外贸企业跟单员装箱清单确认制度.doc

外贸企业跟单员装箱清单确认制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范外贸企业跟单员对装箱清单的确认工作流程，确保货物准确、及时地交付给客户，提高客户满意度，维护企业良好的商业信誉，同时保障企业内部各部门之间的高效协作，促进企业的稳定发展。

2.适用范围

本制度适用于外贸企业全体跟单员以及与装箱清单确认工作相关的其他部门和人员，同时涉及到与客户在装箱清单确认环节的沟通与协调。

3.企业文化体现

秉持企业“诚信、专业、高效、共赢”的核心价值观，在装箱清单确认工作中，跟单员应始终保持诚信态度，以专业的素养和高效的工作方式，与客户及内部团队紧密合作，实现企业与客户的共赢局面。

二、组织架构与职责划分

1.跟单员职责

-负责接收业务部门提供的订单信息，包括货物明细、客户要求等，作为装箱清单确认工作的起始点。

-与生产部门、仓库部门沟通协调，获取准确的货物生产进度和库存信息，确保装箱清单上的货物信息真实可靠。

-仔细核对装箱清单上的各项内容，包括货物名称、规格、数量、包装形式等，保证清单与实际货物相符。

-将初步确认的装箱清单发送给客户进行确认，并及时跟进客户反馈，解答客户疑问。

-对于客户提出的修改意见，负责协调内部相关部门进行调整，并重新确认装箱清单。

-在货物装船或发运前，再次确认装箱清单的准确性，并将最终确认的清单提交给运输部门、报关部门等，确保货物顺利出运。

2.业务部门职责

-及时、准确地向跟单员提供订单详细信息，包括客户特殊要求等，为装箱清单的编制提供基础资料。

-在跟单员与客户就装箱清单确认过程中遇到问题时，协助跟单员进行沟通和协调，提供必要的业务支持。

3.生产部门职责

-按照订单要求安排生产计划，确保货物按时完工。

-向跟单员提供准确的货物生产进度信息，以及实际生产的货物规格、数量等详细情况，以便跟单员编制装箱清单。

4.仓库部门职责

-负责货物的出入库管理，记录货物的实际库存情况。

-在货物装箱前，与跟单员核对货物的实际数量、包装状态等信息，确保装箱清单与实际库存一致。

5.运输部门职责

-根据跟单员提供的最终装箱清单安排运输计划，确保货物按时、安全运输到目的地。

-在运输过程中，如发现货物与装箱清单有不符情况，及时与跟单员沟通，并协助解决问题。

6.报关部门职责

-根据最终确认的装箱清单进行报关文件的准备和申报工作，确保报关信息的准确性和及时性。

-与跟单员保持密切沟通，及时反馈报关过程中与装箱清单相关的问题。

三、管理流程

1.订单接收与信息收集阶段

-业务部门在接到订单后，应在24小时内将详细的订单信息传递给跟单员，包括订单号、客户名称、货物明细、交货期、交货地点、运输方式、包装要求等关键信息。

-跟单员在收到订单信息后，应在1个工作日内对信息进行初步梳理和审核，如发现信息不完整或存在疑问，及时与业务部门沟通确认。

-同时，跟单员应主动与生产部门和仓库部门取得联系，了解货物的生产进度和库存情况。生产部门需在2个工作日内向跟单员提供货物预计完工时间、实际生产规格和数量等信息；仓库部门需在1个工作日内提供货物的库存数量、存储状态等信息。

2.装箱清单编制阶段

-跟单员根据收集到的订单信息、生产进度和库存情况，在收到订单信息后的3个工作日内编制装箱清单初稿。装箱清单应详细列出货物的名称、规格型号、数量、包装形式、唛头、毛重、净重、体积等内容。

-在编制过程中，跟单员要严格按照客户的要求和企业内部的包装规范进行填写，确保清单内容准确无误。对于特殊货物或有特殊要求的货物，应在清单中特别注明。

-完成装箱清单初稿后，跟单员首先在企业内部进行流转审核，依次提交给生产部门、仓库部门、业务部门进行核对。各部门应在收到清单后的1个工作日内完成核对，并将核对意见反馈给跟单员。如发现问题，跟单员应及时修改清单。

3.客户确认阶段

-经过内部审核无误后的装箱清单，由跟单员在收到各部门反馈后的1个工作日内发送给客户进行确认。发送时，应附带清晰的说明邮件，告知客户清单的主要内容以及需要确认的事项，并提醒客户在规定时间内（一般为3个工作日）给予反馈。

-在客户确认过程中，跟单员要及时关注客户的反馈信息。如果客户提出疑问或修改意见，跟单员应在1个小时内做出响应，并协调内部相关部门进行研究和处理。

-对于客户提出的合理修改要求，跟单员应在2个工作日内完成装箱清单的修改，并重新提交给内部相关部门审核，审核通过后再次发送给客户确认。重