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学校食堂食品供应商资质档案（模板）
档案编号：GY-2025-XX（XX为供应商序号）
供应商名称：________________________
档案建立日期：年__月__日
档案管理人：______（食堂采购员/后勤保障处专员）
更新频率：资质到期前30日更新、合作信息每季度更新
归档期限：合作终止后继续保存3年
一、供应商基础信息表
信息类别
具体内容
备注（需附证明材料复印件）
基本信息
单位名称：________________________统一社会信用代码：________________________注册地址：________________________实际经营地址：________________________成立日期：____年__月__日注册资本：__________万元
需附营业执照复印件
联系方式
法定代表人/负责人：__________职务：__________联系电话：________________________业务对接人：__________联系电话：________________________电子邮箱：________________________
需附法定代表人身份证复印件
经营范围
主营产品/服务：________________________（如：米面油、生鲜肉、蔬菜、调味品等）是否具备冷链运输能力：□是□否配送半径：__________公里日均最大供应量：__________公斤/件
需附经营场所照片（含仓储、运输车辆）
合作起始信息
首次合作日期：年__月__日合作产品类型：____________________年度合作预算：__________万元配送周期：□每日配送□每周__次配送
需附首次合作合同复印件
二、供应商资质文件清单（需附复印件并加盖供应商公章）
资质类别
资质名称
发证机关
证书编号
有效期起始日
有效期截止日
是否年检/续期
备注（如资质等级、适用范围）
基础经营资质
营业执照
□是□否
需包含“食品销售”或对应经营范围
食品专项资质
食品经营许可证
市场监管部门
□是□否
需明确许可类别（如预包装食品、散装食品）
生产类资质
食品生产许可证（若自产）
市场监管部门
□是□否
仅生产型供应商提供，需对应产品类别
检验检测资质
产品检验报告（每批次）
第三方检测机构
-
每季度至少提供1次抽检报告，重点产品（肉、蛋、奶）每批次提供
特殊产品资质
动物检疫合格证明（肉类）
农业农村部门
-
仅肉类供应商提供，随货同行
特殊产品资质
无公害农产品认证（若有）
农业农村部门
□是□否
可选，具备则提供
体系认证资质
ISO9001质量管理体系认证（若有）
认证机构
□是□否
可选，具备则提供
其他资质
________________________
□是□否
如冷链运输备案证明、从业人员健康证等
资质管理说明
1.所有资质文件复印件需清晰完整，关键信息（如证书编号、有效期、发证机关）不得遮挡，供应商需在复印件上注明“与原件一致”并加盖公章；
2.资质有效期截止前30日，档案管理人需提醒供应商提交续期后的新资质文件，未按时提供的，暂停合作直至资质齐全；
3.每季度对资质文件进行1次核查，发现资质过期、吊销或经营范围不符的，立即终止合作并更新档案标注“合作终止原因”。
三、供应商合作履约记录
记录类别
时间范围
具体内容
证明材料/备注
食材质量记录
____年__月-__月
1.合格批次：次，不合格批次：次（不合格原因：______________________）；2.抽检合格率：%（抽检__批次，合格__批次）；3.师生投诉情况：□无□有（投诉内容：，处理结果：）
需附不合格食材退货单、抽检报告、投诉处理记录
配送履约记录
____年__月-__月
1.按时配送次数：__次，延迟配送次数：次（延迟原因：____________________，延迟时长：小时）；2.配送数量准确率：%（应送__件，实送__件，短缺__件）；3.包装破损情况：□无□有（破损产品：____________________，处理结果：______________________）
需附配送单、验收单、破损处理记录
服务响应记录
____年__月-__月
1.问题响应时长：平均__小时（如质量问题、配送调整）；2.售后处理满意度：%（处理__次，满意__次）；3.临时需求满足情况：□能满足□部分满足□无法满足（临时需求内容：______________________）
需附沟通记录、售后处理反馈表
四、供应商年度评估与分级
（一）年
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