采购申请与审批流程表成本控制标准化版.docVIP

采购申请与审批流程表成本控制标准化版工具说明

一、适用范围与业务场景

本工具适用于各类企业内部采购活动的规范化管理，尤其适用于对成本控制有明确要求的场景，包括但不限于：日常办公用品采购、生产原材料采购、固定资产采购、服务外包采购等。通过标准化流程，保证采购需求合理、成本可控、审批高效，适用于中小型企业及大型集团各业务单元的采购管理，也可作为企业采购制度落地的实操指引。

二、标准化操作流程指引

1.需求提出与申请单填写

责任主体：采购需求部门（如行政部、生产部、市场部等）

操作内容：

需求部门根据实际业务需求（如办公耗材补充、设备更新、项目物料等），填写《采购申请与审批流程表》，详细列明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、单位、预估单价、预估总价、用途说明及期望交付时间。

需求部门负责人（*经理）对采购需求的必要性进行初审，确认需求符合部门年度工作计划及预算范围后，签字确认。

关键要求：预估单价需参考历史采购数据、市场询价结果或供应商报价，保证成本估算的合理性；用途说明需清晰具体，避免模糊描述（如“办公用品”需细化至“A4纸500张，70g规格”）。

2.成本初审与预算核对

责任主体：财务部/成本控制部门

操作内容：

财务部收到经需求部门负责人签字的申请表后，重点核对以下内容：

（1）采购项目是否对应已批复的预算科目，预算金额是否充足；

（2）预估单价是否超过企业采购标准价格（如存在价格标准，需附《价格标准对照表》）；

（3）对于超预算采购，需需求部门提交《超预算说明》，详细阐述超预算原因及成本优化方案。

财务部填写“成本初审意见”，确认“符合预算”“需补充说明”或“建议调整预算”，并签字反馈至需求部门。

关键要求：若预估单价超过市场平均价格15%及以上，财务部需启动市场询价程序，要求需求部门提供至少3家供应商的报价单作为支撑。

3.分级审批与权限确认

责任主体：分管领导、总经理/采购决策委员会

操作内容：

根据采购金额及项目类型，按以下层级审批（示例，企业可自行调整）：

采购金额

审批权限

5,000元以下

需求部门负责人+财务主管

5,000-50,000元

需求部门负责人+财务主管+分管领导（*总监）

50,000元以上

需求部门负责人+财务主管+分管领导+总经理（*总）

单次采购超100,000元或重大项目

需提交采购决策委员会集体审议

审批人需重点关注采购成本的合理性、需求的紧急性及对企业整体预算的影响，在审批表上明确签署“同意”“不同意需重新申请”或“同意但优化成本”意见。

关键要求：审批需在2个工作日内完成，紧急采购（如生产突发故障需立即采购的备件）可启动“绿色审批通道”，但需在事后1个工作日内补签审批手续。

4.采购执行与供应商选择

责任主体：采购部门

操作内容：

采购部门收到审批通过的申请表后，根据采购金额及项目性质选择供应商：

5,000元以下：可从企业合格供应商库中直接选择，或进行简易比价（至少2家供应商报价）；

5,000元以上：需通过公开询价、招标或竞争性谈判方式确定供应商，保留询价记录或招标文件；

重大项目：需签订正式采购合同，明确价格、质量、交付、验收标准及违约条款。

采购部门将最终确定的供应商信息、实际采购金额填写至审批表，反馈至需求部门及财务部。

关键要求：优先选择长期合作供应商或战略供应商，同等条件下成本最优者优先；禁止指定供应商或与供应商存在利益关联。

5.验收与成本差异分析

责任主体：需求部门、财务部

操作内容：

需求部门收到采购物品/服务后，按照申请表中的规格、数量及质量要求进行验收，填写《验收单》，验收人（*主管）签字确认；

财务部对比实际采购金额与预估金额，若差异超过5%，需需求部门提交《成本差异分析说明》，解释差异原因（如市场价格波动、规格调整等），并报分管领导备案；

验收通过后，采购部门、财务部、需求部门三方在审批表上签字确认，完成采购闭环。

关键要求：验收不合格的采购项目，需及时通知供应商退换货或整改，相关费用由供应商承担，不得计入企业成本。

6.归档与流程复盘

责任主体：行政部/档案管理部门

操作内容：

每月结束后，行政部汇总当月《采购申请与审批流程表》及相关附件（如报价单、合同、验收单），按“申请单号”分类归档，保存期限不少于3年；

财务部每季度对采购成本数据进行分析，重点监控超预算采购、高频次采购项目及成本异常波动项，形成《采购成本分析报告》，提交管理层优化采购策略。

三、采购申请与审批流程表模板

采购申请与审批流程表

基本信息

申请单号

（由行政部按年度统一编制，如CG-2024-001）

申请部门

申请人

*某某

联系方式

（内部办公电话，避免私人号码）

申请日期

年月日

采购详情

物品/服务名称

规格型号

数量

单位

预估单价（元）

预估总价（元）