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电站档案借阅管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范电站档案的借阅管理，确保档案的完整、安全与有效利用，保障电站生产、建设、运营等各项工作的顺利开展，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于电站内部所有部门及员工，以及外部单位因工作需要借阅电站档案的管理。本制度所指档案包括电站在规划、设计、建设、生产、检修、试验、安全、经营、管理等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。

第三条基本原则

档案借阅管理遵循“严格管理、方便利用、确保安全”的原则，在保证档案安全的前提下，为工作需要提供便捷的借阅服务。

第二章档案借阅管理职责

第四条档案管理部门职责

1.负责制定和完善档案借阅管理制度及相关操作流程。

2.负责档案的接收、整理、保管、编目、鉴定、统计等工作，为借阅提供基础条件。

3.负责办理档案的借阅、归还、续借等手续，对借阅情况进行登记和跟踪。

4.负责对借阅档案的使用情况进行监督检查，发现问题及时处理。

5.负责档案的必威体育官网网址工作，防止档案信息泄露。

6.定期对档案借阅情况进行统计分析，提出改进措施和建议。

第五条借阅部门职责

1.加强本部门员工的档案借阅管理意识教育，督促员工遵守本制度及相关规定。

2.对本部门员工借阅档案的用途进行审核，确保借阅档案用于正当工作需要。

3.协助档案管理部门做好档案借阅的跟踪管理工作，及时督促本部门员工按时归还借阅的档案。

第六条借阅人职责

1.严格遵守本制度及相关规定，按规定办理档案借阅手续。

2.妥善保管借阅的档案，不得涂改、勾画、抽取、损毁、丢失档案内容。

3.不得擅自复制、传播借阅的档案信息，确需复制的，须按规定办理审批手续。

4.按时归还借阅的档案，如需续借，应提前办理续借手续。

5.发现档案有损坏、丢失等情况时，应立即向档案管理部门报告。

第三章档案借阅条件与权限

第七条内部员工借阅条件

1.因工作需要，确需查阅相关档案的。

2.能够提供所在部门负责人签字同意的借阅申请。

第八条外部单位借阅条件

1.外部单位因工作需要借阅电站档案的，须持单位介绍信，注明借阅档案的目的、范围、用途等信息。

2.经电站档案管理部门负责人及相关业务部门负责人批准。

3.由电站指定人员陪同查阅。

第九条借阅权限划分

1.一般业务档案：电站内部员工因工作需要，经所在部门负责人批准后可借阅。

2.重要技术档案、机密档案：须经电站分管领导批准，内部相关业务部门员工方可借阅；外部单位原则上不予借阅，特殊情况需经电站主要领导批准。

3.涉及知识产权、商业秘密的档案：借阅权限严格控制，须经电站主要领导批准，且借阅人须签订必威体育官网网址协议。

第四章档案借阅程序

第十条借阅申请

1.内部员工借阅档案时，应填写《电站档案借阅申请表》，注明借阅人姓名、部门、职务、借阅档案名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，并经所在部门负责人签字同意。

2.外部单位借阅档案时，除填写《电站档案借阅申请表》外，还须提交单位介绍信及相关批准文件。

第十一条审批流程

1.一般业务档案：《电站档案借阅申请表》经所在部门负责人签字后，报档案管理部门负责人审批。

2.重要技术档案、机密档案：经所在部门负责人、档案管理部门负责人签字后，报电站分管领导审批。

3.涉及知识产权、商业秘密的档案：经所在部门负责人、档案管理部门负责人、分管领导签字后，报电站主要领导审批。

第十二条档案查阅与领取

1.档案管理部门工作人员对审批通过的《电站档案借阅申请表》进行审核，确认无误后，方可提供档案查阅或领取服务。

2.借阅人查阅档案时，应在档案管理部门指定的场所进行，档案管理部门工作人员可进行监督。

3.领取档案时，借阅人应与档案管理部门工作人员共同核对档案的数量、页数、完好情况等，并在《档案借阅登记薄》上签字确认。

第五章档案借阅期限与续借

第十三条借阅期限规定

1.一般业务档案：借阅期限最长不超过15天。

2.重要技术档案、机密档案：借阅期限最长不超过7天。

3.涉及知识产权、商业秘密的档案：借阅期限最长不超过3天，且原则上不得带出档案管理部门指定的查阅场所。

4.因特殊情况需要延长借阅期限的，须在借阅期限届满前3天办理续借手续。

第十四条续借程序

1.借阅人需续借档案的，应填写《电站档案续借申请表》，注明续借原因、续借期限等信息，并经原审批人批准。

2.续借期限一般不超过原借阅期限的一半，且续借次数不得超过2次。

3.档案管理部门工作人员对续借申请进行审核，确认无误后，在《档案借阅登记薄》上注明续借情况。

第六章档案借阅使用要求

第十五条档案保管要求

1.借阅人应将借阅的档案妥善保管，放置在安全、干燥、通风的地方，远离火源、水源、腐蚀性物质等。

2.不得将借阅的档案