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公司档案编号规则

一、总则

为规范公司档案管理，提高档案检索效率，确保档案的系统性、完整性与安全性，特制定本规则。本规则旨在为公司各类档案提供统一、科学的编号标准，适用于公司内部所有需要归档管理的文件材料，包括但不限于行政、人事、财务、业务、项目等各类档案。全体员工在档案的形成、整理、归档、保管及利用过程中，均须严格遵守本规则。

二、档案编号基本原则

档案编号应遵循以下基本原则，以保证其规范有效：

1.唯一性原则：每一份档案材料或每一卷（册）档案均应有一个唯一的档案编号，杜绝重复编号现象，确保通过编号能够准确指向特定档案。

2.系统性原则：编号应能反映档案的形成规律、内容属性及内在联系，便于按一定体系进行分类管理和逻辑组织。

3.简洁性原则：在满足标识和管理需求的前提下，编号应力求简洁明了，便于记忆、书写和计算机处理，避免过于冗长复杂。

4.可扩展性原则：编号规则应具备一定的前瞻性和灵活性，能够适应公司未来业务发展和档案数量增长的需求，便于新增档案类别的融入和编号体系的扩展。

5.稳定性原则：档案编号一经确定，不应随意更改。如确需调整，须履行相应审批程序，并对原有编号及相关记录进行规范处理，以维护档案管理的连续性。

6.规范性原则：编号的构成要素、编码方法、书写格式等应统一规范，符合公司档案管理的整体要求。

三、档案编号结构与组成

公司档案编号采用层级组合结构，主要由以下几个部分构成（具体组合方式可根据档案类型特点调整）：

基本结构模型：[档案类别代码]-[年度代码]-[部门/业务代码]-[顺序号]

1.档案类别代码：

*用以区分档案的大类，采用大写英文字母或字母组合表示。

*例如：行政类档案用“XG”，人事类档案用“RS”，财务类档案用“CW”，业务合同类用“HT”，项目类用“XM”等。具体类别及对应代码详见附件《公司档案类别及代码表》。

2.年度代码：

*标识档案形成或归档的年度，采用两位阿拉伯数字表示，取年份的后两位。

*例如：2023年形成的档案，年度代码为“23”。

3.部门/业务代码：

*标识档案形成的部门或特定业务模块，可采用大写英文字母、字母组合或两位阿拉伯数字表示。

*例如：人力资源部用“HR”或“01”，市场部用“SC”或“02”等。具体部门及对应代码详见附件《公司部门及代码表》。对于跨部门或公司级的档案，可使用特定代码如“GS”（公司）或“00”。

4.顺序号：

*在同一类别、同一年度、同一部门/业务代码下，按档案形成或归档的先后顺序编排的流水号，通常采用三位阿拉伯数字表示，不足位数的前面用“0”补齐。

*例如：同一条件下的第一份档案顺序号为“001”，第十份为“010”。

示例：

一份2023年由人力资源部形成的行政类档案，若为该类别、年度、部门下的第5份，则其编号可能为：XG-23-HR-005

四、档案编号编制方法

1.档案类别划分与编码：公司档案管理部门负责组织划分档案一级类别及二级子类，并为每个类别分配唯一的类别代码，编制《公司档案类别及代码表》，经审批后执行。

2.年度代码编制：年度代码统一采用档案形成年度的后两位数字。如形成年度跨年度的项目档案，以项目主要工作完成年度或项目验收年度为准。

3.部门/业务代码编制：公司行政部或人力资源部负责提供标准的部门列表，档案管理部门据此编制《公司部门及代码表》。业务代码则根据公司主要业务模块进行划分和编码。

4.顺序号编制：顺序号在每个“档案类别-年度-部门/业务”组合下从“001”开始连续编排，不允许跳号、重号。当某一组合下的档案数量超过顺序号位数所能容纳的最大值时（如三位顺序号最大为999），应及时评估并调整编号结构（如增加顺序号位数或调整分类细度）。

五、档案编号的管理与使用

1.编号分配与记录：档案形成部门在档案材料整理完毕、准备归档时，应根据本规则向档案管理部门申请档案编号，或由档案管理部门统一进行编号分配。编号分配后，应在《档案归档登记表》中详细记录。

2.档案标识：档案编号一经确定，应清晰、牢固地标识在档案卷宗封面、脊背及相应的档案目录、检索工具上。电子档案的编号应作为其核心元数据之一进行著录。

3.变更与作废：如因档案类别调整、部门合并拆分等特殊情况导致原有编号不再适用，需进行编号变更时，应由档案管理部门提出变更方案，报相关领导审批后执行，并对原编号档案及检索系统进行相应的著录修改和备注说明。作废的编号原则上不再重新启用。

4.规则修订：本档案编号规则并非一成不变，档案管理部门应定期（如每年）对规则的执行情况进行评估。当公司业务发生重大变化或档案管理需求出现显著调整时，应及时组织修订本规则，并将修订内容通知各相关部门。