合作社成员信息管理实务指南.docxVIP

合作社成员信息管理实务指南

合作社作为由成员自愿联合、民主管理的互助性经济组织，其成员是合作社存在和发展的基石。成员信息管理作为合作社规范化运营的核心环节之一，不仅关系到成员权利的行使、义务的履行，更直接影响合作社的决策效率、服务质量乃至长远发展。本指南旨在结合合作社实际运作需求，提供一套系统、实用的成员信息管理操作规范，助力合作社提升内部治理水平。

一、成员信息管理的核心原则

在开展成员信息管理工作前，首先应明确并遵循以下基本原则，以确保管理工作的合法性、有效性与可持续性。

（一）真实性与准确性原则

成员信息的生命在于真实。合作社在采集、录入、更新成员信息时，必须对信息的来源进行严格核实，确保每一项数据都准确无误。虚假或错误的信息可能导致决策偏差、权益分配不公，甚至引发法律纠纷。例如，成员出资额、联系方式等关键信息的失实，将直接影响分红计算和重要通知的传达。

（二）完整性与关联性原则

成员信息管理并非孤立数据的堆砌，而是一个有机整体。应确保信息采集的全面性，涵盖成员身份、出资、交易、参与合作社事务等多个维度。同时，要注重信息之间的关联性，例如将成员的交易记录与其盈余分配挂钩，将其参与表决情况与其成员权利行使情况关联分析，从而形成对成员的立体画像。

（三）必威体育官网网址性与安全性原则

成员信息包含大量个人隐私及敏感商业数据，合作社负有严格的必威体育官网网址义务。必须建立健全信息安全保障机制，明确信息接触权限，防止信息泄露、丢失或被不当使用。非经法定程序或成员本人同意，不得向任何第三方泄露成员个人信息。对于电子信息系统，应采取必要的加密、备份和防攻击措施。

（四）动态管理与及时更新原则

成员信息并非一成不变。成员的联系方式、家庭状况、出资情况、甚至成员资格本身都可能发生变化。合作社应建立常态化的信息更新机制，确保成员信息能够及时反映必威体育精装版状态。定期核查与不定期抽查相结合，是保持信息鲜活度的有效手段。

（五）规范使用与权益保障原则

成员信息的收集与管理应以服务合作社发展和保障成员合法权益为出发点和落脚点。信息的使用应严格限定在合作社章程规定及成员大会授权的范围内，例如用于成员大会通知、盈余分配、股权管理、提供个性化服务等。任何组织和个人不得利用成员信息谋取不正当利益，不得侵犯成员的知情权、参与权、收益权和监督权。

二、成员信息的核心内容与采集规范

成员信息的采集是管理工作的起点，科学界定信息采集范围并规范采集流程，是确保信息质量的前提。

（一）基础身份信息

这是识别成员身份的核心数据，通常应包含以下关键要素：

*成员基本情况：姓名、性别、出生日期、民族、文化程度、政治面貌等。

*身份证明：有效身份证件类型及号码（采集时需核对原件，留存复印件或电子扫描件备案）。

*户籍与住址：户籍所在地详细地址、经常居住地详细地址（便于联系和确认管辖）。

*联系方式：固定电话、移动电话、电子邮箱等，应确保至少有一种联系方式畅通有效。

（二）成员资格与入社信息

*入社时间：精确到年月日，这是计算成员资格、参与分配等权益的重要依据。

*入社方式：是原始入社、新加入还是继承、转让等方式取得成员资格，需有相应的证明材料。

*推荐人/介绍人信息（如合作社章程有规定）：部分合作社在新成员入社时要求有成员推荐。

*入社申请与审批材料：成员填写的入社申请书、理事会（或成员（代表）大会）的审批意见等，作为成员资格认定的原始凭证。

（三）出资与股权信息

资金与股权是成员参与合作社决策和分配的重要依据，相关信息需清晰记录：

*出资总额及构成：货币出资额、非货币财产出资的评估价值及明细（如实物、技术等）。

*出资方式与时间：每一笔出资的具体方式（现金、转账等）和实际到账时间。

*股权证书信息：股权证书编号、签发日期、持股数量、每股金额等。

*股权变动情况：如发生增资、减资、股权转让、继承、赠与等情况，需详细记录变动原因、时间、涉及金额或股数、相关各方签字确认等信息。

（四）交易与往来信息

成员与合作社之间的业务交易量是“按交易量（额）返还盈余”的核心依据，应重点记录：

*主要交易品类：成员与合作社发生业务往来的农产品、生产资料或服务类型。

*交易量（额）记录：按时间段（如月度、季度、年度）记录成员向合作社提供产品、购买生产资料或接受服务的数量、单价、金额等。

*结算信息：交易款项的结算方式、时间、金额，是否存在欠款等。

（五）民主管理信息

体现成员参与合作社治理的权利：

*选举权与被选举权：是否具备相应资格。

*担任职务情况：是否在合作社理事会、监事会、成员（代表）大会等机构中担任职务，以及任职起止时间。

*参会与表决情况：出席成员（代表）大会的次数、参与表决情况、提出提案或建议的记录等。