牧业公司办公用品领用规章.doc

牧业公司办公用品领用规章

一、总则

本规章旨在规范牧业公司办公用品的领用管理，确保办公用品合理使用，提高资源利用效率，降低公司运营成本，同时体现公司的企业文化与经营理念。秉持着高效、节约、环保的原则，为公司各部门及员工提供必要的办公用品支持，保障公司各项工作的顺利开展。公司倡导员工爱护办公用品，养成良好的节约习惯，共同营造积极向上的办公氛围。

二、适用范围

本规章适用于牧业公司全体员工。

三、组织架构与职责分工

1.行政部门

-负责办公用品的整体规划与预算编制，根据公司发展及各部门需求，合理预估办公用品的采购数量与种类。

-承担办公用品的采购工作，通过严格筛选供应商，确保所采购的办公用品质量可靠、价格合理。

-建立并维护办公用品库存管理系统，准确记录办公用品的出入库情况，定期进行盘点，保证账物相符。

-负责对员工办公用品领用申请的审核与发放，确保领用行为符合规定。

-监督办公用品的使用情况，对浪费、不合理使用等现象进行纠正与处理。

2.财务部门

-参与办公用品采购预算的审核，确保预算编制合理，符合公司财务状况。

-对办公用品采购费用进行核算与控制，审核采购发票等财务凭证，严格执行财务报销制度。

-协助行政部门对办公用品库存进行财务监督，定期核对账目，防止资产流失。

3.各部门

-定期向行政部门提交办公用品需求计划，根据工作实际情况，准确预估所需办公用品的种类与数量。

-负责本部门内部办公用品的分发与管理，确保办公用品合理分配到每位员工手中，并监督员工正确使用。

-配合行政部门和财务部门做好办公用品的盘点、核算等工作，及时反馈使用过程中出现的问题。

四、管理内容与流程

1.办公用品分类

-日常办公文具：如笔、笔记本、便签纸、文件夹、订书机、胶水等。

-办公设备耗材：如打印机墨盒、硒鼓、打印纸、复印纸、传真纸等。

-办公生活用品：如纸巾、洗手液、一次性水杯等。

-其他办公用品：如计算器、文件架、电脑周边设备等。

2.采购流程

-行政部门根据各部门提交的办公用品需求计划，结合库存情况，制定办公用品采购计划。采购计划应详细列出所需办公用品的名称、规格、数量、预算金额等信息。

-行政部门通过公开招标、询价、比价等方式，选择合适的供应商进行采购。在选择供应商时，应综合考虑其产品质量、价格、售后服务等因素，确保采购到性价比高的办公用品。

-采购人员与供应商签订采购合同，明确双方的权利与义务，包括产品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。

-供应商按照合同约定将办公用品送达公司，行政部门安排专人进行验收。验收人员应核对所收到的办公用品的名称、规格、数量、质量等是否与采购合同一致，如有不符，应及时与供应商沟通处理。

-验收合格后，行政部门将办公用品入库，并在库存管理系统中记录入库信息。同时，采购人员将采购发票等凭证提交给财务部门进行报销。

3.领用流程

-员工根据工作需要，填写《办公用品领用申请表》，详细注明领用办公用品的名称、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人签字批准。

-《办公用品领用申请表》提交至行政部门，行政人员对申请表进行审核，核实领用申请是否合理。如审核通过，行政人员在库存管理系统中记录领用信息，并按照申请表发放相应的办公用品。

-对于一些贵重或限量使用的办公用品，如高档笔记本电脑、专业绘图工具等，行政部门可根据实际情况进行审批，并要求员工填写《贵重办公用品领用登记表》，明确使用期限、保管责任等。

-员工领取办公用品后，应在《办公用品领用登记表》上签字确认。行政部门定期对办公用品的领用情况进行统计分析，以便合理调整采购计划。

4.库存管理

-行政部门建立办公用品库存台账，对每一种办公用品的出入库情况进行详细记录，包括出入库日期、名称、规格、数量、经手人等信息。

-定期对办公用品库存进行盘点，一般每月或每季度进行一次盘点。盘点时，行政人员应实地清点库存数量，并与库存台账进行核对。如发现账物不符，应及时查找原因并进行调整。

-根据库存盘点结果，行政部门及时对库存进行预警。当库存数量低于安全库存时，应及时启动采购程序，确保办公用品的正常供应。

-对于积压、损坏或过期的办公用品，行政部门应及时进行清理与处理。对于可修复的办公用品，应安排维修后继续使用；对于无法使用的办公用品，应按照公司相关规定进行报废处理，并在库存管理系统中核销相应库存。

五、权利与义务

1.员工权利

-员工有权根据工作需要申请领用必要的办