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采购管理流程工具集

一、适用范围与应用场景

本工具集适用于各类企业（含生产型、服务型、贸易型企业）的日常采购、项目专项采购、紧急采购等场景，覆盖从需求提报到最终付款的全流程管理。具体包括但不限于：

常规物料采购：如生产原材料、办公用品、低值易耗品等；

服务类采购：如咨询服务、技术服务、运维服务等；

固定资产采购：如设备、仪器、办公家具等；

应急采购：因突发需求（如设备故障、项目临时加急）需快速完成的采购任务。

无论采购规模大小、金额高低，本工具集均可帮助采购部门规范流程、明确责任、降低风险，保证采购活动合规、高效、透明。

二、采购管理全流程操作指南

（一）需求提报与审批

目标：明确采购需求，保证需求合理、预算可控。

操作步骤：

需求发起

需求部门（如生产部、行政部、项目部）填写《采购需求申请表》（详见模板1），详细说明：

需求名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间；

预算金额（需符合公司预算管理制度）；

技术参数或服务要求（如适用，需附技术附件）。

申请人签字后提交至部门负责人审核。

需求审核

部门负责人：审核需求必要性、合理性（如数量是否匹配实际需求、预算是否在部门额度内），签字确认后传递至采购部。

采购部：审核需求可执行性（如物料是否属于公司集采范围、供应商资源是否充足），对超预算需求（如超出部门预算10%以上）标注“需特别审批”，同步反馈至需求部门补充说明。

财务部（如需）：审核预算科目是否正确、资金是否落实。

分管领导（如需）：根据采购金额或重要性（如单笔金额≥5万元）进行最终审批。

需求确认

审批通过后，采购部向需求部门反馈《采购需求确认函》，明确采购任务编号、负责人及时间节点；审批驳回的，需求部门根据意见修改后重新提报。

（二）供应商选择与管理

目标：筛选优质供应商，保证采购性价比与合规性。

操作步骤：

供应商寻源

采购部根据需求类型，通过以下渠道收集供应商信息：

公开渠道（如行业展会、招标平台、供应商自荐）；

现有供应商库（优先选择合作良好、资质齐全的供应商）；

需求部门推荐（需供应商提供资质文件供采购部审核）。

供应商资质审核

采购部对候选供应商进行资质初审，必备材料包括：

营业执照、税务登记证（三证合一的只需提供营业执照）；

相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、特种设备生产许可证等，根据需求类型确定）；

法定代表人身份证明、授权委托书（如委托他人办理）；

近三年类似合作业绩（如合同复印件，需隐去敏感信息）。

资质审核通过后，录入《合格供应商名录》（详见模板2），定期（每季度）更新供应商状态。

供应商评估与选择

根据采购金额与需求类型，选择以下方式确定供应商：

询价比价（适用于金额≤5万元的小额采购）：向3家及以上供应商发出《询价单》（详见模板3），对比报价、交期、服务后，选择最优方案；

招标采购（适用于金额≥5万元或复杂项目）：编制招标文件，通过公开/邀请招标方式确定中标供应商，流程需遵循《招投标管理办法》；

单一来源采购（适用于唯一供应商或紧急情况）：需经分管领导审批，说明理由并留存审批记录。

评估结果需形成《供应商评估报告》（详见模板4），由采购部负责人、需求部门负责人、分管领导签字确认。

（三）合同签订与执行

目标：明确双方权责，规避法律风险。

操作步骤：

合同起草

采购部根据供应商选择结果，使用《采购合同模板》（详见模板5）起草合同，核心条款包括：

标的物名称、规格型号、数量、单价、总价；

质量标准（如国标、行标或双方约定技术参数）；

交付时间、地点、方式；

付款方式（如预付款比例、到货款、质保金比例及支付节点）；

违约责任（如逾期交货、质量不达标时的赔偿标准）；

争议解决方式（如协商、仲裁或诉讼）。

合同审核

采购部负责人审核合同条款完整性、合规性；

法务部（或指定法务人员）审核法律风险（如条款歧义、违约责任是否明确）；

财务部审核付款条款与财务制度是否一致（如发票类型、支付节点）；

需求部门审核技术参数、交付要求是否匹配需求。

审核通过后，由双方法定代表人或授权代表签字盖章，合同生效。

合同交底与执行跟踪

采购部向供应商发送《合同交底函》，明确交付细节、验收标准等；

使用《采购订单跟踪表》（详见模板6）实时跟踪订单进度，记录供应商备货、发货、物流信息，每周向需求部门反馈进展；

如遇延迟交货、质量异常等问题，采购部需及时与供应商沟通，协调解决并留存书面记录。

（四）验收与付款

目标：保证采购标的物符合要求，规范资金支付。

操作步骤：

到货验收

供应商按合同约定交付后，需求部门牵头组织验收，采购部、使用部门（如适用）参与：

数量验收：核对实物数量与合同/订单是否一致；

质量验收：依据合同约定的质量标准（如抽检比例、检测方法），必要时委托第三方检测机构出具报告；

资料验收：核对供应商是否提