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医药公司程序文件管理规定

一、总则

1.目的

为加强本医药公司文件管理，确保文件的有效收集、整理、存储、传递和利用，提高公司运营效率，保障公司各项工作的顺利开展，结合公司实际情况，特制定本规定。

2.原则

遵循规范化、标准化、信息化的原则，确保文件管理的科学性、系统性和完整性。同时，注重文件的必威体育官网网址性和安全性，保护公司的商业机密和知识产权。

3.企业文化与经营理念融入

本规定贯彻公司“关爱生命，专注健康，诚信经营，创新发展”的经营理念。在文件管理过程中，强调对客户信息的保护，体现关爱生命的文化内涵；注重文件记录的真实性和准确性，契合诚信经营的要求；鼓励通过创新的文件管理方式提高工作效率，推动公司发展。

二、适用范围

本规定适用于医药公司全体员工及与公司有业务往来的客户。全体员工在日常工作中涉及的各类文件的形成、处理和管理均应遵循本规定；对于客户，涉及与公司业务相关文件的提供、接收和使用等环节，也需按照本规定的相关要求执行。

三、组织架构与职责分工

1.行政部门

行政部门作为公司文件管理的核心部门，负责制定和完善文件管理制度，统筹协调公司文件的管理工作。具体职责包括：指导各部门开展文件管理工作，定期对公司文件管理情况进行检查和评估，组织文件的归档、保管和销毁等工作。

2.各业务部门

各业务部门负责本部门文件的收集、整理、初步审核和传递。确保本部门文件的真实性、完整性和及时性，并按照规定向行政部门移交需归档的文件。同时，负责本部门文件的日常查阅和使用管理。

3.信息技术部门

信息技术部门负责公司文件管理系统的建设、维护和升级。保障文件管理系统的安全稳定运行，为文件的电子化存储和管理提供技术支持，协助行政部门和各业务部门实现文件管理的信息化。

四、管理内容与流程

1.文件的分类与编号

-分类：根据文件的性质、来源和用途，将文件分为行政文件、业务文件、财务文件、人事文件、技术文件等大类，各大类下再细分若干小类。例如，业务文件可进一步分为采购文件、销售文件、研发文件等。

-编号：为便于文件的识别和管理，对每份文件进行唯一编号。编号规则由行政部门统一制定，包含文件类别代码、年份代码、顺序号等信息。

2.文件的起草与审核

-起草：文件起草人应根据工作需要，按照公司规定的文件格式和内容要求进行起草。起草过程中，应确保文件内容准确、清晰、逻辑严谨，并充分征求相关部门和人员的意见。

-审核：文件起草完成后，由起草部门负责人进行初步审核，重点审查文件内容的准确性、合规性以及与公司政策的一致性。初步审核通过后，提交给相关业务部门、法务部门（如有需要）和行政部门进行会签审核。会签审核通过后，报公司领导审批。

3.文件的发布与传递

-发布：经公司领导审批通过的文件，由行政部门负责发布。发布方式可根据文件的性质和重要程度选择纸质文件发布、电子文件发布或两者结合的方式。对于重要文件，应同时发布纸质文件和电子文件，并确保员工能够及时获取。

-传递：文件发布后，各部门应按照规定的流程和渠道进行传递。内部文件传递应确保及时、准确，对于涉及多个部门的文件，应明确传递的顺序和时间要求。对于外部文件，如与客户、供应商等往来的文件，应按照业务往来的规范进行传递。

4.文件的归档与保管

-归档：各部门应定期将本部门已处理完毕的文件按照规定的分类和编号进行整理，移交行政部门归档。行政部门对移交的文件进行审核和清点，确保归档文件的完整性和准确性。归档文件应按照分类和编号顺序进行存放，便于查阅和管理。

-保管：行政部门设立专门的文件保管场所，配备必要的保管设备和设施，确保文件的安全保管。对于纸质文件，应做好防潮、防虫、防火等工作；对于电子文件，应定期进行备份，防止数据丢失。同时，建立文件借阅登记制度，严格控制文件的借阅和使用。

5.文件的查阅与使用

-查阅：公司员工因工作需要查阅文件时，应填写文件查阅申请表，经部门负责人审批后，到行政部门办理查阅手续。行政部门应根据申请表的内容，为员工提供相应的文件，并做好查阅登记工作。查阅文件应在规定的场所内进行，不得擅自将文件带出。

-使用：员工在查阅文件过程中，如需复印、摘录或引用文件内容，应按照规定办理相关手续，并注明文件来源。对于涉及公司机密的文件，应严格遵守公司的必威体育官网网址制度，未经授权不得擅自传播和使用。

6.文件的销毁

-鉴定：行政部门定期对归档文件进行鉴定，确定哪些文件已失去保存价值。鉴定工作应由行政部门牵头，会同相关业务部门和法务部门共同进行。

-销毁：对于确定需要销毁的文件，应填写文件销毁申请表，经公司领导审批后，按照规定的程序进行销毁。销毁方式可根据文件的性质和必威体育官网网址要求选择粉碎