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企业日常财务报销流程模板

一、引言

为规范公司日常财务报销行为，加强财务管理，提高报销效率，确保资金使用的合规性与合理性，特制定本流程模板。本流程适用于公司全体员工的日常费用报销，包括但不限于差旅费、业务招待费、办公费、交通费等。各部门及员工在办理报销业务时，均应严格遵守本流程规定。

二、报销流程详解

（一）事前了解与规范

1.报销制度知悉：员工在发生费用前，应充分了解公司《费用报销管理制度》（或相关规定），明确各项费用的报销标准、范围、所需凭证及审批权限。如有疑问，应提前向财务部咨询。

2.预算控制：各项费用支出原则上应在部门预算内执行。对于超预算或预算外支出，需按公司预算管理规定提前申请审批。

3.原始凭证获取：发生费用时，务必向对方索取合法、合规的原始凭证（主要为发票）。发票抬头须为公司全称，内容应清晰、准确，与实际经济业务相符。

（二）报销申请与单据填写

1.填写《费用报销单》：

*员工在费用发生后，应及时填写公司统一格式的《费用报销单》。

*填写内容包括：报销日期、报销部门、报销人姓名、费用所属项目（如有）、费用事由（详细说明费用发生的原因、时间、地点、参与人员等）、费用明细（按费用类别分列，如交通费、住宿费、餐费等）、各项金额及合计金额、附件张数。

*金额大小写须一致，字迹清晰，不得涂改。

*如为替垫费用，需注明“替垫”及原支付人信息。

2.原始凭证粘贴：

*将获取的原始凭证（发票、行程单等）整齐粘贴在《费用报销单》后或《原始凭证粘贴单》上。

*粘贴应遵循“从上到下、从左到右、厚薄均匀、分类粘贴”的原则，确保凭证平整、牢固，便于翻阅和审核。

*较小的票据应均匀分布，避免重叠或遮盖。

（三）部门审批

1.部门负责人审核：报销人将填写完整、粘贴整齐的报销单据提交给部门负责人进行审核。

2.审批内容：部门负责人主要审核费用发生的真实性、业务的必要性与合理性，报销金额是否符合预算及公司规定，报销单据是否完整、规范。

3.签字确认：审核无误后，部门负责人在《费用报销单》的“部门负责人审批”栏签字确认。对不符合要求的报销单据，应退回报销人并说明原因。

（四）财务审核

1.单据提交：经部门负责人审批后的报销单据，由报销人提交至财务部。

2.财务初审：财务部指定专人（通常为费用会计或出纳）对报销单据进行初步审核。

*凭证合规性：检查原始凭证是否合法、有效（如发票是否为正规发票、有无税务监制章、开票日期是否符合规定等）。

*内容完整性：检查《费用报销单》填写是否完整、准确，原始凭证是否齐全，粘贴是否规范。

*金额准确性：复核各项费用金额的计算是否正确，大小写是否一致。

3.财务复审/专业审核：对于初审通过或较为复杂的报销业务，可能由财务经理或指定的专业会计进行复审。

*政策合规性：审核费用是否符合公司财务制度及相关法律法规规定，报销标准是否符合公司政策（如差旅费标准、业务招待费标准等）。

*税务合规性：审核发票的合规性，确保可抵扣进项税额（如适用）及税前扣除的合法性。

*合理性判断：对费用的合理性进行再次评估。

4.审核结果处理：

*审核通过的，财务审核人员在《费用报销单》的“财务审核”栏签字确认。

*审核发现问题的，将单据退回报销人，并一次性告知需补充或更正的事项。

（五）公司领导审批（如适用）

根据公司《财务审批权限管理办法》，对于达到一定金额标准或特定类型的费用报销，需报请公司分管领导、总经理或董事长等进行审批。领导审批主要关注费用的整体合理性及与公司战略的契合度。

（六）付款

1.单据传递：经所有审批流程完毕的报销单据，由财务部负责付款的岗位（通常为出纳）接收。

2.付款安排：出纳根据公司资金状况及付款计划，安排付款。

3.支付方式：按照报销单上注明的支付方式（如银行转账、现金、公务卡还款等）进行支付。采用银行转账的，需核对收款人户名、账号、开户行信息的准确性。

4.付款记录与通知：付款完成后，出纳应在《费用报销单》上记录付款日期、支付凭证号等信息，并及时通知报销人款项已支付。

（七）账务处理与档案管理

1.账务处理：会计人员根据审批通过并已付款的报销单据，进行账务处理，登记相关明细账。

2.档案归档：财务部应将已完成报销流程的《费用报销单》及所附原始凭证，按照会计档案管理规定进行整理、编号、装订，并妥善保管，以备查阅。保管期限应符合国家相关法规要求。

三、报销注意事项

1.及时性：费用发生后，员工应尽快办理报销手续，一般建议在费用发生后的规定期限内完成（例如一个月内）。跨年度费用报销应遵循公司特殊规定。

2.真实性与合规性：报销的所有费用必须真实、合法，严