采购管理与供应链流程标准模板.docVIP

采购管理与供应链流程标准模板

一、适用范围与应用场景

二、标准化操作流程指引

（一）需求确认与计划提报

操作内容：

需求部门根据业务计划（如生产排程、销售预测、行政需求）填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、期望交付日期、预算金额、用途说明等关键信息。

需求部门负责人对需求的合理性与必要性进行审核，保证需求与实际业务匹配。

采购对接人（如经理）接收需求后，与需求部门沟通确认细节，核查库存情况（如有），避免重复采购。

责任部门：需求部门、采购部

输出成果：《采购需求申请表》（经需求负责人签字确认）

（二）供应商寻源与资质审核

操作内容：

采购部根据物料/服务特性（如标准件、定制件、服务类），通过企业合格供应商库、公开招标平台、行业协会推荐等渠道初步筛选潜在供应商。

对候选供应商进行资质审核，包括营业执照、生产许可证（如适用）、质量体系认证（如ISO9001）、过往合作业绩、财务状况（如近3年财务报表）等，形成《供应商资质评估表》。

对通过资质审核的供应商，组织技术交流或现场考察（针对关键物料），评估其生产能力、质量管控水平、交付能力及服务响应速度。

责任部门：采购部、质量部（技术支持）、需求部门（参与技术交流）

输出成果：《供应商资质评估表》、《供应商现场考察记录表》（如有）

（三）供应商选择与价格确定

操作内容：

根据物料类型选择合适的采购方式：

标准物料：采用比价或议价方式，邀请≥3家合格供应商报价，填写《供应商比价记录表》；

定制物料或大额采购（如单笔金额≥10万元）：采用公开招标或竞争性谈判，成立招标小组（含采购、质量、财务、需求部门代表），制定招标文件并组织开标评标。

综合评估价格、质量、交付、服务、付款条件等因素（可设置评分权重，如价格占40%、质量占30%、交付占20%、服务占10%），确定中标/首选供应商，报采购总监（如总监）审批。

责任部门：采购部、招标小组、财务部

输出成果：《供应商比价记录表》或《招标评标报告》、供应商选定审批单

（四）采购合同签订

操作内容：

采购部根据选定结果，与供应商拟定采购合同，明确以下核心条款：

物料/服务名称、规格型号、数量、单价、总金额；

质量标准（如国标、行标或企业标准）、验收方法及争议处理方式；

交付时间、地点、运输方式及费用承担；

付款条件（如预付款比例、到货付款、账期）、发票类型；

违约责任（如逾期交货、质量不达标的赔偿标准）、合同有效期及终止条件。

法务部（如企业设置）对合同条款进行合规性审核，采购部与供应商双方签字盖章，合同正式生效。

责任部门：采购部、法务部、财务部

输出成果：采购合同（一式两份，供需双方各执一份）

（五）订单下达与交付跟踪

操作内容：

采购部根据合同及需求计划，在ERP系统中创建《采购订单》，同步发送给供应商，并电话确认订单接收情况。

供应商按订单要求组织生产/备货，采购专员（如专员）通过系统跟踪订单进度，关键节点（如生产完成、发货）要求供应商反馈信息，保证按期交付。

如遇供应商可能延期交付，采购部需提前与需求部门沟通，协商调整交付日期或启动备选供应商方案。

责任部门：采购部、供应商

输出成果：《采购订单》（系统编号）、订单跟踪记录表

（六）到货验收与入库

操作内容：

?料到货后，需求部门或仓库根据《采购订单》核对到货数量、外观、型号是否一致，如发觉差异（如短少、破损），需在24小时内通知采购部与供应商。

质量部按合同约定的质量标准进行检验（如抽检或全检），填写《到货验收单》，明确“合格”“让步接收”或“不合格”结论。

验收合格物料，仓库办理入库手续，更新库存数据；验收不合格物料，由采购部联系供应商退换货或协商处理方案（如折扣、报废），并记录《不合格品处理记录》。

责任部门：仓库、质量部、需求部门、采购部

输出成果：《到货验收单》、《不合格品处理记录》（如有）

（七）付款结算与供应商评价

操作内容：

采购部收集验收单、发票、合同等结算资料，提交财务部审核。财务部核对单据一致性（如订单号、金额、发票信息）及付款条件，确认无误后安排付款。

付款完成后，采购部在供应商管理系统中更新供应商合作记录，包括交付准时率、质量合格率、价格竞争力、服务响应速度等指标。

每季度/年度组织供应商评价，评分结果作为后续合作（如订单分配、淘汰）的重要依据，对优秀供应商给予优先合作或激励措施。

责任部门：财务部、采购部、质量部

输出成果：付款审批单、供应商季度/年度评价报告

三、核心流程模板表格集

（一）采购需求申请表

需求部门

需求日期

需求类型（□生产□行政□项目□其他）

物料/服务名称

规格型号

单位

预算金额（元）

期望交付日期

用途说明（可附页）

需求部门负责人签字：

日期：

采购对接人签字：

（二）供应商资质评估表

供应商名称

联系人