时采购，事后补办手续；

跟踪采购进度：保证供应商按时交货/提供服务，验收质量合格。

注意事项：采购过程需遵守“货比三家、质优价廉”原则，严禁采购“三无”产品或服务。

步骤6：结果反馈与档案归档

操作主体：需求部门、采购部门、财务部门

收货验收：需求部门收到物品后，与采购订单核对数量、规格，验收合格签字确认《验收单》；

反馈结果：采购部门将《验收单》反馈给财务部门，作为付款依据；

归档管理：采购部门将《采购需求申请表》《审批意见》《采购订单》《验收单》《发票》等资料整理归档，保存期限不少于3年（按财务制度执行）。

注意事项：验收不合格需及时反馈给采购部门，联系供应商退换货或索赔。

三、模板工具：采购需求申请表示例

表头：公司采购需求申请表

基本信息

申请人姓名

*

联系方式

（内部座机/分机号，无需手机号）

申请部门

申请日期

年月日

需求编号（由采购部门按年度+流水号填写，如CG2024