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文档资料归档管理手册电子化及纸质存档指南

一、指南概述

文档资料是组织运营与发展的核心资产，规范的归档管理对保障信息可追溯性、提升工作效率、满足合规要求具有重要意义。数字化转型推进，电子化归档已成为提升检索效率、节省存储空间的主流方式，而纸质存档则在法律效力、长期保存等方面具有不可替代性。本指南旨在规范文档资料从整理到归档的全流程操作，明确电子化与纸质存档的衔接要求，保证文档管理“安全、完整、便捷、可追溯”。

二、适用范围

本指南适用于企业、事业单位、机关等各类组织的文书类（如通知、会议纪要）、合同类（如合作协议、采购合同）、业务类（如项目报告、客户资料）、财务类（如凭证、报表）等纸质文档的电子化扫描及后续纸质存档管理，涵盖文档、分类、扫描、存储、保管、借阅等全生命周期环节。

三、电子化归档操作流程

3.1前期准备

设备与工具检查：保证扫描仪（建议使用平板扫描仪或高速馈纸式扫描仪，支持分辨率≥300dpi）、电脑（安装扫描驱动及归档管理系统）、存储设备（服务器或云端存储空间）正常运行；准备裁纸刀、回形针（临时固定）、无尘布（清洁文档及扫描仪玻璃板）等辅助工具。

人员职责明确：指定专人负责电子化归档工作（如档案管理员），需提前培训扫描技巧（如避免歪斜、污渍）、归档系统操作（如元数据录入、权限设置）及必威体育官网网址要求。

制度与标准确认：明确归档范围（需归档的文档类型及例外情况）、分类标准（如按部门-项目-时间三级分类）、命名规则（如“部门-年份-类别-流水号”，示例：“财务部-2024-凭证-001”）。

3.2文档分类与整理

分类筛选：根据归档范围，剔除重复、无效（如草稿、临时通知无留存价值）或已过保管期限的文档；对需归档文档按“部门-项目-时间”三级分类，同类文档按形成日期排序（从早到晚）。

预处理：检查文档完整性（如签字、盖章、附件是否齐全），破损文档需用透明胶带修补（避免遮挡文字）；去除文档中的金属钉、夹子（防止扫描仪卡纸），过厚文档（如超过50页）需分册扫描，并在页眉标注“分册X/共X册”。

3.3扫描与图像处理

扫描参数设置：

分辨率：文字类文档（如合同、报告）设置为300dpi，图片/彩色文档（如扫描件、证书）设置为600dpi，保证文字清晰可辨。

格式：统一采用PDF/A格式（长期保存兼容性最佳），单页文档可存为单页PDF，多页文档合并为多页PDF（禁止使用JPG等易压缩失真格式）。

色彩：文字类文档选择“黑白”模式（节省存储空间），彩色文档（如带红头、印章的文件）选择“彩色”模式。

扫描操作：将文档平整放置于扫描仪玻璃板，避免歪斜；批量扫描时需确认每页文档完整录入，避免漏扫、重扫；扫描完成后立即检查图像质量（如黑边、模糊、歪斜），发觉问题及时重新扫描。

3.4元数据录入与关联

元数据填写：在归档管理系统中录入文档关键信息，至少包含以下字段：

字段名

示例

说明

文档编号

CW-2024-001

按命名规则填写，唯一标识

文档名称

2024年度第一季度财务报告

与文档标题一致，简洁明确

形成日期

2024-03-31

文档最终定稿日期

责任部门

财务部

文档编制或牵头部门

密级

普通/秘密/机密

根据信息重要性划分

存储路径

服务器/财务部/2024/凭证

与电子文件存放位置一致

关联纸质文档：在系统中添加纸质档案盒编号字段（如“ZD-CW-2024-001”），实现电子档案与纸质档案的快速关联。

3.5存储与备份

存储位置：电子文档需存储在指定服务器（或经认证的云端平台），禁止存储在个人电脑或移动硬盘；按分类标准建立文件夹结构（如“服务器/财务部/2024/凭证/”），每类文件夹内按文档编号排序存放。

备份策略：

每日增量备份：将当日新增电子档案备份至异地服务器（或离线存储介质）。

每周全量备份：每周日对全部电子档案进行完整备份，保留最近4周备份记录。

备份验证：每月随机抽取10份档案，检查备份数据的可恢复性（如能否正常打开、元数据完整）。

四、纸质存档操作流程

4.1档案整理与装订

排序与核对：按电子化分类结果，将同一编码的纸质文档排序（与电子档案顺序一致），核对文档数量与电子档案元数据中的“页数”是否一致，缺失或错误需及时补充修正。

装订方式：

单页文档：使用无酸纸袋封装，封面标注文档编号、名称、形成日期。

多页文档（≤100页）：使用不锈钢夹（或热熔胶）左侧装订，避免遮挡文字；超过100页需分册装订，每册封面标注“分册X/共X册”。

去除金属物：装订前彻底清除回形针、钉书钉等金属物，防止氧化腐蚀文档。

4.2编码与标签粘贴

编码规则：纸质档案编码与电子档案编号一致，格式为“部门缩写-年份-类别-流水号”（示例：“CW-2024-001”），其中部门缩写需提前统一（如财务部-CW、行政部-XZ）。

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