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消防器材档案管理制度

一、总则

为了加强消防器材的管理，确保消防器材处于良好的备用状态，有效预防和应对火灾事故，保障公司人员生命和财产安全，特制定本。本制度适用于公司内所有消防器材的档案管理工作，涵盖从消防器材的采购、安装、使用、维护到报废的全过程记录与管理。

二、档案管理职责

1.档案管理部门

公司综合管理部门负责消防器材档案的集中管理工作。具体职责包括：建立和维护消防器材档案数据库，对档案资料进行分类、整理、归档和保管；定期对档案进行清查和核对，确保档案的完整性和准确性；按照规定的权限和程序，为相关部门和人员提供档案查阅和借阅服务。

2.使用部门

各使用部门负责本部门消防器材使用情况的日常记录和反馈。在消防器材投入使用后，及时将相关信息传递给档案管理部门，包括器材的安装位置、启用时间、使用人员等；在使用过程中，如发现器材出现故障、损坏或其他异常情况，应及时报告并记录详细情况；协助档案管理部门进行档案的更新和维护工作。

3.维护部门

维护部门负责消防器材维护保养情况的记录和报告。每次对消防器材进行维护保养后，详细记录维护时间、维护内容、更换的零部件等信息，并及时将记录提交给档案管理部门；对消防器材的故障维修情况进行跟踪和记录，包括故障原因、维修方法、维修结果等，确保档案能够真实反映器材的技术状况。

三、档案内容及分类

1.采购档案

采购档案主要记录消防器材的采购信息，包括采购合同、供应商资料、采购发票、产品说明书、质量检验报告等。采购合同应明确器材的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准等条款；供应商资料应包括供应商的营业执照、资质证书、联系方式等；产品说明书应详细介绍器材的性能、使用方法、维护要求等信息；质量检验报告应由具备相应资质的检验机构出具，证明器材符合国家相关标准和规定。

2.安装档案

安装档案记录消防器材的安装过程和相关资料，包括安装图纸、安装施工记录、隐蔽工程验收报告等。安装图纸应准确标注器材的安装位置、布局、连接方式等；安装施工记录应详细记录安装时间、安装人员、安装过程中遇到的问题及解决方法等；隐蔽工程验收报告应由建设单位、施工单位和监理单位共同签署，确认隐蔽工程的质量符合要求。

3.使用档案

使用档案主要记录消防器材的使用情况，包括启用时间、使用人员、使用频率、使用效果等。使用部门应建立消防器材使用台账，定期对器材的使用情况进行统计和分析，并将相关信息及时反馈给档案管理部门。对于重要的消防器材，如消防泵、消防电梯等，还应记录其运行参数和状态，以便及时发现潜在的安全隐患。

4.维护档案

维护档案记录消防器材的维护保养和维修情况，包括维护计划、维护记录、维修报告等。维护计划应根据器材的使用说明书和相关标准制定，明确维护的内容、周期和责任人；维护记录应详细记录每次维护的时间、维护人员、维护内容、更换的零部件等信息；维修报告应包括故障原因分析、维修方法、维修结果等内容，并由维修人员和使用部门负责人签字确认。

5.报废档案

报废档案记录消防器材的报废情况，包括报废申请、报废鉴定报告、报废处理记录等。当消防器材达到使用年限、损坏严重无法修复或不符合国家相关标准和规定时，使用部门应提出报废申请，并附详细的报废原因说明；报废鉴定报告应由专业技术人员或具备相应资质的鉴定机构出具，确认器材是否符合报废条件；报废处理记录应记录器材的报废处理方式和时间，确保报废器材得到妥善处理。

四、档案建立流程

1.采购阶段

在采购消防器材时，采购部门应及时收集和整理相关的采购资料，并在器材到货后一周内将资料提交给档案管理部门。档案管理部门对采购资料进行审核和分类，建立采购档案，并将相关信息录入消防器材档案数据库。

2.安装阶段

安装单位在消防器材安装过程中，应及时记录安装情况，并在安装完成后两周内将安装图纸、安装施工记录、隐蔽工程验收报告等资料提交给档案管理部门。档案管理部门对安装资料进行审核和整理，建立安装档案，并更新消防器材档案数据库中的安装信息。

3.使用阶段

使用部门在消防器材启用后，应及时记录启用时间、使用人员等信息，并在每月底将本部门消防器材的使用情况汇总后提交给档案管理部门。档案管理部门对使用资料进行审核和分析，建立使用档案，并将使用情况与采购、安装等信息进行关联，以便全面了解器材的运行状况。

4.维护阶段

维护部门在每次对消防器材进行维护保养或维修后，应在一周内将维护记录或维修报告提交给档案管理部门。档案管理部门对维护资料进行审核和整理，建立维护档案，并更新消防器材档案数据库中的维护信息。同时，根据维护记录和器材的使用年限，及时提醒使用部门和维护部门进行定期维护和更换零部件。

5.报废阶段

当消防器材需要报废时，使用部门应填写报废申请表，并附相关的报废原因说明和鉴定报告，提交给档案管理