通用行业沟通协作平台.docVIP

通用行业沟通协作平台使用指南

一、平台核心价值与适用范围

通用行业沟通协作平台旨在打破组织内部及跨组织间的沟通壁垒，通过统一的信息交互、任务协同与资源管理功能，提升团队协作效率与项目推进质量。本平台适用于以下典型场景：

跨部门项目协同：如产品研发、市场活动、供应链管理等需多团队联动的复杂项目；

客户需求对接：销售、技术、交付团队与客户间的需求传递、方案确认及问题跟进；

远程团队管理：异地办公、分布式团队的日常沟通、任务分配与进度同步；

多stakeholder协调：涉及企业内部、外部合作伙伴、客户等多方参与的协作场景。

二、平台操作全流程指南

（一）账号注册与权限配置

注册登录

访问平台官网（或企业内网入口），“注册”按钮，输入企业统一分配的邀请码（或手机号/邮箱自主注册，等待管理员审核）；

完成实名认证后，使用账号密码登录，支持扫码登录（移动端）及“记住密码”功能。

权限与角色设置

管理员可在“组织管理-角色权限”中配置角色模板（如项目负责人、部门主管、普通成员、外部访客等）；

为不同角色分配操作权限（如创建项目、管理成员、查看报表、导出数据等），权限支持自定义组合；

成员加入后，由项目负责人根据其职责分配对应角色，保证“权责匹配”。

（二）项目创建与基础配置

新建项目

登录后“项目空间-新建项目”，填写项目名称（如“2024年Q3新品上市推广”）、选择项目分类（如“市场活动”“产品研发”）、设置项目周期（起止时间）；

勾选项目模板（可选“敏捷开发”“市场活动”等预设模板，或自定义空模板），“创建”。

项目基础信息配置

在项目详情页“设置-基本信息”中补充项目描述、核心目标、关键里程碑（如“6月30日完成方案初稿”“7月15日客户确认”）；

添加项目成员：“成员管理”，输入成员姓名/工号（或从企业通讯录选择），设置其在项目中的角色（如“市场组负责人”“设计执行人”）。

（三）任务拆解与协同推进

创建任务与拆解

在项目空间“任务-新建任务”，填写任务名称（如“竞品分析报告撰写”）、描述（需包含交付物要求、参考资料）；

设置任务优先级（高/中/低）、截止时间、关联负责人（可指定多人，主负责人标星）；

支持任务拆解：任务名称进入详情页，选择“子任务”，将复杂任务拆解为可执行的多个子步骤（如“收集竞品资料”“整理分析框架”“撰写报告初稿”）。

任务进度与沟通

负责人每日更新任务状态（待启动/进行中/待审核/已完成/延期），并填写进度说明（如“已完成数据收集，进入分析阶段”）；

任务评论区支持相关成员（如技术主管确认技术可行性）、附件（如需求文档、设计稿）、发起投票（如“方案A/B选择”）；

重要任务可设置“提醒规则”（如截止前3天提醒、每日进度同步提醒）。

（四）文档协作与知识沉淀

文档创建与共享

“文档-新建文档”，支持在线编辑（富文本、表格、流程图等）、本地文档（Word/Excel/PDF等格式）；

设置文档权限（仅编辑/可评论/仅查看），支持按部门/项目/成员共享，外部文档可“访问”并设置有效期。

版本管理与历史追溯

文档每次自动保存版本，支持查看“历史版本”（对比修改内容、恢复历史版本）；

重要文档可标记“星标”，加入“项目知识库”，按分类（如“需求文档”“会议纪要”“行业报告”）归档，便于后续查阅。

（五）会议管理与决策留痕

会议发起与安排

“日程-新建会议”，填写会议主题、时间、地点（线下会议室/线上）、参会人员（支持从通讯录批量选择）；

会议议程（含讨论议题、时间分配），提前1天发送会议提醒（系统自动推送消息+邮件通知）。

会议纪要与任务同步

会议结束后，由记录人在“会议详情”页填写“会议纪要”，包含讨论要点、决议事项、待办任务（需关联具体负责人及截止时间）；

纪要支持全员查看，待办任务自动同步至“任务中心”，保证决策落地可追溯。

三、常用协作模板参考

（一）项目基本信息表

字段名称

填写说明

示例值

项目名称

简洁明确，包含核心关键词

2024年Q3新品上市推广

项目负责人

姓名/工号，负责整体统筹协调

（工号：A001）

项目周期

起止时间，精确到日

2024-06-01至2024-08-31

核心目标

需量化、可考核

实现新品首月销售额500万元，用户触达100万人次

关键里程碑

按时间顺序列出重要节点

6月30日：推广方案定稿；7月15日：物料设计完成

参与部门/人员

核心成员及所属部门

市场部（、）、产品部（）、销售部（赵六）

备注

特殊需求或注意事项

需协调外部设计公司参与物料制作

（二）任务分配与跟踪表

任务ID

任务名称

所属项目

负责人

协助人

开始时间

截止时间

当前状态

优先级

进度百分比

P001

竞品分析报告撰写

2024年Q3新品推广

2024-06-01

2024-06-10

进行中