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公司年会策划执行全流程清单及示例

一、年会策划的适用情境与目标设定

公司年会作为年度重要活动，适用于以下场景：

企业里程碑节点：如公司成立5周年、10周年等，回顾发展历程，展望未来方向；

年度总结与激励：表彰优秀员工，总结年度业绩，明确下一年战略目标，激发团队斗志；

团队凝聚力建设：通过互动游戏、文艺汇演等环节，增进员工间沟通，强化企业文化认同；

客户与伙伴关系维护：邀请重要客户、合作伙伴参与，展示企业实力，深化合作基础。

目标设定需明确核心方向：例如“以‘感恩同行·创领未来’为主题，实现员工参与率90%以上、满意度85%以上，通过表彰先进与团队互动，传递企业价值观”。

二、年会策划执行全流程分步指南

（一）筹备期：提前1-3个月，夯实基础

确定年会核心目标与主题

目标细化：结合企业年度战略，明确年会是偏向“总结型”“激励型”还是“团建型”，避免目标模糊（如“单纯办一场热闹的活动”）。

主题设计：需贴合企业文化与年度关键词，例如：

业绩增长显著的企业：“聚力突破·共赢202X”；

强调团队协作的企业：“同心筑梦·携手远航”。

组建筹备团队与分工

成立专项小组，明确职责，保证事事有人管：

总负责人（*总监）：统筹整体进度，审批预算，协调跨部门资源；

策划组（*经理牵头）：设计主题、流程、节目方案，撰写主持稿；

执行组（*主管牵头）：对接场地、供应商，负责现场布置、物资采购；

后勤组（*专员牵头）：安排餐饮、交通、住宿（如有家属参与），负责员工签到、物料发放；

宣传组（*专员牵头）：设计邀请函、海报，负责现场摄影、视频录制及后期宣传。

制定年会预算与审批

预算需覆盖所有环节，预留10%-15%备用金应对突发情况，主要项目包括：

场地租赁费（含设备使用）；

餐饮费（正餐+茶歇）；

物料制作费（背景板、签到墙、节目单等）；

节目奖品与抽奖礼品；

演出服装、道具租赁；

交通住宿费（如需异地员工或家属参与）。

确定时间、地点与规模

时间：避开业务高峰期，建议选择周五下午+晚上（如13:00-20:00），便于员工参与；

地点：根据规模选择，100人以内可优先考虑公司内部场地（节省成本），100人以上建议选酒店宴会厅（配套完善）；

规模：明确参与人员范围（全体员工/家属/客户/供应商），提前统计人数，保证场地与物料匹配。

策划年会流程与节目征集

流程框架（示例）：

时间

环节

内容说明

13:00-13:30

签到入场

设置签名墙、合影区，发放伴手礼

13:30-14:00|开场环节|播放年度回顾视频，领导开场致辞|

14:00-15:00|年度总结与表彰|总经理做年度报告，颁发优秀员工奖|

15:00-16:30|文艺汇演|部门选送节目（歌舞、小品等）|

16:30-17:00|互动游戏与抽奖|团队游戏+分轮次抽奖（三等奖至一等奖）|

17:00-18:30|晚宴|自由交流，播放背景音乐|

18:30-19:00|结束环节|总经理致闭幕词，集体合影|

节目征集：提前1.5个月向各部门征集节目，明确节目类型（鼓励原创，结合部门特色）、时长（单节目不超过8分钟），筛选后安排2次彩排（提前1周、提前3天）。

设计邀请函与物料准备

邀请函：电子版（邮件/企业）+纸质版（重要嘉宾），包含主题、时间、地点、着装建议（如“商务休闲”）、联系人及联系方式；

物料清单：背景板（含主题LOGO）、签到墙、胸牌、节目单、桌卡、游戏道具（如你画我猜卡片、接力棒）、奖品（定制礼品、购物卡）、急救包、备用电池等。

（二）执行期：提前1周至当日，精准落地

场地布置与设备调试（提前1-2天）

布置重点：

入口处：设置签到台、指示牌、主题背景板；

主会场：舞台（用于表演/颁奖）、观众席桌椅排列（预留通道）、灯光音响调试（提前测试麦克风、投影仪）；

功能区：茶歇区（摆放水、零食、纸巾）、奖品区（专人看守，避免错拿）、合影区（布置拍照道具）。

设备检查：与场地方确认电力负荷、网络稳定性，准备备用音响、投影仪（防止突发故障）。

流程彩排与人员对接（提前1天）

彩排内容：主持人串词衔接、领导出场顺序、颁奖流程（奖品提前摆放到位）、节目走位（保证舞台安全）；

人员对接：

与供应商确认餐饮上菜时间、桌餐/自助餐安排；

与表演者沟通服装、道具需求，提醒到场时间；

与后勤组确认签到人员分工（如引导、物料发放）。

当日执行与现场把控

签到环节：安排2名工作人员引导员工签到（电子签到/纸质签到），发放胸牌、节目单、伴手礼，设置“遗失物品存放处”；

流程把控：总负责人通过对讲机与各小组实时沟通，每个环节预留5分钟缓冲时间（如表彰环节超时，可适当压缩游戏时长）；

应急处理：

设备故障：立即启用备用设备，技术人员同步维修；

人员迟到：预留