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工程项目资料归档及管理规范

一、引言

工程项目资料是工程项目建设全过程的真实记录与重要成果，详实、规范的资料管理是项目顺利推进、质量控制、成本核算、竣工验收及后期运维的基础保障。为确保工程项目资料的完整性、准确性、系统性与安全性，充分发挥其在项目管理及后续工作中的凭证、依据与参考作用，特制定本规范。本规范旨在统一项目资料管理标准，明确各参与方职责，规范工作流程，提升项目管理整体水平。

二、基本原则与适用范围

（一）基本原则

1.真实准确原则：所有资料必须真实反映工程项目的实际情况，数据准确无误，签字盖章齐全，严禁伪造、篡改。

2.完整系统原则：资料收集应贯穿项目全生命周期，确保从项目立项到竣工验收乃至后期评估的各个阶段、各个环节的资料无遗漏，并形成有机整体。

3.及时有效原则：资料的形成、收集、整理、归档应与项目进度同步进行，确保资料的时效性，为项目决策与管理提供及时支持。

4.规范有序原则：资料的编制、签署、编号、组卷、装订等应符合国家、行业及本规范的统一要求，做到条理清晰、查阅方便。

5.安全必威体育官网网址原则：对涉及商业秘密、技术秘密及其他敏感信息的资料，应采取严格的必威体育官网网址措施，防止泄露、丢失或损坏。

（二）适用范围

本规范适用于公司所有新建、改建、扩建的工程项目。参与项目建设的各相关单位（包括建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位及其他相关协作单位）在项目实施过程中的资料管理活动，均应遵守本规范。

三、资料的分类与编码

（一）资料分类

工程项目资料应根据其性质、形成阶段及管理需求进行科学分类。一般可分为以下几大类：

1.前期准备阶段资料：包括项目建议书、可行性研究报告、立项批复、规划许可、用地许可、环评批复、初步设计文件及批复等。

2.勘察设计阶段资料：包括工程地质勘察报告、地形测量图、设计招标文件、中标通知书、设计合同、初步设计、技术设计、施工图设计、设计变更、图纸会审记录等。

3.施工阶段资料：

*施工管理资料：施工许可证、施工组织设计、施工方案、项目部组建文件、会议纪要等。

*技术资料：施工图纸、设计交底记录、技术核定单、工程变更单、施工日志等。

*物资资料：材料/设备进场检验记录、合格证、质保单、试验报告等。

*施工记录：各分项分部工程施工记录、隐蔽工程验收记录、测量放线记录等。

*质量评定资料：各检验批、分项、分部工程质量验收记录及评定表。

*安全文明施工资料：安全技术交底、安全检查记录、事故处理记录等。

4.监理资料：监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录、监理日志、工程质量评估报告等。

5.竣工验收资料：竣工图、竣工验收申请报告、验收会议纪要、验收证书、工程总结等。

6.声像及电子文件资料：项目建设过程中的照片、录像、录音等声像资料，以及各类电子文件、数据。

7.其他相关资料：合同文件、工程造价资料、财务资料、审计资料等。

（二）资料编码

资料编码应遵循唯一性、系统性、可扩展性原则，便于识别、检索和管理。编码规则可结合项目特点制定，一般应包含项目代号、资料类别代号、形成阶段代号、顺序号等要素。各参与单位应统一编码标准，确保资料管理的一致性。

四、资料的收集与形成

（一）收集责任

各相关单位及部门应明确资料收集的责任人，按照资料形成的环节和岗位分工，及时收集各类原始资料。建设单位负责统筹协调，监理单位负责监督检查施工单位资料的真实性、完整性和及时性，施工单位负责其施工范围内所有资料的收集、整理和提交。

（二）形成要求

1.规范性：资料的格式、内容、签署应符合相关标准和规定。手写应字迹清晰、工整，不得潦草；打印文件应排版规范。

2.及时性：资料应随工程进度同步形成，避免事后补做。特别是隐蔽工程验收记录、检验批验收记录等，应在验收合格后立即形成。

3.真实性：严禁伪造、变造资料，确保数据真实可靠，签字手续齐全有效。

4.完整性：每份资料的相关附件应齐全，不得缺漏。如图纸会审记录应附签到表，材料检验报告应附出厂合格证等。

五、资料的整理与组卷

（一）整理要求

资料整理应遵循自然形成规律，保持资料间的有机联系，便于查阅和利用。整理过程中应对资料进行鉴别、筛选、排序、编目。

1.鉴别筛选：剔除重复、无效、破损严重无法修复的资料。

2.排序：同一类别的资料应按形成时间顺序或逻辑关系（如施工工序）排列。

3.编目：对每份资料进行编号，并填写卷内目录。卷内目录应包含序号、资料编号、资料名称、形成日期、页次等内容。

（二）组卷要求

1.组卷原则：一般按资料类别和形成阶段组卷，也可根据项目大小和管理需要灵活掌握，但应保证卷内资料的系统性和关联性。

2.案卷构成：案卷应由案卷封面、卷内目录、备考表