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外部单位来访接待管理规范

一、规范目的

为进一步规范本单位外部单位来访接待工作，提升接待工作的质量和效率，展现本单位良好的企业形象和专业素养，保障单位正常的工作秩序，明确接待工作各环节的职责和要求，避免因接待工作不规范而导致的资源浪费、信息泄露、工作延误等问题，特制定本规范。本规范适用于本单位所有部门及员工参与的外部单位来访接待活动，包括政府部门、合作伙伴、客户、供应商、行业协会、科研机构等各类外部单位的来访。

二、适用范围

本规范所指的外部单位来访，涵盖以下各类情况：

1. 政府及相关监管部门因政策调研、检查指导、项目审批等工作需要的来访；

2. 业务合作伙伴（如合作企业、联盟单位等）为洽谈合作项目、沟通业务进展、协调工作事宜等进行的来访；

3. 客户单位（包括潜在客户和现有客户）为了解产品或服务情况、考察项目实施现场、反馈使用意见、洽谈采购事宜等开展的来访；

4. 供应商单位为介绍新产品、沟通供货事宜、解决产品质量问题等进行的来访；

5. 行业协会、商会等组织为开展行业交流、举办行业活动、传递行业信息等进行的来访；

6. 科研机构、高等院校为开展科研合作、学术交流、人才培养合作等进行的来访；

7. 其他与本单位工作相关的外部单位（如媒体、社区组织等）的来访。

本单位所有部门及全体员工在参与上述外部单位来访接待工作时，均须严格遵守本规范的各项规定。

三、接待工作组织架构及职责

（一）组织架构

为确保外部单位来访接待工作有序开展，成立来访接待工作小组，具体组织架构如下：

岗位

负责人

主要组成人员

接待工作总负责人

单位分管行政工作的领导

-

接待工作协调人

行政部经理

-

专项接待负责人

涉及来访业务的相关部门负责人

-

接待工作人员

行政部相关人员、业务部门对接人员、技术支持人员（如需）、后勤保障人员（如需）

行政部接待专员、业务部门骨干员工、技术部工程师、后勤部工作人员等

（二）各岗位职责

8. 接待工作总负责人

◦ 审批重要外部单位来访的接待方案（如政府高级别官员来访、重要合作伙伴战略洽谈来访等）；

◦ 出席重要来访的接待活动，与来访单位高层进行沟通交流；

◦ 协调解决接待工作中出现的重大问题和困难；

◦ 对整体接待工作进行监督和评价。

9. 接待工作协调人

◦ 统筹协调外部单位来访接待的各项工作，包括接待需求对接、接待方案制定、各部门工作协调等；

◦ 负责接待工作的前期准备，如联系来访单位确认来访信息、安排接待人员、预订接待场地和物资等；

◦ 接待过程中，及时协调处理各类突发情况，确保接待工作顺利进行；

◦ 接待工作结束后，组织开展接待工作总结，收集来访单位反馈意见，整理接待工作资料并归档；

◦ 定期组织接待工作人员进行业务培训，提升接待工作水平。

10. 专项接待负责人

◦ 根据来访单位的业务需求，制定专项接待方案中的业务交流部分内容；

◦ 安排本部门相关人员参与接待工作，负责业务方面的介绍、沟通和解答；

◦ 对接来访单位的业务负责人，明确业务交流的重点和议程，确保业务沟通高效、准确；

◦ 跟进接待后业务事项的落实情况，及时向接待工作总负责人和协调人反馈进展。

11. 接待工作人员

◦ 行政部接待专员：负责接待现场的布置、接待物资的准备和分发、来访人员的引导、接待活动的记录（如拍照、录音、会议纪要撰写）等工作；

◦ 业务部门对接人员：协助专项接待负责人开展业务交流工作，提供业务相关的资料和信息，解答来访人员的业务疑问；

◦ 技术支持人员：如需向来访单位展示技术成果、提供技术演示等，负责做好技术准备和现场技术支持工作；

◦ 后勤保障人员：负责接待期间的餐饮安排、交通接送（如需）、住宿安排（如需）等后勤保障工作，确保来访人员的饮食安全和出行便利。

四、来访接待工作流程

外部单位来访接待工作严格按照以下流程开展，确保各环节衔接顺畅、高效有序。

（一）来访预约与信息确认（接待前1-3个工作日）

12. 外部单位提出来访需求时，由行政部接待专员负责与来访单位进行初步对接，填写《外部单位来访预约登记表》（详见表1），收集来访单位名称、来访目的、来访人数、来访人员名单（含姓名、职务、联系方式）、来访时间（具体日期、时间段）、希望交流的业务内容、是否需要安排餐饮/住宿/交通、是否有特殊需求（如无障碍设施、翻译服务等）等信息。

13. 接待专员将《外部单位来访预约登记表》提交给接待工作协调人，协调人根据来访单位性质和来访目的，确定专项接待负责人，并将相关信息同步给专项接待负责人。

14. 专项接待负责人与来访单位业务对接人进一步沟通，确认业务交流的具体议程和需求，补充完善来访信息。

15. 接待工作协调人综合所有信息，确认是否接受来访预约。如接受，进入接待方案制定环节；如因工作冲突等原因无法安排，需及时与来访单位沟通，