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工程机械档案管理制度

一、总则

为了加强工程机械档案的科学管理，充分发挥档案在工程机械管理、使用、维护和维修中的作用，确保工程机械的安全、高效运行，特制定本制度。本制度适用于公司所有工程机械档案的管理工作。

工程机械档案是指在工程机械的购置、安装调试、使用、维护、维修、改造、报废等全过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。这些档案是工程机械管理的重要依据，对于提高工程机械的管理水平、延长使用寿命、降低维修成本具有重要意义。

二、档案管理职责

1.档案管理部门

档案管理部门是工程机械档案的集中管理部门，负责制定和完善工程机械档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作；接收、整理、保管和提供利用工程机械档案；定期对档案进行鉴定和销毁；组织档案管理人员的业务培训等工作。

档案管理部门应配备具有专业知识和技能的档案管理人员，负责工程机械档案的日常管理工作。档案管理人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉档案管理业务，掌握工程机械的基本知识。

2.使用部门

使用部门是工程机械的直接使用者，负责在工程机械的使用过程中及时收集、整理和移交与工程机械相关的各种资料。使用部门应指定专人负责档案管理工作，定期将工程机械的运行记录、维修记录、保养记录等资料移交档案管理部门。

使用部门在工程机械的购置、安装调试、改造等过程中，应积极配合档案管理部门做好档案资料的收集和整理工作。在工程机械报废时，使用部门应及时将相关资料移交档案管理部门。

3.维修部门

维修部门负责在工程机械的维修和保养过程中及时记录维修情况和保养情况，并将相关资料移交档案管理部门。维修部门应建立完善的维修档案管理制度，对每台工程机械的维修情况进行详细记录，包括维修时间、维修内容、更换的零部件等信息。

维修部门在进行工程机械的改造和大修时，应制定详细的改造和大修方案，并将方案及相关资料及时移交档案管理部门。在维修工作结束后，应及时整理维修记录和相关资料，移交档案管理部门。

三、档案收集与整理

1.收集范围

工程机械档案的收集范围包括：工程机械的购置合同、技术文件、使用说明书、维修手册、安装调试记录、验收报告、运行记录、维修记录、保养记录、改造方案及记录、报废鉴定报告等。

购置合同应包括工程机械的名称、型号、规格、数量、价格、交货时间、质量标准等内容；技术文件应包括工程机械的设计图纸、技术参数、性能指标等内容；使用说明书应包括工程机械的操作方法、注意事项、维护保养要求等内容；维修手册应包括工程机械的故障诊断方法、维修工艺、零部件清单等内容。

2.收集方法

档案管理部门应定期向各部门收集工程机械档案资料，各部门应积极配合档案管理部门的工作，及时移交相关资料。在工程机械的购置、安装调试、改造等过程中，档案管理部门应主动参与，及时收集相关资料。

档案管理部门可以通过建立档案收集清单、定期检查等方式，确保档案资料的完整性和准确性。对于重要的档案资料，档案管理部门应进行原件收集；对于无法收集原件的资料，可以收集复印件，但应注明原件的存放地点。

3.整理要求

档案管理部门在收到各部门移交的档案资料后，应及时进行整理。整理工作应按照档案管理的相关规定和要求进行，包括分类、编号、装订、编目等环节。

档案资料应按照工程机械的种类、型号、购置时间等进行分类，建立分类目录。对于每台工程机械的档案资料，应进行编号，编号应具有唯一性和系统性。档案资料应进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。编目工作应包括编制档案目录、卷内目录等，目录应详细记录档案资料的名称、编号、日期、保管期限等信息。

四、档案保管与存储

1.保管环境

档案管理部门应设置专门的档案库房，用于保管工程机械档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光等条件，保持适宜的温度和湿度。档案库房应定期进行检查和维护，确保档案的安全。

档案库房应配备必要的档案存储设备，如档案柜、密集架等。档案存储设备应符合档案管理的相关标准和要求，便于档案的存放和管理。

2.存储方式

工程机械档案应采用纸质档案和电子档案相结合的存储方式。纸质档案应按照分类和编号的顺序存放在档案柜或密集架中，便于查找和利用。电子档案应存储在专门的服务器或存储设备中，并进行定期备份，防止数据丢失。

档案管理部门应建立档案存储台账，详细记录档案的存储位置、数量、保管期限等信息。对于重要的档案资料，应进行加密存储，确保档案的安全性。

3.保管期限

工程机械档案的保管期限应根据档案的重要程度和使用价值确定。一般情况下，工程机械的购置合同、技术文件、验收报告等档案资料应永久保存；运行记录、维修记录、保养记录等档案资料的保管期限为1020年；报废鉴定报告等档案资料应保存至工程机械报废后5年。

档案管理部门应定期对档案进行鉴定，对于