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人事档案管理规范与案例

引言

人事档案，作为记录员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、工作实绩等情况的文字材料，是企业人力资源管理的重要组成部分，也是企业进行科学决策、依法管理的重要依据。规范的人事档案管理，不仅能够维护员工的合法权益，更能为企业的健康发展提供坚实的人力资源保障。然而，在实际操作中，人事档案管理往往因其琐碎、细致而容易被忽视，进而引发一系列问题。本文将结合实践，阐述人事档案管理的核心规范，并通过具体案例分析，探讨如何提升人事档案管理水平，以期为相关从业者提供借鉴与参考。

一、人事档案管理的核心规范

（一）人事档案管理的基本原则

人事档案管理应遵循以下基本原则：

1.真实性原则：这是人事档案管理的生命线。档案材料必须真实可靠，如实反映员工的实际情况，严禁弄虚作假、涂改伪造。任何虚假信息都可能导致企业在员工录用、晋升、奖惩等环节做出错误判断。

2.完整性原则：档案材料应全面、系统地反映员工在各个时期的主要经历和表现。从员工入职伊始，直至离职，其形成的各类具有保存价值的材料都应及时收集归档，避免重要信息的缺失。

3.必威体育官网网址性原则：人事档案包含大量员工个人隐私信息，必须严格遵守国家有关必威体育官网网址法规，建立健全档案查阅、复制、传递制度，严禁无关人员接触档案，防止信息泄露。

4.规范性原则：从档案的建立、材料的收集、鉴别、整理、保管、利用到转递、必威体育官网网址、销毁，都必须严格按照规定的程序和标准进行，确保档案管理工作有序进行。

5.动态管理原则：员工的情况是不断变化的，人事档案也应随之动态更新。及时将员工的新履历、新奖惩、新培训等材料归入档案，保持档案的时效性和准确性。

（二）人事档案管理的关键流程与规范

1.档案的建立与接收

员工入职后，人力资源部门应及时为其建立人事档案。新建档案应包含入职登记表、履历表、学历学位证明、身份证明、职业资格证书、与原单位解除或终止劳动关系的证明、体检合格证明等基础材料。对于从外单位调入的员工，应认真核对其档案材料的完整性和真实性，办理规范的接收手续，并在规定时限内归入本单位档案管理体系。

2.档案材料的收集与归档

档案材料的收集应做到及时、准确、完整。人力资源部门应明确各部门及员工本人在材料提供方面的责任。日常工作中形成的考核材料、奖惩材料、培训记录、职务任免与变动材料、工资调整材料、党团材料等，均需在事件发生后及时收集，并按照档案管理要求进行整理、鉴别。对于不符合要求的材料，应及时退回并要求补充或更正。

3.档案的日常保管

档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。档案柜应选用坚固耐用的金属柜。档案管理人员应定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理。对于电子档案，除了确保数据安全、定期备份外，还需注意格式的兼容性和可读性，防止因技术迭代导致档案无法读取。

4.档案的查阅与利用

档案查阅必须严格履行审批手续。因工作需要查阅档案时，须由相关负责人批准，查阅人员应遵守档案管理规定，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。查阅后，档案管理人员应及时将档案归位。档案的复制、摘录，需经批准并由档案管理人员负责，复制件应加盖档案管理部门印章。严禁利用档案材料进行人身攻击、诬告陷害或从事其他违法违纪活动。

5.档案的转递

员工因调动、辞职、辞退、解除劳动合同等原因离开原单位时，其人事档案应按照规定及时转递至新的档案接收单位或相关机构。档案转递应通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。转递前，档案管理人员应对档案材料进行认真核对、整理，填写《档案转递通知单》，注明材料份数、页数，并由接收单位在回执上签字盖章后存档备查。

6.档案的必威体育官网网址与安全

档案管理人员必须严守档案纪律，恪守职业道德，不得泄露档案内容。建立健全档案安全必威体育官网网址制度，定期进行必威体育官网网址检查和教育。对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案材料，应采取更为严格的必威体育官网网址措施。档案管理系统的访问应设置严格的权限控制，防止信息被非法访问和篡改。

7.档案的鉴定与销毁

对于已故人员或已超过规定保存年限且无继续保存价值的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。档案销毁工作应极为慎重，由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组，对拟销毁档案进行逐一审核鉴定，提出销毁意见，报单位负责人批准后，在指定监销人的监督下进行销毁，并做好销毁记录。严禁个人私自销毁档案材料。

二、人事档案管理案例分析

（一）正面案例：规范管理，规避风险

案例背景：某大型制造企业A公司，历来重视人事档案管理工作，设有专门的档案管理室和专职档案管理员，并制定了详尽的《人事档案管理办法》。

规范做法：

1.入职审查严格：在员工入职时，人力资源部会对其提供的学历、履历、离职证明等关键材料进行细致核查，必要时通过官方渠道进行验证。曾有一位