酒店公司供应商付款规章.doc

酒店公司供应商付款规章

一、总则

1.目的

本规章旨在规范酒店公司与供应商之间的付款流程，确保付款活动的准确性、及时性与合规性，维护公司良好的商业信誉，保障公司资金安全，促进公司与供应商建立长期稳定的合作关系，实现互利共赢。

2.制定依据

依据国家相关法律法规、财务会计准则以及酒店公司的实际运营情况和管理需求制定本规章。

3.指导原则

-诚信原则：秉持诚实守信的理念，在付款过程中遵循商业道德，按时足额支付供应商款项。

-合规原则：严格遵守国家法律法规和公司内部管理制度，确保付款流程合法合规。

-效率原则：在保证付款准确性的前提下，优化付款流程，提高付款效率，减少供应商等待时间。

-风险控制原则：建立健全风险评估与防控机制，防范付款过程中的各类风险，保障公司资金安全。

二、适用范围

本规章适用于酒店公司全体员工涉及供应商付款相关的业务活动，以及与酒店公司有业务往来的所有供应商。

三、组织架构与职责分工

1.采购部门

-职责：负责与供应商签订采购合同，明确付款条款；提交付款申请，确保申请信息准确完整；跟踪采购订单执行情况，及时反馈异常信息；协助财务部门核实供应商发票及相关资料的真实性与完整性。

-体现企业文化：采购部门在工作中践行酒店公司“追求卓越服务，创造价值共赢”的文化理念，积极与供应商沟通，以优质服务和专业态度建立良好合作关系。

2.财务部门

-职责：审核付款申请，包括发票的合规性、金额的准确性、审批手续的完整性等；进行账务处理，安排付款资金；定期与供应商核对账目，编制应付账款报表；对付款流程进行财务监督，防范财务风险。

-体现经营理念：财务部门依据酒店公司“高效运营，稳健理财”的经营理念，严格把控付款环节，确保公司资金合理运用，实现经济效益最大化。

3.使用部门

-职责：对采购物品或服务的质量、数量、规格等进行验收，确认是否符合使用要求；在验收合格后，配合采购部门完成相关手续，为付款提供必要的支持。

-体现扁平化管理：使用部门直接参与采购物品或服务的验收，减少中间环节，提高工作效率，体现了酒店公司扁平化管理的特点，使信息传递更加迅速准确。

4.审批部门（根据公司实际组织架构确定）

-职责：按照公司授权审批制度，对付款申请进行审批，确保付款事项符合公司政策和预算安排。

-体现社会效益与经济效益平衡：审批部门在审批过程中，综合考虑公司的经济效益和社会效益，既要保证公司资金合理支出，又要维护公司良好的社会形象和商业信誉。

四、管理内容与流程

1.付款申请

-提交时机：采购物品或服务已按合同要求完成交付并验收合格后，采购部门应及时提交付款申请。

-申请内容：付款申请应包含供应商名称、采购合同编号、发票号码、付款金额、付款方式等详细信息，并附上相关证明文件，如采购订单、验收报告、发票等。

-审批流程：采购部门填写付款申请单后，依次提交给使用部门、财务部门进行审核，最后由审批部门进行审批。各部门应在规定时间内完成审核，如有异议，应及时与采购部门沟通协调。

2.发票审核

-财务部门收到采购部门提交的付款申请及发票后，进行严格审核：审核发票的真实性、合法性、有效性，包括发票的开具内容是否与采购合同一致，发票的格式是否符合税务要求，发票的防伪标识是否真实等；核对发票金额与付款申请金额是否一致，避免出现金额差错。

-发票异常处理：如发现发票存在问题，财务部门应及时通知采购部门与供应商联系更换或补充发票，确保付款流程的顺利进行。

3.资金安排与付款执行

-财务部门根据审批通过的付款申请，结合公司资金状况，合理安排付款资金：制定付款计划，确保在规定的付款期限内支付供应商款项；选择合适的付款方式，如银行转账、支票等，并严格按照公司财务制度进行操作。

-付款记录与通知：付款完成后，财务部门应及时记录付款信息，更新应付账款台账，并通知采购部门付款结果。采购部门负责将付款信息反馈给供应商，保持沟通顺畅。

4.账目核对与清理

-定期核对：财务部门应定期与供应商核对账目，一般每月或每季度进行一次，确保双方账目一致。核对内容包括应付账款余额、已付款项、未付款项等。

-差异处理：如发现账目存在差异，财务部门应及时与供应商沟通，查明原因并进行调整。对于长期未清理的应付账款，应进行专项清理，分析原因，采取相应措施，避免形成坏账。

5.特殊情况处理

-紧急付款：对于因特殊原因需要紧急付款的情况，采购部门应填写紧急付款申请单，说明紧急付款的原因和金额，并按照公司特殊审批流程进行审批。财务部门在确保资金安全和手续完备的前