教育公司电话费用管理规章.doc

教育公司电话费用管理规章

一、总则

1.目的

本规章旨在规范本教育公司全体员工电话费用的使用和管理，确保公司电话资源得到合理利用，有效控制通信成本，同时保障员工在工作中能顺畅地进行业务沟通，更好地为客户服务，提升公司整体运营效率。

2.适用范围

本规章适用于教育公司全体员工。公司为开展业务活动所涉及的客户通信费用管理可参照本规章部分条款执行。

3.企业文化体现

本规章秉持公司“以人为本、创新教育、服务社会”的企业文化理念。在电话费用管理中，既注重成本控制以保障公司的可持续发展，又充分考虑员工合理的工作需求，体现人文关怀，鼓励员工在规定范围内高效使用电话资源，积极拓展业务，为实现社会效益贡献力量。

4.设计理念

以扁平化管理为指导思想，简化电话费用管理流程，减少不必要的层级审批，提高管理效率。同时，通过合理的绩效考核机制，将电话费用使用情况与员工绩效挂钩，激励员工自觉节约成本，提高工作效能。

二、组织架构与职责划分

1.行政部门

行政部门作为电话费用管理的主导部门，负责制定和完善电话费用管理规章，并监督规章的执行情况。定期统计和分析公司整体电话费用使用情况，根据业务发展和实际需求，调整电话费用预算和管理策略。同时，行政部门负责与通信运营商沟通协调，办理公司电话相关业务，争取优惠套餐和服务。

2.财务部门

财务部门负责审核员工电话费用报销单据，确保费用支出符合公司财务制度和本规章的规定。对电话费用进行账务处理，准确记录各项费用明细，并定期向管理层提供电话费用财务报表，为公司成本控制和决策提供数据支持。

3.各业务部门

各业务部门负责人需协助行政和财务部门做好本部门员工电话费用管理工作。负责审核本部门员工电话费用报销申请，确保费用的合理性和真实性，并对本部门电话费用使用情况进行监督和管理。同时，根据本部门业务特点和工作需求，向行政部门提出电话费用预算调整的建议。

4.员工个人

员工应遵守本规章的各项规定，合理使用电话资源，自觉控制电话费用支出。在发生电话费用支出后，按照规定流程及时提交报销申请，并确保提供的报销凭证真实、有效、完整。员工有义务积极配合公司各部门开展电话费用管理工作。

三、管理流程

1.电话套餐及设备配备

行政部门根据公司业务需求和员工工作性质，统一选择合适的通信运营商和电话套餐。对于需要配备工作手机或电话设备的员工，由行政部门按照相关标准进行统一采购和发放。员工应妥善保管公司配备的电话设备，如有损坏或丢失，需按照公司规定进行赔偿。

2.费用报销申请

员工因工作产生的电话费用，需在每月规定时间内提交报销申请。报销申请应包括详细的费用明细清单（如通话记录、短信记录等）、有效的发票原件等。员工应确保报销费用仅为工作相关的电话支出，不得将个人电话费用混入报销。费用明细清单需清晰显示通话时间、通话对象、通话时长等信息，以便审核。

3.部门审核

各业务部门负责人收到本部门员工的电话费用报销申请后，应认真审核费用的合理性和真实性。审核内容包括费用是否与业务工作相关、报销金额是否符合公司规定的标准、报销凭证是否完整有效等。对于不符合要求的报销申请，部门负责人应及时反馈给员工，并要求其补充或修改。审核通过的报销申请，部门负责人签字后提交至行政部门。

4.行政审核

行政部门收到各业务部门提交的电话费用报销申请后，进行进一步审核。审核重点包括申请是否符合公司电话费用管理规章的规定、费用是否在预算范围内等。行政部门有权对有疑问的费用进行调查核实，如与员工或业务部门沟通了解情况，或向通信运营商核实相关信息。对于审核通过的报销申请，行政部门签字后转至财务部门。

5.财务审核与报销支付

财务部门收到行政部门转来的电话费用报销申请后，按照公司财务制度进行严格审核。审核内容包括报销凭证的合法性、合规性，费用的账务处理是否正确等。审核无误后，财务部门按照公司报销流程进行报销支付，将报销款项支付到员工指定的银行账户。对于审核不通过的报销申请，财务部门应及时通知员工和相关部门，并说明原因。

6.预算管理与调整

行政部门每年年初根据公司业务发展规划和历史电话费用支出情况，编制公司年度电话费用预算。预算应分解到各部门，并报管理层审批。在预算执行过程中，各部门应严格控制电话费用支出，不得超出预算。如因业务发展需要增加电话费用预算，相关部门应向行政部门提出书面申请，说明增加预算的原因和金额，经行政部门审核后报管理层审批。

四、权利与义务

1.员工权利

员工有权按照公司规定申请报销与工作相关的电话费用，在合理范围内享受公司提供的电话资源支持，以保障工作的顺利开展。对于在电话费用管理过程中遇到的不合理要求或问题，员工有权向相关部门提出申诉，公司应及时给予答复和处理。

2.员工义务

员工有义务遵守公司电话费用管理规章，合理使用