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高校校友会活动策划执行手册

前言

高校校友会作为连接母校与校友、校友与校友之间的重要纽带，其活动的策划与执行质量直接关系到校友凝聚力的强弱、母校声誉的传播以及校友资源的有效整合。本手册旨在为各高校校友会活动组织者提供一套系统、专业且具操作性的指导方案，从活动的初步构想、精心策划，到细致筹备、高效执行，再到活动后的总结反馈，力求覆盖活动全生命周期的关键节点与核心要素，以期协助校友会更有效地举办各类活动，深化校友情感联结，拓展合作共赢空间。

一、活动策划阶段：运筹帷幄，明确方向

活动策划是整个活动的灵魂所在，一个周密的策划方案是活动成功的基石。此阶段需投入充分的时间与精力，确保方向正确、目标清晰。

1.1明确活动目的与意义

在策划的最初阶段，首先要清晰地回答：我们为什么要举办这次活动？是为了庆祝母校诞辰、某学院建院周年，还是为了特定行业校友的交流、新老校友的经验传承、抑或是纯粹的区域校友联谊？明确活动的核心目的，有助于后续所有决策的制定，并能确保活动主题的聚焦。例如，旨在“凝聚行业校友，促进产学研合作”的活动，其内容设计与嘉宾邀请方向便与一场“校友家庭日”截然不同。

1.2确定活动主题与形式

基于活动目的，提炼一个鲜明、有吸引力且易于传播的活动主题。主题应能概括活动核心，并引发校友的情感共鸣。活动形式则需考虑目标校友群体的特点（年龄、行业、兴趣等）、活动规模以及预算constraints。常见的校友会活动形式包括：主题论坛、行业沙龙、专题讲座、校友返校日、文体赛事、公益服务、企业参访、迎新送旧等。可根据实际情况选择单一形式或多种形式的组合。

1.3初步勾勒活动要素

*目标人群：明确主要邀请哪些校友群体（如特定届别、特定专业、特定地域、特定行业等），是否邀请在校师生、母校领导、社会嘉宾等。

*活动规模：预估参与人数，这将直接影响场地选择、物料准备、预算规划等。

*时间初步设想：考虑校友的普遍作息规律（如周末、节假日）、是否与重要纪念日重合、避免与其他大型活动冲突。

*地点初步设想：校内场地（如会议室、礼堂、体育馆）或校外场地（如酒店宴会厅、合作企业场地、特色文化空间），需结合活动形式与规模。

1.4组建核心策划团队

“众人拾柴火焰高”，一个高效的策划团队是活动成功的关键。根据活动规模和复杂程度，组建策划团队，明确分工与职责。常见的分工包括：总协调、嘉宾邀请、场地联络、物料设计与采购、宣传推广、报名组织、现场执行、财务等。确保团队成员沟通顺畅，责任到人。

1.5编制初步预算框架

在策划初期，即应对活动可能产生的费用进行初步估算，并积极拓展经费来源。预算项目通常包括：场地租赁费、物料制作费、宣传推广费、嘉宾差旅费及劳务费、餐饮费、礼品费、交通补贴、保险费、应急预备金等。经费来源可能包括：校友会专项经费、校友企业赞助、活动报名费（如适用，需谨慎设定）、母校支持等。

1.6形成初步策划方案

将上述思考整合，形成一份初步的活动策划方案（或称为“活动立项书”），内容应包括：活动名称、主题、目的意义、时间、地点、拟邀嘉宾、目标人群、活动形式与初步议程、预估规模、组织架构、初步预算及经费来源等。此方案可用于向校友会理事会、母校相关部门报批或备案，并作为团队后续工作的指导。

二、活动筹备与执行阶段：精雕细琢，有条不紊

筹备与执行阶段是将策划蓝图付诸实践的关键过程，细节决定成败。此阶段需制定详细的工作计划与时间表，严格把控各项任务的进度与质量。

2.1细化活动方案与议程

在初步方案基础上，进一步细化活动流程与议程。明确每个环节的具体内容、时长、负责人、所需物料及注意事项。例如，一场校友论坛的议程需精确到：签到开始时间、开场致辞嘉宾及时长、主题演讲嘉宾及顺序、互动环节如何组织、茶歇安排、合影留念时间、晚宴流程等。

2.2场地的选择与确认

根据活动规模、形式、预算及初步设想，实地考察并筛选合适的场地。考察时需关注：

*空间大小与布局是否符合活动需求（如座位数、舞台、LED屏、音响设备、灯光、无障碍设施等）。

*地理位置与交通便利性，是否便于校友抵达，停车是否方便。

*餐饮服务能力与质量（如提供茶歇、自助餐、围餐等，口味与价格）。

*场地提供的基础设备与服务（如桌椅、投影、麦克风、网络、空调、服务人员等）。

*场地租赁费用及付款方式。

*合同条款（如场地使用时间、违约金、不可抗力等）。

确认场地后，签订正式租赁合同，并明确双方联系人。

2.3嘉宾邀请与接待

根据活动主题与目的，拟定嘉宾邀请名单。嘉宾可能包括：母校领导、学院老师、知名校友、行业专家、地方政府代表等。

*邀请方式：通常先以正式函件（纸质或电子版）或电话进行初步邀请，待对方确认后再发出详细的邀请函，注明活动时间、