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安全生产文件档案管理制度

第一章总则

第一条为进一步加强公司安全生产文件档案管理工作，保证公司文件的权威性、完整性和时效性，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国消防法》《中华人民共和国档案法》及有关规定，制订本制度。

第二条本制度适用于公司安全生产各种文件、记录、档案资料的管理，包括适用的外来文件的控制。

第二章管理职责

第三条办公室（党办）负责公司永久性安全生产文件档案、资料的收集和归档工作，对其他部门安全生产文件档案的归档工作进行指导和监督。

第四条安全科负责安全生产文件档案资料的建立、收集、整理、立卷、暂存和移交工作，监督检查各部门安全生产文件档案的归档工作。

第五条办公室负责员工安全培训资料的建立、收集和归档工作。

第六条办公室负责操作人员安全培训资料的建立、收集和归档工作。

第七条公司各部门、车间负责本单位安全生产文件档案的建立、收集和归档工作。

第三章文件档案类别

第八条本制度所称安全生产文件档案，是指公司在安全生产方面所产生的文字、图像、声音及各种形式的资料，分为以下几大类：

1、制度文件：公司及公司各单位、部门下发的有关安全生产的规章制度、操作规程等制度性文件；

2、责任书：安全协议、安全管理机构设置的文件、安全组织网络图、安全生产责任书、各级人员岗位安全生产责任制；

3、安全检查、整改记录；

4、各类通知、通报，事故记录、事故调查处理材料；

5、各类工作计划、总结、报告、统计报表；标准化评审报告；

6、花名册：全员花名册、安全管理人员花名册及相关取证资料、特种作业人员花名册及相关取证资料；

7、新工人（含临时工）三级教育资料；

8、各类安全会议、安全活动记录；安全学习、安全培训教育资料；

9、危险源（点）管理资料；

10、安全生产事故应急预案、应急演练资料；

11、设备设施技术档案；设备设施管理资料（含设备保养、维修、检验、检测、使用情况、技术图纸等资料），特种设备法定检测记录，安全设施、设备和劳保用品购买、发放登记台帐（附票证复印件）；

12、相关方安全管理资料；各类安全生产合同、协议；

13、职业健康管理资料；

14、消防管理资料；

15、其它有关安全生产管理方面的文件档案资料。

第四章工作程序

第九条文件的分类

1、管理文件（包括管理制度、工作标准、安全操作规程及其他管理文件和适用的法律法规等外来文件）。

2、技术性文件和有关资料（包括适用的技术标准等外来文件资料）

第十条文件的标识：名称、编号、版本号、编制人、批准人及批准日期、主管部门标识文件发放号并用红色印章标识其受控状态（含“受控”和“非受控”）等。

第十一条文件的编号：公司安全生产文件按照公司文件编号办法进行分类编号，如文件编号、记录表格编号、图纸编号等。

第十二条文件的编写

1、文件材料的形成要符合国家规定及本公司规定的公文格式和书写标准，禁用不利于档案长期保存的书写材料（如纯蓝墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔等）。

2、行政公文包括命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等，其格式参照《国家机关行政公文处理办法》执行。

3、档案的文件材料必须遵循其形成规律，保持其成套性和完整性，准确反映各项安全生产活动的真实面貌。各有关部门应协助做好文件材料的收集、整理和归档工作。

4、总经理负责建立健全并落实本单位全员安全生产责任制，组织制定并实施本单位安全生产规章制度和操作规程。

主管安全副总经理审核，总经理批准后发布。安全生产三项制度属于受控文件，修订时应当收回原有作废文件并集中销毁，防止误用。

5、其他管理文件和技术文件由各职能部门负责人审核，主管副总经理批准。

第十三条文件的归档和有效性控制

1、文件经审批后，原版文件及有关背景资料交主管部门进行归档，分类保存。

2、安全科编制《文件清单》，应标明文件名称、编号、批准人、批准日期及修订状态，以便作为识别文件有效性的手段。

3、办公室和安全科每年至少组织有关部门对各类文件的有效性进行一次评审，发现问题及时处理。确保：

a)所有需要使用文件的场所和人员都能得到相应文件的有效版本。

b)从所有发放和使用场所及时撤出失效和作废文件，或授权专人隔离存放并标识。

第十四条文件的发放、使用和借阅

1、文件发放前，应对其名称、编号、批准人、批准日期、修订状态进行检查和确认，确保发放的文件正确、完整、清晰和易于识别。

2、文件发放时，应填写文件发放登记表，接受人应按要求签署姓名和日期。

3、需临时借阅文件的人员，填写文件借阅登记表经文件管理部门主管人员同意后方可借阅。借阅者应在指定日期归还文件，到期不归还由文件管理员收回。原版文件一律不外借，防止文件丢失和损坏。

4、文件的使用人员应爱护所使用的文件。文件破损严