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合同执行员岗位说明书

基本信息

岗位名称：合同执行员

所属部门：合同管理部

岗位编号：[具体编号]

直接上级：合同管理部经理

直接下级：无

编写日期：[具体日期]

岗位概述

合同执行员主要负责公司各类合同从签订到履行完毕的全过程跟踪与管理工作，确保合同条款得到有效执行，维护公司的合法权益。通过与公司内部各部门及外部合作方的密切沟通协调，及时解决合同执行过程中出现的问题，保障合同的顺利履行，为公司业务的正常开展提供有力支持。

工作内容

合同前期准备与审查

1.合同资料收集与整理

与业务部门、销售部门等相关部门沟通，收集合同签订所需的各类基础资料，如合作方的营业执照、资质证书、业绩证明等，确保资料的完整性和准确性。

对收集到的资料进行分类整理，建立合同档案的初步框架，为后续合同管理工作奠定基础。

2.合同条款审查

协助法务部门对合同条款进行细致审查，重点关注合同的标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任等核心条款。

从业务实际执行的角度出发，对合同条款的合理性、可行性提出意见和建议，避免出现模糊不清或不利于公司的条款。

参与合同评审会议，就合同执行过程中可能遇到的问题进行分析和讨论，为公司决策提供参考。

合同签订与备案

1.合同签订流程跟进

按照公司的合同签订流程，负责合同的内部审批流转工作，及时将合同提交给相关领导和部门进行审批。

跟踪审批进度，与各审批环节的人员保持沟通，确保审批工作的高效进行。

协调合作方完成合同的签署工作，确保合同的签订符合法律法规和公司的规定。

2.合同备案与存档

合同签订后，及时将合同原件进行备案存档，建立合同台账，记录合同的基本信息、签订时间、履行期限、付款方式等重要内容。

利用合同管理系统对合同进行电子化管理，方便查询和统计，提高合同管理的效率和准确性。

合同执行跟踪与监控

1.合同执行计划制定

根据合同条款和公司的业务安排，制定详细的合同执行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人。

将合同执行计划分解到具体的部门和岗位，确保各项工作责任到人，为合同的顺利执行提供保障。

2.合同执行情况跟踪

定期对合同的执行情况进行跟踪检查，及时掌握合同的履行进度，包括货物交付、服务提供、款项支付等方面的情况。

建立合同执行情况反馈机制，要求相关部门和人员定期汇报合同执行情况，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。

3.合同风险预警与处理

对合同执行过程中的潜在风险进行识别和评估，如合作方违约、市场价格波动、政策法规变化等，及时发出风险预警。

针对不同的风险情况，制定相应的应对措施，如与合作方协商解决、采取法律手段维护公司权益等，确保公司的利益不受损失。

合同变更与解除管理

1.合同变更管理

当合同执行过程中出现需要变更合同条款的情况时，及时与合作方进行沟通协商，了解变更的原因和需求。

协助法务部门对合同变更的内容进行审查，确保变更后的合同条款符合法律法规和公司的利益。

按照公司的合同变更流程，完成合同变更的审批和签署工作，并及时更新合同台账和相关记录。

2.合同解除管理

在合同履行过程中，如出现合作方严重违约、不可抗力等导致合同无法继续履行的情况，及时提出合同解除的建议。

协助法务部门办理合同解除的相关手续，包括发出解除通知、协商解决善后事宜等，确保合同解除的合法性和合规性。

合同结算与收尾工作

1.合同结算管理

根据合同约定的付款方式和时间节点，及时与财务部门沟通协调，办理合同款项的结算工作。

对合作方提交的结算资料进行审核，确保结算金额的准确性和合理性。

协助财务部门进行应收账款的催收工作，及时掌握款项到账情况，避免出现坏账损失。

2.合同收尾工作

合同履行完毕后，对合同执行过程中的文件、资料进行整理归档，完成合同的收尾工作。

对合同执行情况进行总结评估，分析合同执行过程中存在的问题和经验教训，为今后的合同管理工作提供参考。

沟通协调与客户关系维护

1.内部沟通协调

与公司内部的业务部门、销售部门、生产部门、财务部门等保持密切沟通，及时了解合同执行过程中的需求和问题，协调各部门之间的工作，确保合同的顺利执行。

定期组织召开合同执行协调会议，通报合同执行情况，解决部门之间的协作问题，提高工作效率。

2.外部沟通协调

与合作方保持良好的沟通联系，及时了解合作方的需求和意见，协调解决合同执行过程中出现的问题。

定期对合作方进行回访，收集合作方的反馈信息，不断改进公司的服务质量和合同执行水平。

处理合作方的投诉和纠纷，维护公司的良好形象和商业信誉。

任职资格

教育背景

本科及以上学历，法律、经济、管理等相关专业优先。

工作经验

具有[X]年以上合同管理或相关工作经验，有大型企业合同管理工作经验者优先。

专业技能

熟悉合同法等相关法律法规，具备较强的法律意识和风险防范能力