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档案搬迁方案

前言

档案作为机构历史记录的载体，承载着不可替代的信息价值与凭证作用。档案搬迁工作是一项系统性、专业性极强的工程，涉及档案的安全、完整、必威体育官网网址及后续利用等多个关键环节。为确保本次档案搬迁工作有序、高效、安全进行，最大限度降低搬迁过程中的风险，保障档案资源在新环境下的妥善保管与便捷利用，特制定本方案。本方案旨在为搬迁工作提供全面指导，明确各阶段任务、职责分工及注意事项，确保搬迁任务圆满完成。

一、组织架构与职责分工

为加强对档案搬迁工作的统一领导和协调，成立档案搬迁工作领导小组，负责统筹规划、决策部署和监督检查。同时，设立专项工作小组，具体执行各项搬迁任务。

（一）领导小组

*组长：由机构主要负责人担任，全面负责搬迁工作的领导、指挥和重大事项决策。

*副组长：由分管档案工作的领导担任，协助组长开展工作，协调解决搬迁过程中的重要问题。

*成员：由档案管理部门、行政后勤部门、信息技术部门及相关业务部门负责人组成。

（二）专项工作小组

*档案整理组：由档案管理部门骨干人员组成，负责搬迁前档案的清点、梳理、鉴定、分类、装箱及标识工作；搬迁后档案的接收、核对、上架与整理工作。

*搬运实施组：可由专业搬家公司人员（需严格筛选，确保可靠）或经过培训的内部人员组成，负责档案箱的搬运、装卸车及运输过程中的安全。

*新址接收与安置组：由档案管理部门及新址后勤保障人员组成，负责新档案室的前期准备、搬迁现场的指挥协调、档案箱的接收、核对与初步就位。

*技术保障组：由信息技术部门人员组成，负责档案管理系统、相关硬件设备（如服务器、电脑、打印机、温湿度调控设备等）的拆卸、迁移、安装、调试与数据安全。

*后勤保障与协调组：由行政后勤部门人员组成，负责搬迁物资（包装箱、标签、封条、工具等）的采购与分发、运输车辆的联系与调度、搬迁人员的餐饮与交通保障、以及与各相关方的联络协调。

二、搬迁实施步骤

（一）搬迁前准备阶段

1.档案清点与梳理

*对拟搬迁档案进行全面、细致的清点核对，确保账物相符。可利用现有档案管理系统导出档案目录，与实物逐一核对。

*对档案进行鉴定，区分永久、长期、短期保管期限，确认需搬迁的范围和数量，剔除无需搬迁或已到销毁期限的档案（按规定程序处理）。

*对破损、装订松散的档案进行必要的修复和重新装订，确保搬迁过程中档案的物理完整性。

2.搬迁路线与新址规划

*实地勘察搬迁路线，包括旧址档案库房到装车点、运输途中、卸车点到新址档案库房的路径，评估潜在风险，选择最优路线，避开拥堵、颠簸及可能对档案造成损害的路段。

*详细规划新档案室的布局，包括档案柜的摆放位置、区域划分（如按年度、类别、保管期限等），绘制新址档案存放示意图，并为每个存放位置编制唯一标识。

3.物资准备

*根据档案数量和规格，采购或定制合适的档案包装箱（建议使用坚固、防潮、有一定承重能力的纸箱或塑料箱，最好带有便于搬运的提手）。

*准备标签、记号笔、封条、打包带、缓冲材料（如泡沫板、气泡膜）、剪刀、胶带、手套、推车等打包及搬运工具。

*准备必要的防护用品，如雨具、灭火器（根据运输工具情况）等。

4.风险评估与应急预案

*识别搬迁过程中可能存在的风险，如档案遗失、损坏（水浸、火烧、挤压、鼠虫咬噬）、泄密、运输事故等。

*针对各类风险制定相应的预防措施和应急处置预案。例如，雨天运输需对档案箱进行防雨覆盖；配备应急照明设备应对突发停电；明确档案损坏或遗失后的报告、查找及处理流程。

5.人员培训与动员

*对所有参与搬迁的人员进行培训，内容包括：档案的重要性及必威体育官网网址要求、本搬迁方案内容、各小组职责、档案打包规范、搬运注意事项、应急预案、安全操作规程等。

*召开搬迁动员大会，明确搬迁意义、目标和纪律，统一思想，鼓舞士气。

6.制定详细搬迁计划与时间表

*明确搬迁工作的总体时间节点和各阶段任务的起止时间。

*制定详细的每日搬迁计划，包括当日搬迁档案的范围、数量、负责小组及人员、具体时间段等。

（二）档案打包与标识阶段

1.档案装箱

*严格按照档案分类和清点顺序进行装箱，同一类别或同一批次的档案尽量装在同一箱或相邻箱内。

*档案应立放，避免折叠、挤压，箱内空隙可用缓冲材料填充，防止运输途中晃动损坏。

*每个档案箱不宜过重，以方便人工搬运为宜。

*装箱完毕后，在箱内放置一份装箱清单（列明该箱内档案的档号、题名、起止卷/件号等信息）。

2.档案箱标识

*每个档案箱外部必须粘贴统一规格的标签，标签信息应清晰、完整，至少包括：档案类别、起止档号、箱号（总箱数中的序号）、重量、新址存放区域及柜号、装箱人、装箱日