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一、适用范围与典型场景
本标准化模板适用于各类企业（中小型企业、集团化企业等）的日常采购管理场景，涵盖物料采购、服务采购、固定资产采购等多种类型。典型场景包括：日常办公耗材批量采购、生产原材料紧急补采、市场推广服务外包采购、办公设备新增采购等。通过统一模板规范，可解决传统采购申请中信息不完整、审批流程冗余、成本追溯困难等问题，尤其适用于需跨部门协作（如行政部、生产部、财务部）的采购管理需求。
二、标准化操作流程详解
1.申请发起：需求提报与信息填写
责任人：采购申请人（如需求部门经办人*）
操作内容：
登录企业采购管理系统或标准化模板，填写基础信息：申请单号（系统自动或按规则编号，如“CG-2024–X”）、申请日期、申请人姓名*、所属部门、联系方式。
详细填写采购需求明细：物品/服务名称（需明确规格型号，如“A4纸80g500张/包”）、单位、数量、预算单价（参考历史采购价或市场公允价）、预算金额（=预算单价×数量）、采购用途（如“行政部日常办公使用”“生产线A原料补货”）、紧急程度（标注“紧急/一般/不紧急”，影响审批优先级）。
必要附件：如需求说明（需部门负责人签字确认的纸质扫描件或电子签章）、历史采购记录（若有）、比价初步结果（至少3家供应商报价单，紧急采购可后补但需备注）。
关键输出：《采购申请审批单》（电子/纸质）+附件清单
时限要求：常规采购需提前3个工作日发起，紧急采购需同步说明原因并提请加急审批。
2.部门初审：需求合规性与预算初审
责任人：申请人所属部门负责人*
操作内容：
核查采购需求的必要性：是否符合部门年度工作计划？是否为重复采购或可替代方案（如租赁vs购买）？
审核预算匹配度：预算金额是否在部门年度预算额度内？超预算部分是否已说明补充资金来源？
确认采购明细准确性：数量、规格是否满足实际需求？有无错填漏填？
关键输出：部门负责人签字（电子/纸质）+“初审通过”意见，若不通过需注明驳回原因（如“需求不明确”“超预算未说明”）。
时限要求：1个工作日内完成，紧急采购需2小时内反馈。
3.财务复审：成本控制与预算合规
责任人：财务部审核人*
操作内容：
预算合规性审核：申请预算是否与公司财务制度一致？是否涉及跨部门预算调剂？
成本合理性评估：对比历史采购价、市场均价（通过第三方平台查询或询价），判断预算单价是否虚高；对大额采购（如单笔超5万元）需要求提供成本分析说明。
资金支付计划审核：若为预付款或分期付款，需确认付款节点与合同约定匹配。
关键输出：财务审核签字+“复审通过”意见，若不通过需注明调整建议（如“预算单价下调X%”“建议增加比价供应商”）。
时限要求：2个工作日内完成，紧急采购需4小时内反馈。
4.采购终审：执行方案与供应商合规
责任人：采购部负责人*
操作内容：
采购方式确认：根据金额和品类确定采购方式（如公开招标、询比价、单一来源采购），保证符合公司采购制度。
供应商资质审核：核查供应商营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可），排除失信企业。
执行方案细化：明确交货期、验收标准、付款方式等，与申请人、财务部确认一致。
关键输出：采购负责人签字+“终审通过”意见+采购执行方案摘要。
时限要求：3个工作日内完成，紧急采购需1个工作日内完成。
5.审批完成：归档与执行传递
责任人：采购部经办人*
操作内容：
整理审批全流程材料（申请单、各环节签字件、附件），归档至电子档案系统（保留5年以上）或纸质档案库。
将审批通过的《采购申请审批单》及执行方案同步至供应商（签订合同）和仓库/使用部门（准备收货）。
跟踪采购执行进度，保证按时交付，验收后反馈财务部支付尾款。
三、采购申请审批单模板结构
表头信息
采购需求明细
供应商信息
审批流程
备注与附件
申请单号：__________
物品/服务名称：________
首选供应商：_________
部门负责人签字：____
采购用途：__________
申请日期：____//
规格型号：_____________
备选供应商：_________
财务审核签字：______
紧急程度：□紧急□一般□不紧急
申请人：_____________
单位：________________
报价单附件：□有□无
采购负责人签字：____
需求说明：__________
所属部门：___________
数量：________________
联系人/电话：________
分管领导签字：______
比价记录：__________
联系方式：___________
预算单价：____________
总经理签字：_________
其他附件：__________
预算金额：____________
实际预估单价：__
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