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2025浙江房地产企业合同管理制度

正文

第一章总则

第一条制定目的

为规范浙江房地产企业（以下简称“公司”）的合同管理工作，确保合同的合法性和有效性，防范合同风险，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》《民法典》等相关法律法规及公司章程，结合公司实际情况，制定本合同管理制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司及所有下属分支机构在房地产开发、销售、物业管理、工程建设、物资采购等经营活动中的合同管理。

第三条管理原则

合同管理应当遵循合法性、平等性、公平性、诚实信用原则，确保合同内容符合国家法律法规，维护公司利益和交易相对方的合法权益。

第四条组织架构

公司设立合同管理领导小组，由法定代表人任组长，成员包括法务部主任、财务部主任、业务部门负责人及相关分管领导。合同管理领导小组负责指导和监督合同管理工作。

第二章合同的订立

第五条合同订立前的审查

交易相对方资质审查

在签订合同前，业务部门应当对交易相对方的主体资格、资质、信用状况等进行审查，确保其具有履约能力。

主体资格审查：核实交易相对方的营业执照、组织机构代码证、税务登记证等合法有效文件，确保其具备独立法人资格或符合合同主体要求。

信用审查：通过第三方征信机构或公开信息平台查询交易相对方的信用记录，评估其履约能力。

授权审查：核实交易相对方的授权委托书，确保其代理人具有签订合同的权限。

合同内容合法性审查

法务部门应当对合同内容的合法性、合规性进行审查，确保合同条款不违反国家法律法规，不损害社会公共利益。

风险评估

业务部门应当对合同履行过程中可能存在的法律风险、市场风险、财务风险等进行评估，并制定相应的风险应对措施。

第六条合同的签订程序

发起与审核

业务部门需签订合应当填写《合同审批表》，并附合同文本及相关资料，提交相关部门审核。

审核流程

合同文本依次经过业务部门负责人、法务部门、财务部门、分管领导审核后，报总经理审批。

盖章与签署

审批通过后，合同由公司指定人员统一盖章，并由法定代表人或授权代表签署。

第七条合同的必备条款

合同主体条款

明确合同双方的名称、地址、联系方式等基本信息。

合同标条款

详细描述合同标的，包括但不限于房地产项目名称、位置、面积、用途、数量、质量要求等。

价款及支付方式条款

明确合同价款、支付时间、支付方式及币种等。

履行期限与方式条款

明确合同履行的时间、地点、方式及违约责任。

争议解决条款

约定争议解决方式，包括但不限于协商、调解、仲裁或诉讼，并明确管辖法院或仲裁机构。

第三章合同的履行与变更

第八条合同履行管理

合同履行跟踪

业务部门应当建立合同履行跟踪机制，定期检查合同履行情况，确保合同按期履行。

履行记录

业务部门应当对合同履行过程中的重要节点进行记录，包括但不限于付款凭证、验收单据、会议纪要等，并妥善保存相关资料。

违约处理

如发现交易相对方存在违约行为，业务部门应当及时采取措施，包括但不限于催告、协商、提起诉讼等，并及时向合同管理领导小组报告。

第九条合同的变更与解除

合同变更程序

因客观情况变化需变更合业务部门应当与交易相对方协商一致，并签订书面补充协议。补充协议应当报原审批部门审核批准后方可签署。

合同解除程序

如需解除合同，业务部门应当与交易相对方协商一致或依法解除。解除合同后，应当及时办理相关手续，并将解除情况报合同管理领导小组备案。

第四章合同的终止与档案管理

第十条合同终止管理

合同终止条件

合同履行完毕或依法解除后，合同即告终止。

终止后的权利义务

合同终止后，业务部门应当及时清理相关权利义务，并妥善处理剩余事务。

第十一条合同档案管理

档案收集

合同履行完毕或终止后，业务部门应当将合同文本及相关资料整理归档，包括但不限于合同文本、补充协议、履行记录、验收单据等。

档案保存期限

合同档案保存期限不得少于十五年。对于涉及诉讼或仲裁的合同，档案保存期限应当延长至诉讼时效届满后五年。

档案调取与借阅

公司员工因工作需要调取合同档案时，应当填写《档案调取申请表》，经合同管理领导小组审批后方可借阅。

第五章合同管理责任

第十二条各部门职责

业务部门职责

负责合同的发起、谈判、签订、履行及终止等工作。

对合同履行情况进行跟踪和监督，及时发现并处理问题。

法务部门职责

负责合同的合法性审查，提出法律意见。

参与重大合同谈判，提供法律支持。

财务部门职责

负责审核合同中涉及的价款、支付方式等内容。

监督合同履行过程中的资金支付，防止资金风险。

合同管理领导小组职责

统筹协调合同管理工作，确保制度的有效实施。

定期召开合同管理工作会议，研究解决合同管理中的重大问题。

第十三条责任追究

失职责任

因部门或个人失职导致合同无效或履行过程中产生重大损失的