第三方数据实施记录保存进度表.doc

上海金俪新材料科技有限公司

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第三方数据实施记录保存进度表

文件编号：JLX-DATA-RET-2025-V1

编制日期：2025年01月03日

适用范围：涉及客户、供应商、审计、认证等第三方交互数据

一、目的与原则

本文件用于规范公司对第三方相关数据（如客户档案、供应商记录、审核资料、合同往来、认证证明等）的存档时间与销毁管理，确保符合法律法规、行业标准及客户合同要求，提升数据安全与管理合规性。

公司参考《数据安全法》《档案法》《个人信息保护法》《ISO/IEC27001信息安全管理标准》等，对各类第三方数据保存期限作如下规定。

二、记录保存进度表

数据类别

内容

保存时长

保存介质

到期处置方式

备注

客户合同与订单记录

主合同、付款记录、发货单、订单沟通邮件

至少7年

ERP系统+纸质归档

保留电子档，纸档可销毁

如涉产品召回，延长至10年

第三方认证文档

ISO、GRS、BSCI、Sedex等审核报告与证书

3年或至下次认证完成+1年

PDF+文控文件柜

自动替换过期版本

历史版本留存一份备查

供应商审查记录

自评表、厂审记录、风险评估评分表

5年

Excel/Word+系统归档

电子备份保留，废止前通知供应商

第三方审计报告

客户或认证机构提供的正式审核报告

至少6年

PDF+系统归档

到期后封存归档，留痕

若含警告项应保留至闭环完成后3年

采购与外协协议

委托合同、交付标准、付款约定

与合同终止后起算5年

纸质+扫描件

超期合同定期清理

客户信息资料

客户联系人、信用评估、报价历史等

不低于7年

加密Excel+CRM系统

到期后由IT进行统一删除操作

涉及财务或纠纷的延长保留

数据传输与共享记录

邮件记录、U盘登记表、文档传送登记表

2年

邮件服务器+登记台账

到期后集中销毁

第三方咨询/律师函

法律意见书、仲裁函、法律通知

不少于8年

PDF+纸质归档

存入法律事务档案库

三、制度说明

起算时间：如无特殊约定，保存期限自项目/合同结束、认证完成或数据交互终止之日起算。

介质要求：纸质档案需存入专用文控柜，电子档案须定期备份至服务器且设有权限分级。

销毁机制：数据到期由IT部门、档案管理员、相关责任人三方核查后，填写《数据销毁记录表》，统一清理或销毁，不得私自删除或转移。

特殊情况延长：如涉及索赔、法律纠纷、合规诉讼风险的，应由法务提出申请延长保留。

四、文件管理责任分工

部门

职责

人事部

纸质档案保管、更新、销毁通知与记录

IT信息部

电子数据加密、备份、到期监控

合行政部

定义合规保留年限、跟进特殊档案申请

各业务部门

识别应存档数据、配合时间更新、遵守处理要求