企业行政管理公文撰写标准化手册提高公信力.docVIP

企业行政管理公文撰写标准化手册（提升公信力版）

一、手册编制目的与适用范围

企业行政管理公文是企业内部决策传达、外部沟通联络、事务规范管理的重要载体，其标准化程度直接影响企业形象与管理效率。本手册旨在通过统一公文格式、规范撰写流程、明确质量要求，提升公文的权威性、严肃性与公信力，保证政令畅通、信息准确、管理规范。

适用范围：本手册适用于企业内部各类行政管理公文（包括但不限于通知、报告、请示、函、会议纪要、管理制度等）的撰写、审核、签发及归档管理，覆盖企业各部门、各层级的公文处理工作。

二、标准化公文的核心应用场景

（一）内部决策与指令传达

需以正式公文形式发布企业重大决策、战略规划、管理制度、工作部署等，保证全员准确理解并执行。例如：《公司2024年度经营目标分解通知》《员工考勤管理办法修订版》。

（二）跨部门协作与资源协调

涉及多部门职责分工、资源调配、项目推进等事项时，需通过公文明确责任主体、协作要求及时间节点，避免推诿扯皮。例如：《关于成立数字化转型专项工作小组的请示》《市场部与技术部产品需求对接函》。

（三）对外沟通与商务联络

与部门、合作伙伴、客户等外部单位进行正式沟通时，需使用规范公文体现企业专业形象，保证沟通内容合法、合规、有效。例如：《关于申请项目政策补贴的请示》《致合作伙伴的感谢函》。

（四）问题反馈与汇报总结

向上级单位（如集团总部、董事会）汇报工作进展、反映问题、总结经验时，需通过公文系统呈现事实依据、分析结论及改进建议，保证信息传递完整、准确。例如：《2024年Q3安全生产工作汇报》《关于项目延期原因的分析报告》。

三、公文标准化撰写与处理全流程

（一）拟稿：明确内容要素，规范基础格式

确定公文类型：根据发文目的选择合适的文种（如通知、报告、请示等），避免文种混用（如“请示”与“报告”不得混用，“请示”需一事一请）。

收集基础信息：

发文机关：需为企业全称或规范化简称（如“集团有限公司行政部”）；

发文对象：明确主送机关（如“各部门”“各子公司”），顶格书写；

公文由“发文机关+事由+文种”组成，简明扼要（不超过25字），例如：“公司关于开展2024年度员工体检的通知”；

逻辑清晰，包含“背景/依据+事项要求+执行说明”三部分，语言简洁、准确，避免口语化；

附件：如有附件，需注明附件名称及数量，例如：“附件：1.2024年度体检安排表”；

发文日期：用阿拉伯数字标注（如“2024年5月20日”），不得使用“零”“〇”等字符。

格式规范：

字体：标题用二号小标宋简体，用三号仿宋GB2312，一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体GB2312；

行距：行距为28磅，段前段后间距0行；

页边距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm。

（二）审核：严把内容质量，保证合规准确

部门初审：拟稿人完成初稿后，提交至本部门负责人审核，重点审核：

内容是否符合部门职责及工作实际；

数据、案例、政策依据是否真实、准确；

措施是否具体可行，是否存在执行风险。

审核人需在公文稿纸“审核意见”栏签字确认，并标注审核日期（如“审核人：*，2024年5月20日”）。

会签（如需）：公文内容涉及其他部门职责时，需提前发送至相关部门会签。例如：涉及财务支出的公文需财务部会签，涉及人事调整的需人力资源部会签。会签部门需在1个工作日内反馈意见，逾期未反馈视为同意。

复核：对需提交公司领导审批的重要公文，由行政部进行复核，重点审核：

格式是否符合本手册规范；

会签手续是否齐全；

内容是否与公司战略、制度冲突。

（三）签发：明确审批权限，保障公文效力

分级审批：根据公文重要性及涉及事项，明确签发权限：

一般事务性公文（如部门通知、会议安排）：由部门负责人签发；

涉及多部门协作、资源调配的公文：由分管副总经理签发；

重大决策、制度修订、对外重要函件：由总经理签发；

涉及公司战略、重大投资、人事任免等事项：需提交总经理办公会审议通过后，由总经理签发。

签发规范：签发人需在公文稿纸“签发意见”栏明确签署“同意”“原则同意，请按意见修改”或“不同意，退回重拟”，并签字、标注日期，不得仅签字无意见。

（四）用印与分发：规范印章管理，保证传递到位

用印申请：公文签发后，由拟稿人填写《公文用印申请表》，附签发完成的公文稿，提交至行政部用印。用印需严格执行“审批手续不全不用印、内容修改后未重新签发不用印”原则。

用印规范：印章需清晰盖在公文落款发文机关和日期中间，骑年盖月（日期以签发日期为准），印章颜色为红色。

分发范围：根据公文主送机关、抄送机关确定分发范围，涉密公文需标注密级（如“秘密”“机密”），并通过涉密渠道传递；非涉密公文可通过OA系统、纸质文件分发，并做好《公文分发登记表》记录（含接收部门、接收人、接收时间）。

（五）归档：及时