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行政办公用品申请与发放标准流程表

一、适用范围与使用场景

本流程表适用于公司全体员工行政办公用品（含日常办公耗材、设备配件、清洁用品等）的申请、审批与发放管理，适用于以下场景：

新员工入职：需配置基础办公用品（如笔、笔记本、文件夹等）；

日常办公消耗：现有办公用品用完需补充（如A4纸、墨盒、便利贴等）；

临时办公需求：因专项工作、会议等需临时申领特定物品；

设备配件更换：办公设备（打印机、电脑等）配件损坏需更换。

二、标准操作流程详解

（一）办公用品申请

填写申请单：申请人登录公司OA系统或至行政部门领取《办公用品申请与发放登记表》，如实填写以下信息：

申请人所属部门、姓名、工号；

申请物品名称、规格型号、单位、数量、用途（简要说明使用场景）；

预计领取时间。

注：非消耗性物品（如订书机、剪刀等）需注明“首次申领”或“更换原因（如损坏、遗失）”。

部门负责人审批：申请人将填写完整的申请单提交至部门负责人（或部门指定审批人）审核，重点确认：

申领物品是否为办公必需；

数量是否合理，是否存在重复申领；

非消耗性物品是否确需补充（如遗失需说明情况并承诺赔偿，如有公司规定）。

审批通过后，部门负责人在“部门审批”栏签字确认；不通过则需注明原因并退回申请人。

（二）行政部门审核与库存核对

接收与初审：行政部门（或行政专员*）每日定时收取OA系统申请单或纸质申请单，对以下内容进行初审：

申请单信息是否完整（姓名、部门、物品明细等无遗漏）；

审批流程是否完整（部门负责人签字确认）。

初审通过后进入下一步；不通过则联系申请人补充信息或重新审批。

库存与预算核对：行政部门登录办公用品管理系统（或台账），核对申请物品的库存数量：

库存充足：直接进入发放流程；

库存不足：查看采购周期及紧急程度，若为急需物品（如会议当天需用），协调其他部门调拨或临时采购；若为非急需物品，告知申请人预计到货时间，待采购入库后再安排发放。

注：单次申领金额超过部门月度办公用品预算（如500元）的，需额外提交至行政部门负责人审批。

（三）物品发放与登记

领取核对：申请人凭审批通过的申请单至行政部门领取物品，行政部门与申请人共同核对：

物品名称、规格、数量是否与申请单一致；

物品是否完好、无质量问题（如耗材是否在有效期内、设备配件是否匹配）。

签字确认：核对无误后，申请人在“领取人签字”栏签字确认，行政部门在“发放人”栏签字，并同步更新办公用品管理系统/台账，保证“账实一致”。

特殊情况处理：

代领：需提供申请人书面委托说明（或OA系统审批记录），代领人签字时注明“代领人：X（与申请人关系）”；

批量发放：部门统一申领的，由部门指定专人（如行政对接人）签字领取，并在内部做好分发登记。

（四）后续管理

台账更新：行政部门每月5日前汇总上月办公用品发放数据，更新《办公用品库存台账》，记录物品入库、出库、结存数量，保证数据可追溯。

定期盘点：行政部门每季度末组织一次全面盘点，核对台账与实际库存，若存在差异（如盘亏、盘盈），需分析原因并形成《盘点报告》，报公司领导审批后处理。

三、办公用品申请与发放登记表模板

办公用品申请与发放登记表

申请单编号：______________

申请人信息

物品明细

审批流程

发放记录

备注

四、使用与管理注意事项

提前规划，避免紧急申领：常规办公用品建议至少提前2个工作日提交申请，保证库存充足或采购及时；临时急用需在申请单备注“紧急”，行政部门优先处理。

按需申领，杜绝浪费：申请人应根据实际工作需求合理确定数量，严禁超量申领或虚报用途；非消耗性物品应妥善保管，损坏或遗失需按公司规定承担相应责任。

规范填写，保证信息准确：申请单需手写或打印填写，字迹清晰，物品名称、规格等信息需完整（如“A4纸”需注明“70g/白色”），避免因信息模糊导致发放错误。

禁止私用，专物专用：所有办公用品仅限办公使用，严禁私自带出公司或挪作私用；行政部门定期抽查物品使用情况，发觉违规将通报批评并追究责任。

库存预警与反馈：行政部门当库存低于安全库存量（如A4纸剩余5包）时，需及时启动采购流程；员工发觉物品质量问题或库存异常，可向行政部门反馈（联系人：行政专员*）。

本流程自发布之日起执行，由行政部门负责解释与修订，保证办公用品管理规范、高效、节约。