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连锁超市采购合同管理规范

第一章总则

1.1目的与依据

为规范连锁超市采购合同的管理流程，明确各相关部门及人员的职责，防范合同风险，保障公司与供应商的合法权益，降低采购成本，提高采购效率，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于公司总部及各连锁门店所有商品及服务的采购合同管理活动，包括但不限于与供应商之间就商品采购、物流配送、促销服务等签订的各类书面合同、协议、订单等具有法律约束力的文件。

1.3基本原则

采购合同管理应遵循以下原则：

*合法合规原则：合同的订立、履行、变更、终止等全过程必须遵守国家法律法规及公司内部规章制度。

*平等互利原则：在合同谈判和签订过程中，应坚持平等协商，兼顾双方合理利益。

*审慎严谨原则：合同条款应明确、具体、严谨，充分考虑各种风险因素。

*效益优先原则：在保证质量和合规的前提下，追求采购成本的最优化和经济效益的最大化。

*权责明确原则：明确各部门在合同管理中的职责权限，确保责任到人。

第二章组织与职责

2.1采购部门

采购部门是采购合同管理的归口管理部门，主要职责包括：

*负责供应商的开发、评估、选择与维护。

*负责采购需求的核实与采购计划的制定。

*负责组织采购谈判，拟定合同草案。

*负责合同的履行跟踪，包括订单下达、到货协调、问题处理等。

*负责合同文本的初步审核、流转、归档及合同台账的建立与维护。

*参与供应商的绩效评估与合同后评价工作。

2.2法务部门/岗位

*负责提供合同法律支持，审核合同的合法性、合规性、完整性及风险点。

*参与重大或复杂采购合同的谈判与起草。

*负责合同纠纷的处理与法律救济。

*协助制定和修订公司标准合同文本。

2.3财务部门

*负责审核合同中的付款方式、价格、税务条款等财务相关内容。

*负责合同款项的支付审核与结算。

*参与供应商信用评估及合同价格的审核。

2.4门店（需求部门）

*负责根据实际经营需求，提出合理的采购申请。

*参与相关商品的选型、试用及供应商评估。

*负责商品到货的验收、入库确认（依据公司规定流程）。

*及时反馈商品质量、供应等问题。

第三章合同订立前管理

3.1供应商选择与评估

采购部门应建立健全供应商准入、评估与退出机制。在选择供应商时，应综合考虑其资质信誉、生产能力、质量保障、供货稳定性、价格水平、售后服务及社会责任履行情况等。必要时，可进行实地考察。对于长期合作或大额采购的供应商，应签订框架合作协议。

3.2采购需求与计划

门店或相关需求部门应根据销售数据、库存状况及市场预测，提出明确、具体的采购需求。采购部门汇总并审核采购需求，结合公司经营目标制定采购计划，作为合同订立的基础。

3.3谈判与询价

采购部门应根据采购物品的特性、金额及市场情况，选择合适的采购方式（如招标、询价、竞争性谈判等）。在合同订立前，必须与供应商进行充分的谈判，明确产品规格、质量标准、价格、数量、交付期、付款条件、违约责任等核心条款。谈判过程应有记录，重大谈判应有法务人员参与。

第四章合同订立管理

4.1合同文本

公司应制定标准采购合同文本，鼓励优先采用标准文本。对于非标准文本或重大、复杂合同，应由采购部门会同法务部门共同拟定。合同文本应语言严谨、条款完整、权责清晰。

4.2合同主要条款

采购合同一般应包含以下主要条款：

*当事人的名称（或姓名）、住所、法定代表人（或授权代表）、联系方式；

*合同标的（商品名称、规格型号、品牌、产地等）；

*数量和计量单位；

*质量标准及验收方法；

*价格及总价（含税金）；

*交付方式、地点、期限及运输费用承担；

*包装标准及要求；

*验收标准、方法及提出异议期限；

*付款方式、期限及票据；

*知识产权归属及保护（如适用）；

*违约责任（针对双方可能出现的违约情形约定明确的责任承担方式）；

*不可抗力；

*争议解决方式（协商、仲裁或诉讼，约定仲裁应明确仲裁机构）；

*合同生效条件、期限及份数；

*双方约定的其他特殊条款（如必威体育官网网址、售后服务、培训等）。

4.3合同审核与审批

合同草案拟定后，应履行严格的内部审核与审批程序。审核内容包括但不限于：

*供应商资质及履约能力；

*合同条款的完整性、准确性、合法性；

*价格的合理性；

*付款条件的合规性；

*违约责任的对等性与可操作性；

*风险防范措施的有效性。

审核流程应根据合同金额、重要性及复杂程度设定不同的审批权限和层级。未经完整审核和有效审批的合同，不得签署