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跨部门协作流程标准化工具模板

一、适用工作场景

本模板适用于企业内部需多部门协同完成的各类工作场景，包括但不限于：

重大项目推进：如新产品研发、市场活动策划、数字化转型项目等，涉及研发、市场、销售、运营等多部门联动；

临时性任务协作：如突发客户需求响应、跨部门流程优化专项、内部审计配合等；

常规业务衔接：如月度销售目标拆解执行、供应链上下游协同、跨部门数据共享与分析等。

当工作需突破单一部门职责边界，需明确分工、统一目标、高效协同时均可通过本模板规范协作流程，减少推诿扯皮，提升整体效率。

二、标准化操作流程

（一）协作需求发起与确认

目标：明确协作背景、目标及核心需求，保证各方对齐认知。

操作步骤：

发起部门填写《协作需求申请表》（见表1）：

详细说明协作事由、预期成果、时间要求、涉及部门及核心诉求；

附上相关背景资料（如项目计划书、需求文档、数据报表等），保证信息完整。

发起部门负责人审核：确认需求合理性、资源可行性及跨部门必要性，签字批准后启动协作流程。

协作部门反馈确认：

收到需求后2个工作日内，由各部门指定接口人（一般为部门负责人或项目对接人*主管）对需求进行评估；

若对需求存在疑问或需调整，需与发起部门沟通达成一致；若确认可行，反馈“可协作”意见，并明确初步参与资源。

（二）跨部门协作方案制定

目标：细化分工、明确责任、设定节点，形成可执行的协作方案。

操作步骤：

组织跨部门启动会：由发起部门负责人召集，各协作部门接口人、项目负责人（如需）参与，会议议程包括：

发起部门重申需求目标及背景；

各部门结合自身职责提出执行思路、资源需求及潜在风险；

共同确认协作目标、关键成果（KPI）及总体时间规划。

制定《跨部门协作执行计划》（见表2）：

按任务模块拆解工作内容，明确每个任务的“负责部门”“配合部门”“起止时间”“交付标准”“责任人”；

针对跨环节任务，需定义“交接标准”（如数据格式、验收条件等），避免衔接断层。

方案审批与发布：执行计划经各部门负责人签字确认后，由发起部门汇总成文，通过企业协作平台（如OA、钉钉、飞书等）正式发布，同步抄送相关管理层。

（三）协作过程跟踪与沟通

目标：实时监控进度，及时解决问题，保证协作不偏离轨道。

操作步骤：

建立协作沟通机制：

日常沟通：各责任人通过即时通讯工具保持日常信息同步，重要结论需书面留痕；

定期例会：每周/每两周召开一次跨部门协作例会（时长建议不超过1小时），由发起部门负责人主持，汇报进度、同步风险、协调资源；

紧急沟通：突发问题需2小时内启动紧急沟通机制，由相关部门负责人直接对接决策，必要时上报管理层协调。

更新《协作进度跟踪表》（见表3）：

各责任人每周五17:00前更新任务完成情况（含“已完成/进行中/延期”状态、实际进度、遇到的问题及所需支持）；

发起部门汇总整理后，在例会前1天同步至各协作部门，保证信息透明。

（四）成果交付与验收

目标：确认协作成果符合预期，完成闭环管理。

操作步骤：

提交交付物：协作任务完成后，由负责部门按《执行计划》约定的交付标准提交成果（如文档、数据、产品原型、活动总结等），附《交付物清单》（注明名称、版本、提交人、提交时间）。

多部门联合验收：

发起部门组织各协作部门成立验收小组，依据《执行计划》中的“交付标准”进行审核；

若验收不通过，由负责部门在3个工作日内完成整改并重新提交；若通过，验收小组在《成果验收表》（见表4）上共同签字确认。

成果归档：发起部门负责将最终成果、验收表、协作执行计划等资料整理归档，作为企业知识库留存。

（五）复盘与持续优化

目标：总结经验教训，优化协作流程，提升后续协作效率。

操作步骤：

召开协作复盘会：成果交付后1周内，由发起部门组织各参与部门及关键人员*参与，复盘内容包括：

协作目标达成情况；

流程中顺畅/卡顿的环节（如沟通效率、分工合理性、资源支持等）；

改进建议（如流程简化、工具优化、责任界定等）。

输出《协作复盘报告》：包含协作概况、成效分析、问题清单、改进措施及责任人、完成时限，经各部门负责人确认后，抄送企业管理层，作为后续协作流程优化的依据。

三、协作流程跟踪表单

表1：协作需求申请表

项目名称

所属部门

申请日期

需求背景与目标

（需详细说明协作原因、要解决的核心问题、预期达成的具体成果，如“为提升产品市场占有率，需联合研发、市场、销售部门完成Q3产品迭代及推广方案”）

涉及部门

（列出所有需协作的部门，如“研发部、市场部、销售部、客服部”）

时间要求

（总体截止时间、关键节点时间，如“项目启动：X月X日；方案定稿：X月X日；成果交付：X月X日”）

资源需求

（需其他部门配合的人员、预算、设备等支持，如“需研发部投入2名开发工程师，市场部提供推广预算5万元”）

附件资料

（列出相关文件名称，如《