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银行公司财务部报销管理办法
一、总则
1.目的
为了加强银行公司财务管理,规范费用报销流程,合理控制费用支出,确保公司各项费用支出真实、合理、合规,特制定本办法。
2.制定依据
依据国家相关法律法规、金融行业财务规范以及本银行公司的实际经营情况和管理需求制定。
3.指导原则
本办法遵循合法性、真实性、合理性、准确性、及时性原则,确保报销流程透明、规范,保障公司资金安全与有效使用。同时,体现银行公司注重风险防控、追求效益最大化的经营理念,以及倡导节俭、高效的企业文化。
二、适用范围
本办法适用于银行公司全体员工。
三、组织架构与职责分工
1.财务部
-负责制定和完善报销管理制度及流程,并进行宣贯培训。
-对员工提交的报销单据进行审核,包括票据的合法性、合规性,报销金额的准确性,审批手续的完整性等。
-负责报销款项的支付,定期对报销情况进行统计、分析,为公司费用控制提供数据支持。
-监督各部门执行报销制度的情况,对违反制度的行为提出整改意见并进行通报。
2.各业务部门
-负责本部门员工报销事项的初步审核,确保报销事项符合业务实际情况,报销单据真实、完整。
-协助财务部开展报销管理工作,提供必要的业务信息和解释。
-负责本部门费用预算的编制、执行和控制,对本部门费用报销的合理性负责。
3.审计部门
-定期对报销业务进行审计监督,检查报销制度的执行情况,防范财务风险。
-对重大报销事项进行专项审计,对发现的问题提出审计意见和建议,督促相关部门整改。
四、管理内容与流程
1.报销分类
-差旅费:包括员工因公务出差发生的交通、住宿、餐饮、市内交通等费用。
-业务招待费:用于公司业务往来中招待客户、合作伙伴等发生的费用。
-办公用品及设备采购费:购买办公文具、办公设备等相关费用。
-通讯费:员工因工作需要产生的电话、网络等通讯费用。
-培训费:员工参加与工作相关的培训课程、研讨会等产生的费用。
-其他费用:除上述费用外的其他符合公司规定的费用支出。
2.报销流程
-员工申请
员工应在费用发生后及时整理相关报销单据,按照要求填写报销申请表,详细注明报销事项、金额、发生时间等信息,并粘贴好原始票据。对于差旅费报销,还需附上出差审批单。
-部门审核
部门负责人收到员工的报销申请后,应对报销事项的真实性、合理性进行审核,确认该费用与部门业务相关且符合预算安排。审核通过后签字确认,提交至财务部。
-财务审核
财务部收到报销申请后,重点对报销单据的合法性、合规性、准确性进行审核。审核票据是否真实有效、填写是否规范、审批手续是否完备,同时核对报销金额是否符合公司规定的标准。对于不符合要求的报销单据,财务部应及时通知员工补充或更正。
-审批流程
根据报销金额的大小设定不同的审批权限。一般金额的报销申请经财务审核通过后,由分管领导审批;较大金额的报销申请需经过分管领导、财务总监审批;重大金额的报销申请还需提交总经理或董事会审批。
-报销支付
审批通过的报销申请,财务部应按照公司资金支付流程及时安排付款。款项一般通过银行转账方式支付至员工个人银行账户。
3.报销标准
-差旅费
-交通:根据员工职级设定不同的交通标准,如飞机舱位、火车座位等级等。原则上鼓励员工选择经济合理的交通方式。
-住宿:按照出差目的地的不同,制定相应的住宿标准上限。员工应尽量选择符合标准的住宿地点。
-餐饮及市内交通:给予一定的补贴标准,按照出差天数计算。
-业务招待费
根据业务实际需要,按照招待对象的重要程度、业务规模等因素,设定不同档次的业务招待费标准。招待活动应注重实效,避免铺张浪费。
-办公用品及设备采购费
办公用品应按照公司制定的采购清单和标准进行采购。对于办公设备采购,需经过相关部门的审批,遵循性价比优先的原则。
-通讯费
根据员工的工作岗位和业务需求,设定不同的通讯费补贴标准。
五、权利与义务
1.员工权利
-员工有权按照公司规定的报销流程和标准,申请报销与工作相关的合理费用。
-对报销审核结果有异议时,员工有权向财务部或相关审批部门提出申诉,要求进行解释和复核。
2.员工义务
-员工有义务确保报销事项真实、合理,所提交的报销单据合法、有效、完整。不得虚报、冒领费用,不得伪造、篡改报销凭证。
-严格遵守公司的报销制度和流程,及时提交报销申请,配合公司各部门完成报销审核工作。
3.部门权利与义务
-部门有权在预算范围内合理安排费用支出,
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