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合同审核与签订标准化流程工具

一、适用场景

本工具适用于企业内部各类经济合同的规范化管理，涵盖采购合同、服务合同、租赁合同、合作协议等类型，适用于业务部门发起需求、法务部门审核条款、财务部门把控资金风险、管理层审批决策等全流程协作场景，旨在通过标准化流程降低合同法律风险，提高签约效率，保障企业合法权益。

二、标准化操作流程

1.需求发起与合同起草

责任主体：业务部门经办人（某某）、部门负责人（某某）

操作内容：

（1）业务部门根据合作需求，填写《合同需求申请表》，明确合同类型、合作方基本信息、合同标的、数量、价款、履行期限、核心诉求等关键要素，附上合作方资质文件（营业执照复印件、授权委托书等）及需求相关附件（如技术参数、服务标准等）。

（2）部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，签字确认后交由合同起草人（业务部门或法务部门）根据企业标准模板起草合同文本。

输出成果：《合同需求申请表》（附件1）、合同初稿、合作方资质材料

2.部门内部审核

责任主体：合同起草部门经办人（某某）、部门负责人（某某）

操作内容：

（1）起草部门对照《合同需求申请表》，对合同初稿的条款完整性、数据准确性、商务条款（如价格、交付方式）与需求的一致性进行自查，保证无遗漏或矛盾。

（2）部门负责人重点审核合同内容是否符合业务目标、是否超出部门预算权限，对发觉的问题要求起草人修改完善，形成《合同审核意见表》（附件2）中的“部门审核意见”部分。

输出成果：部门审核后的合同稿、《合同审核意见表》（部门意见填写完毕）

3.法务专项审核

责任主体：法务部专员（某某）、法务部负责人（某某）

操作内容：

（1）法务部接收审核材料后，重点审查以下内容：

合同主体资格（合作方是否具备相应民事行为能力、是否超越经营范围、授权委托是否有效）；

合同条款合法性（是否符合法律法规、是否存在无效或可撤销条款）；

权责对等性（双方权利义务是否明确、违约责任是否合理、争议解决方式是否约定清晰）；

关键风险点（如知识产权归属、必威体育官网网址义务、不可抗力条款、合同解除条件等）。

（2）法务部出具书面审核意见，对不合规或存在风险的条款提出修改建议，反馈至起草部门调整；重大风险问题需同步至管理层及财务部。

输出成果：法务审核意见（书面/系统留痕）、修改后的合同稿

4.财务资金审核

责任主体：财务部专员（某某）、财务部负责人（某某）

操作内容：

（1）财务部重点审核合同中的资金相关条款：

价款及支付方式（是否符合企业定价策略、支付条件是否明确、预付款比例是否合理）；

税费承担（是否明确税费种类及承担方）；

发票要求（发票类型、开具时间及交付条件）；

履约保证金、违约金等财务条款的合规性及对企业现金流的影响。

（2）财务部在《合同审核意见表》中填写“财务审核意见”，确认资金安排无风险后，流转至下一环节。

输出成果：《合同审核意见表》（财务意见填写完毕）、资金风险评估说明（如需）

5.业务负责人及管理层审批

责任主体：业务分管领导（某某）、总经理/授权审批人（某某）

操作内容：

（1）业务分管领导结合业务目标、法务及财务审核意见，对合同的商务条款、战略匹配度进行最终审核，确认合同签署的必要性及可行性。

（2）根据合同金额及重要性，提交至总经理或授权审批人进行最终审批（重大合同需经总经理办公会集体审议）。审批人重点审核合同是否符合企业整体利益、风险是否可控，签署《合同签署审批表》（附件3）。

输出成果：《合同签署审批表》（最终审批意见）、审批完成确认函

6.合同签署与用印管理

责任主体：行政部用印专员（某某）、签约代表（某某）

操作内容：

（1）行政部收到《合同签署审批表》及最终版合同后，核对审批手续是否齐全、合同文本是否与审批版本一致，确认无误后启用合同专用章（严禁以公章代替合同章）。

（2）签署仪式上，双方签约代表需出示有效证件号码件及授权委托书（如为代理人），按合同文本份数逐一签字、盖章，保证骑缝章完整。

（3）签署完成后，行政部留存合同原件（至少2份，企业执1份，合作方执1份），复印件分发至业务、法务、财务部门归档。

输出成果：签署生效的合同原件、用印登记记录

7.合同归档与履行跟踪

责任主体：业务部门经办人（某某）、档案管理员（某某）

操作内容：

（1）档案管理员按“一合同一档”原则，将合同审批材料、签署文本、附件等整理归档，录入《合同台账登记表》（附件4），保证信息可追溯。

（2）业务部门负责合同履行跟踪，按约定督促合作方履行义务（如交付、验收），记录履行情况，发觉异常及时上报法务及管理层处理。

输出成果：合同档案（电子+纸质）、《合同台账登记表》、履行情况报告

三、配套工具表格

附件1：合同需求申请表

序号

项目

内容说明

填写示例

1

需求部门

发起需求的业务部门名称

采购部

2